4.2. Цілі організації як засоби її формування і розвитку

За визначенням, організація – це певна сукупність людей, яка має хоча б одну спільну мету (ціль). Ціль (мета) — це бажаний стан об'єкта або бажаний кінцевий результат діяльності. Вона може служити  мотивом, що спонукує людей до дії, оскільки формується на основі їхніх потреб та інтересів. Ціль обирається, конструюється людиною у вигляді ідеальної моделі стану системи у майбутньому, можливість досягнення якої оцінюється людиною (керівником) з урахуванням різних чинників, починаючи від особистих (рівень професіоналізму, співвідношення мотивів і стимулів) і закінчуючи тими, які впливають і впливатимуть на функціонування системи з боку зовнішнього середовища. Останнє встановлює ресурсні та інституційні обмеження, у рамках яких можливе досягнення цілі або вказує засоби її досягнення (рис. 4.2)

Цілі різних організацій можуть бути подібними або істотно відрізнятися. Так, для підприємства, що працює на комерційних засадах, важливою метою є отримання прибутку, а для неприбуткових організацій – вирішення в рамках встановленого бюджету тих проблем, заради усунення яких вони створюються.

Як правило, організації ставлять і реалізують не одну ціль, а декілька, які є важливими для їх функціонування і розвитку. Це можуть бути цілі, розраховані на перспективу або короткотермінові, вони можуть стосуватися вирішення економічних, технічних або соціальних задач, бути пріоритетними чи другорядними і т. ін. (табл. 4.1).

Таблиця 4.1

Класифікація цілей

Часто цілі функціонування і розвитку можуть суперечити одна одній і їх потрібно узгоджувати, щоб не спричинити ослаблення і навіть руйнування організації. Тому при встановленні цілей дуже важливо передбачити їх взаємозалежність і спрямованість на загальну мету. Не менш важливо, щоб цілі були реальними і досяжними, оскільки в іншому випадку вони будуть служити не мотивуючим, а демотивуючим фактором. Досяжність цілей забезпечується ретельним вивченням середовища, в якому функціонує організація, і її внутрішніх потенцій.

Методологічно використання цілей для формування організації передбачає низку послідовних кроків: від встановлення мети до функцій, які мають здійснюватись організацією; від функцій до побудови структури організації, визначення складу її підрозділів і характеру та логіки взаємозв`язків між структурними одиницями. Для цього спершу визначається глобальна, основна ціль організації, потім здійснюється її декомпозиція (розподіл) на підцілі, склад яких визначається набором потрібних для досягнення головної цілі ресурсів. Процедура декомпозиції продовжується відносно кожної із підцілей до тих пір, поки не буде достатньою для вирішення задач на певному управлінському рівні.

Ієрархія цілей оформляється в так зване «дерево цілей», у якому кожна нижча ціль є засобом реалізації (поряд із іншими підцілями цього рівня) найближчої вищої цілі. Якщо ціль — не якийсь оперативний захід разового характеру, тобто, якщо отримання бажаного результату передбачає регулярні цілеспрямовані дії, у збереженні актуальності яких на протязі значного часового інтервалу не доводиться сумніватись, мають бути виділені і структурні одиниці, які відповідатимуть за досягнення результатів. Це значить, що діяльність щодо забезпечення досягнення кожної такої цілі стає функцією структурної одиниці. Кількість і склад структурних одиниць встановлюється за числом вершин графічної моделі. Залежно від трудомісткості виконання функціональних обов`язків чи обсягу робіт структурні одиниці можуть бути більшими чи меншими частинами організації, елементами мікроструктури (робочі місця чи посади), мезоструктури (структурні підрозділи, дільниці, цехи, відділи), макроструктури (самостійні підрозділи організації, наприклад, підприємства, що входять до складу концерну).

Побудова “дерева цілей” дає змогу не лише чітко уявити контури і основні задачі майбутньої організації при її створенні, але і допомагає узгодити діяльність її підрозділів при вирішенні будь-якої конкретної задачі, пов'язаної з розвитком цієї організації. "Дерево цілей" дозволяє уявити повну картину взаємозв'язків майбутніх подій, аж до одержання переліку конкретних задач, і одержати інформацію щодо їх відносної важливості. Припустимо, що перед нами стоїть завдання підвищити якість побутової техніки, яка випускається підприємством. Тоді кінцевою метою (головною ціллю) є зменшення кількості звернень покупців щодо гарантійного ремонту техніки внаслідок підвищення надійності її експлуатації і “дерево цілей” для вирішення цієї проблеми може мати наступний вигляд (рис. 4.3).

Незважаючи на те, що “дерево цілей” є зручним інструментом для планування і координації роботи підрозділів підприємства, треба відзначити і певну обмеженість цього методу, зокрема, через статичність ієрархії цілей.  У досить великому часовому інтервалі склад цілей, їхня субординація та конкретні характеристики змінюються. Практично це призводить до необхідності побудови динамічного ряду "дерев цілей", що ускладнює процедуру планування.

На основі цілей організація формулює задачі, що мають бути вирішені в процесі досягнення цілей. Задачі більш конкретні і мають не тільки якісні, але і кількісні, просторові і часові характеристики. Так, якщо одна із цілей підприємства може формулюватися як "досягнення в найближчому майбутньому лідерства на ринку профільної продукції”, то задача мусить бути сформульована більш точно: "до кінця поточного року завоювати 50% ринку товару А і 30% ринку товару Б".