11.2.2.2. Техніка управління матеріальними запасами

Управління запасами – це певний вид виробничої діяльності підприємства, об'єктом якого є створення та збереження запасів ресурсів, необхідних для виготовлення продукції згідно запланованих обсягів її виробництва.  Він безпосередньо пов'язаний із функцією контролю, оскільки ставить перед собою мету – зменшити загальну суму витрат на утримання запасів до мінімуму за умов задовільного обслуговування клієнтів. Ця мета може досягатися різними способами:

- за рахунок оптимізації термінів і обсягів постачання (ціна ресурсу коливається залежно від його кількості у закупівельній партії, загальної вартості замовлення з декількох позицій у одного постачальника та пори року, в яку здійснюється замовлення);

- за рахунок зменшення витрат на оформлення замовлення (канцелярських, поштово-телеграфних, транспортних витрат, витрат на приймання та розвантажування);

- за рахунок зменшення витрат на зберігання матеріальних ресурсів (складських витрат, втрат через псування внаслідок тривалого терміну зберігання);

- за рахунок зменшення втрат, викликаних відсутністю ресурсів (зриви графіків виконання роботи, втрачені обсяги збуту тощо) завдяки формуванню оптимальних розмірів їх запасів, які забезпечували б дотримання встановленого ритму роботи виробничих підрозділів фірми

В усіх виробничих операційних системах створюються запаси матеріалів (поточні, страхові, транспортні, підготовчі) для того, щоб сформувати певний буфер між їх суміжними поставками і уникнути необхідності безперервних постачань. Підтримка високого рівня запасів, з одного боку, рятує від втрат, зумовлених їх нестачею, а з іншого – дозволяє мінімізувати витра­ти на їх замовлення та придбання, оскільки підприємство може одержати відповідні знижки і зменшити обсяги підготовчої роботи. Відповідно до цього, система управління запасами має включати планування і контроль показників, які відображають терміни і регулярність постачання матеріалів, рівень їх якості та ціни, витрачання ресурсів у процесі виготовлення продукції.

Виконання контрольних функцій у системі управління запасами починається із попереднього контролю використовуваних матеріальних ресурсів. Він передбачає

1. Визначення стан­дартів мінімально допустимих рівнів якості та ціни і проведен­ня фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять, цим стандартам.

2. Вибір такого постачальника (контрагента), який перекон­ливо доводить свої можливості постачати матеріали, що відповідають встановленим вимогам.

3. Визначення необхідного розміру запасів матеріалів та їх формування на рівні, достатньому для того, щоб уник­нути перебоїв у роботі підприємства протягом планового періоду.

Матеріальні ресурси мусять надійти на підприємство у ви­значений час. У зв'язку з цим укладається договір про порядок постачання товарів, в якому вказуються терміни ( регулярність) постачання і розмір закупівельних партій.

В залежності від того, якого роду попит на виробничий ресурс (залежний чи незалежний) існує на підприємстві, формується відповідна система управління запасами. Залежний попит на предмет має місце тоді, коли його використання прямо пов'язано з планами виробництва інших виробів (наприклад, комплектуючі при виготовленні складних виробів). Оскільки плани виробництва розробляються заздалегідь, то залежний попит можна спланувати з високою точністю. Інша картина при незалежному попиті (наприклад, на готові вироби). Його спрогнозувати набагато важче і він вимагає гнучкої системи управління запасами.

Таким чином, процес управління запасами може здійснюватися за двома схемами:

- заснованій на принципі «виштовхування» напівфабрика­ту на усьому шляху виготовлення виробу (при залежному попиті);

- заснованій на принципі «витягування» готового напівфабрикату з попередньої операції на наступну на протязі усього процесу вироб­ництва готового продукту (при незалежному попиті).

Дані системи широко застосовуються на різних про­мислових підприємствах. Перша схема, яка носить назву планування матеріальних потреб враховує переваги того, що залежний попит можна прогнозувати, оскільки в його основі лежать плани виробництва. Контроль за запасами тут полягає в тому, щоб забезпечити необхідні запаси тих матеріалів, які необхідні для виконання планів поточного виробництва. При пла­нуванні потреб у матеріальних ресурсах, що направля­ються в запаси, враховується:

- сумарна потреба, яка визначається на основі пла­ну виробництва і специфікації матеріалів;

- чиста потреба, обчислена шляхом вирахування з сумарної потреби наявної кількості матеріальних ресурсів та уже замовленої відповідно до потреб виробництва;

- час розміщення замовлення на постачання матеріалів, який встановлюється таким чином, щоб задоволь­нити чисту потребу до запланованої дати початку вироб­ництва.

