129. Засоби регламентування діяльності структурних підрозділів.

Положення про структурний підрозділ — це організаційно-правовий документ, який регламентує діяльність конкретної структурної одиниці в складі організації. Форма та структура цього документа не стандартизовані, тому в практиці управління організаціями можуть зустрічатись положення, що структурою суттєво відрізняються одне від одного.

Домінують два підходи щодо структури та змісту положення про структурний підрозділ. Згідно з першим підходом цей доку-мент регламентує завдання та функції підрозділу, права, обов’язки й відповідальність керівника. У такому разі для керівника окрема посадова інструкція не потрібна. Згідно з другим підходом керів¬ник повинен мати відповідну посадову інструкцію, а Положення не охоплює розділи, які регламентують діяльність керівника.

З урахуванням практичного досвіду рекомендується така структура Положення про структурний підрозділ:

Загальна частина.

Основні завдання.

Функції.

Структура.

Службові взаємозв'язки з іншими підрозділами.

Права.

Відповідальність.

Положення розробляється на підставі розподілу завдань і фун¬кцій між структурними одиницями організації та затверджується першим керівником.

У розділі «Загальна частина» необхідною є інформація про:

місце підрозділу в структурі організації;

порядок створення та ліквідації підрозділу;

підпорядкованість;

керівництво підрозділу;

основні нормативно-правові документи, якими повинен ке¬руватись підрозділ у своїй діяльності.

У розділі «Основні завдання» наводиться стислий перелік пи¬тань або проблем, для розв'язання яких і створюється структур¬ний підрозділ.

Розділ «Функції» містить розгорнутий перелік робіт або дій, виконуваних персоналом підрозділу для забезпечення поставле-них перед ним завдань. Цей перелік має бути узгоджений з від¬повідним розділом «Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників».

У розділі «Службові взаємозв'язки з іншими підрозділами» визначаються переважно організаційні та інформаційні взаємодії між підрозділами як по горизонталі, так і по вертикалі (проекти яких документів готує даний підрозділ, з ким їх погоджує, від ко¬го яку інформацію одержує, коли яку інформацію та в які строки передає тощо).

Права структурного підрозділу водночас є правами його керів¬ника. У розділі «Права» наводиться перелік делегованих підрозділу прав, користування якими сприяє виконанню закріплених завдань і функцій.

У розділі «Відповідальність» зазначається, за що персонально відповідає керівник структурного підрозділу.

130. Засоби регламентування діяльності посадових осіб.

Закріплення за посадовою особою службових обов'язків до¬кументально оформляється у вигляді посадової інструкції.

Посадова інструкція — це організаційно-правовий документ, що регламентує діяльність посадової особи. Оскільки стандарт-ної форми посадової інструкції не існує, кожна організація роз¬робляє власну або використовує чийсь досвід.

На наш погляд, однією з кращих є така структура посадової інструкції для професіоналів. І. Загальні положення. II. Завдання й обов'язки.

III.Права. IV.Відповідальність.V. Повинен знати. VI. Кваліфікаційні вимоги.

Посадову інструкцію розробляє керівник структурного під¬розділу, а затверджує її перший керівник організації або один з його заступників.

Якщо в структурному підрозділі є декілька однакових за наз¬вою посад, то їхні завдання й обов'язки, права й відповідальність, взаємовідносини слід чітко розмежувати, а це означає, що поса¬дова інструкція завжди має бути не типовою, а персоніфікова-ною.

Останнім часом серед фахівців з менеджменту персоналу все більшого визнання набуває думка про те, що посадова інструкція за обсягом інформації, яка в ній уміщується, уже не відповідає зрослим вимогам щодо якості менеджменту персоналу. Пропону¬ється посадову інструкцію замінити паспортом посади, який би містив також інформацію про індивідуально-психологічні якості працівника, умови праці на робочому місці, оцінювання діяльно¬сті, оплату праці й соціальні гарантії тощо.

Добре розроблений паспорт посади може бути корисним для:

підготовки оголошення про вакансію;

професійного відбору на посаду;

професійної адаптації новоприйнятого працівника;

вироблення критеріїв оцінювання роботи;

—забезпечення взаєморозуміння між роботодавцем і праців¬ником;

—захисту прав роботодавця в разі звільнення працівника, який не відповідає вимогам посади.

Крім згаданих документів, посадові обов'язки працівників мо¬жуть частково регламентуватись контрактом, трудовою угодою, відомчими інструкціями й правилами, планами та графіками ви¬конання робіт, терміновими позаплановими завданнями керівни¬цтва організації.

Посадові обов'язки робітників регламентуються робочими ін¬струкціями, змінними завданнями, правилами експлуатації устат-кування та техніки безпеки, технологічними картами, інструктив¬ними настановами майстра або технолога.