“Виштовхувальна” система управління запасами передбачає одержання цехами підприємств місячних завдань і звітування про їх виконання вищим керівництвом. Готові вироби (напівфабрикати) з цехів йдуть на міжцехові склади. За таких умов опе­раційний менеджер контролює лише виконання термінів і обсягів планового завдання. Кожен окремий цех при цьому існує майже ізольовано, менеджера не ціка­вить, що буде з виробами, які він відправив на проміжний склад – є там залишки продукції попе­реднього місяця, чи склад вільний. Отже, даний підхід вимагає прийнят­тя застережних заходів, щоб не допустити, з одного боку, надмірного накопичення запасів у системі, а з іншого – затримки виконання планових завдань через відсутність напівфабрикатів на проміжних складах. Тому ефективною ця система буде у лише у випадку випуску продукції зі стабільним попитом (стандартизована продукція широкого призначення), коли процес виробництва і збуту здійснюється ритмічно. В умовах нечітко визначеного попиту може скластися ситуація, коли попит знизиться і матеріал не буде використано, або попит збільшиться і замовленого матеріалу виявиться замало для його задоволення. Зважаючи на велику залежність сучасних виробничих підприємств від коливань попиту на їх продукцію, такий підхід до управління запасами для них є непридатним.

Протилежно інший підхід до управління запасами існує при використанні системи, заснованої на принципі «витягування» готового напівфабрикату з попередньої операції на наступну. Вона використовується набагато ширше і має місце при незалежному попиті на предмет споживання. Ця система, започаткована у Японії на початку 70-х років фірмою “Toyota” носить назву “Канбан”. Вона дозволяє мінімізувати тривалість виробничого циклу, ліквідувати у виробничих підрозділах фірми склади сировини, матеріалів, комплектуючих, готової продукції, а міжопераційні запаси скоротити до мінімуму завдяки надходженню матеріалів на виробничі операції саме тоді, коли в них виникає потреба (“точно і своєчасно”).

Розрізняють такі її різновидності[60, c.165]:

1) замовлення матеріальних ресурсів фіксованими партіями при варіюванні часу між поставками;

2) замовлення і постачання ресурсів у фіксовані моменти часу при варіюванні їх обсягу (розміру партії);

3) варіювання розміру партії і часу постачання у визначених межах;

4) варіювання типів заготовок у партіях за умов багатономенклатурного виробництва.

Оскільки величина запасу матеріалів визначається швидкістю їх використання, то управління запасами за цими системами передбачає контроль:

- часу видачі замовлення на закупівлю матеріаль­них ресурсів;

- обсягу цього за­мовлення, який визначається у ході процесу виготовлення продукції і коригується залежно від зміни попиту на неї.

Такий підхід дозволяє мінімізувати витрати на створення запасів, визначивши ті їх обсяги, які доцільно сформувати для забезпечення безперервної роботи підприємства, зважаючи на масштаби виробництва (збуту) продукції, тривалість виробничого циклу, віддаленість постачальника та способи транспортування матеріалів.

Система управління запасами на основі фіксованих обсягів замовлень є досить простою і зручною і найбільше підходить для запасів із такими характеристиками [67, c.628]:

1. Висока питома вартість предметів споживання.

2. Великі витрати зберігання запасів.

3. Високий рівень збитку, що виникає у випадку відсутності запасів.

4. Знижка з ціни в залежності від розміру замовлення.

5. Відносно непередбачуваний характер попиту.

Найбільше ця система управління запасами поширена у практиці роботи торговельних організацій, що спеціалізуються на продажу дорогих і складних товарів (електронна, побутова техніка тощо). Процес контролю за матеріальними запасами тут полягає у фіксації моменту, коли його величина сягає критичного рівня, після чого подається сигнал на замовлення наступної партії матеріалів, розміри якої завжди однакові і заздалегідь обумовлені.

Багато сучасних виробничих фірм віддають перевагу іншій системі управління запасами – з фіксованим інтервалом і змінними обсягами поставок, величина яких залежить від попиту, що прогнозується на плановий період. У цьому випадку час наступного замовлення визначено заздалегідь, а інформацію для розрахунку обсягу замовлення дає контроль величини запасів. Дана система передбачає розрахунок і створення на його основі величин оборотних запасів на усіх робочих місцях. Значення цих запасів визна­чається середньою потребою в конкретних виробах, що виготовляються на даному підприємстві, на ко­роткий відрізок часу – 1-3 місяці. Процесом виготов­лення виробів керує центральний плановий орган, який формує складальний графік виробництва і надсилає його на головний складальний конвеєр, який відбирає необхідні напівфабрикати з найближчих проміжних складів відповідно до графіка складання. На місце вилучених з цих складів напівфабрикатів надходять інші із відповідних цехів – виробників напівфабри­катів. Процес поширюється в зворот­ному щодо руху матеріального потоку (технологічно­го процесу виготовлення виробів) напрямку. Інфор­маційним повідомленням, що дає право забрати потрібні напівфабрикати, на будь-якій стадії процесу е картки “канбан”. Ці ж картки виконують роль планових завдань на робочих місцях у цехах-ви­робниках.

За тією ж схемою працюють третя і четверта різновидності “витягувальної” системи управління запасами, тільки у третій змінюються (відповідно до зміни попиту) обидва параметри (розмір партії замовлення і час постачання), тому вона застосовується у галузях, де коливання попиту відбувається у великих межах і часто (наприклад, легка промисловість), а четверта дає найбільший ефект у багатономенклатурному виробництві (наприклад, при складанні автомобілів, дизайн яких потребує великої різноманітності).