7.1.4. Технологія при­йняття управлінського рішення

Кожне управлінське рішення націлене на досягнення конкретного результату, тому метою управлінської діяльності є знаходження таких форм, методів, засобів і інструментів прийняття рішень, які могли б сприяти досягненню оптимального результату в конкретних умовах і обставинах.

Технологія розробки, прийняття і реалізації рішень та процедур, здійснення логічних, аналітичних, інформаційно-пошукових, обчислювальних та інших операцій мусить передбачати їх чітку послідовність. Розробляючи управлінські процедури, необхідно встанов­ити порядок здійснення окремих операцій, пов'язаних із збиранням, рухом, зберіганням, обробкою, аналізом інформа­ції, забезпеченням нею структурних підрозділів і окремих робочих місць, а також визначити інші дії, зумовлені потре­бою розв'язання господарських завдань.

Раціональна технологія прийняття і реалізації управлінського рішення має включати наступні стадії: підготовку рішення; прийняття рішення; реалізацію рішення.

Стадія підготовки – проводиться економічний аналіз ситуації на мікро- і макрорівні, який включає пошук, збір, опрацювання інформації, виявлення і формулювання проблем, що потребують рішення.

Стадія прийняття  – здійснюються розробка й оцінка альтернативних рішень; визначаються критерії вибору оптимального рішення; вибирається і приймається найкраще рішення.

Стадія реалізації – розробляються заходи для конкретизації рішення і доведення його до виконавців; здійснюється контроль за ходом його виконання; вносяться необхідні корективи; дається оцінка результату, отриманого внаслідок реалізації рішення. 

Процес підготовки і прийняття управлінських рішень можна можна зобразити у вигляді наступної блок-схеми (рис.7.3).

У найпростішому випадку після виявлення проблеми та встановлення чинників, що призвели до її виникнення в рамках існуючих ресурсних чи інституційних обмежень розробляються рішення, з яких вибирається найкраще – те, яке відповідає обумовленим критеріям вирішення проблеми. Кількість запропонованих для вирішення проблеми варіантів залежить від багатьох чинників, зокрема, наявних ресурсів, часу, доступності потрібної для обґрунтування рішення інформації тощо. У багатьох випадках за умов нестачі часу приймається не найкраще рішення, а те, що перше спало на думку, якщо тільки воно дозволяє усунути проблему. Після цього пошук і аналіз інформації припиняється.

Необхідним елементом процесу прийняття управлінських рішень є оцінка тих дій, що виконуються на його різних етапах [89, c.88]. Так, на етапі діагностики проблеми – це оцінка меж, масштабів та рівня поширення проблеми, на етапі обґрунтування – оцінка різних варіантів, що пропонуються для вирішення проблеми, на етапі прийняття рішення – оцінка очікуваних наслідків від його реалізації. Для цієї мети використовують критерії.

На першому етапі критеріями розпізнавання проблеми найчастіше служить визначена ціль, за відхиленням від якої і виявляють проблему. Отже, керівники всіх рівнів мусять мати чітко сформульовані цілі та задачі своєї діяльності. При відсутності їх появу проблеми відчувають чисто інтуїтивно або ж за надходженням сигналів, що суттєво ускладнює процес прийняття рішень.

На етапі розробки варіантів вирішення проблеми застосовують різні критерії, які дозволяють із багатьох пропозицій вибрати ті, що є найбільш корисними для організації. Від обґрунтованості цих критеріїв залежить якість управлінського рішення і, в кінцевому підсумку, адаптивність та ефективність організації. Найповніше розроблена система критеріїв для структурованих проблем, для вирішення яких використовуються економіко-математичні методи. Критеріями тут можуть служити мінімум витрат чи максимум доходності, термін окупності інвестицій чи найвищий рівень продуктивності праці. Дуже часто критерієм може бути фактор часу, протягом якого рішення буде втілюватися у життя. В умовах високої інфляції чи політичної нестабільності буде надаватися перевага рішенням, що принесуть позитивний результат протягом короткого часу. Слід пам’ятати, що критерії, які використовуються для вирішення завдань на нижчому рівні, мають узгоджуватися з крите­ріями, сформульованими на вищому рівні, і сприяти досягненню цілей цього рівня.

Для неструктурованих чи слабо структурованих проблем важко визначити чіткі критерії відбору рішень, тому тут може використовуватися система зважених критеріїв, яка за певних умов дає непоганий результат.

Поряд із прийняттям управлінських рішень, не менш важливою ланкою технології управління є їх реалізація. Поки рішення не втілено у життя – це не рішення, а лише добрі наміри. Потрібна велика організаторська робота, щоб досягти його реалізації. Часто справа усклад­нюється тим, що люди своєю діяльністю можуть вносити суттєві корективи у початковий варіант рішення (його покращувати або, навпаки, погіршувати), і у переважній біль­шості випадків це викликає додаткові "шуми" в системі, які потрібно долати. Тому у технологічному ланцюзі управлінських операцій, спрямованих на розв'язання проблем, складним і відповідальним є етап виконання прийнятих рішень. Стосовно найбільш складних і важливих рішень рекомендується розробляти спеціальні організаційні процедури, визначаючи [30, c.360]:

1) на якому рівні слід приймати рішення;

2) хто готує інформацію, проект рішення та його обґрунтування;

3) з якими структурними підрозділами і працівниками узгоджуються рішення;

4) хто контролює і відповідає за виконання рішення;

5) хто наділяється правом вносити корек­тиви у зміст рішення і строки його виконання;

6) яка форма звіт­ності про виконання рішень;

7) хто оцінює рішення і дає висновок про ступінь досягнення поставленої мети (ефективність рішення).

Прискорити процес прийняття рішень і підвищити їх якість можна, дотримуючись наступних рекомендацій [20, c.112]:

- формулювання проблем, розробка і вибір рішення мають бути сконцентровані на тому рівні ієрархії управління, де для цього є відповідна інформація;

- інформація має надходити від усіх підрозділів фірми, що знаходяться на різних рівнях управління і виконують різноманітні функції;

- вибір і ухвалення рішення мусить відбуватися з врахуванням інтересів і можливостей тих ланок управління, на які буде покладене виконання рішення або які зацікавлені у його реалізації.

Виконання рішення передбачає здійснення певних операцій [30, c. 361]:

1) визначення календарних стро­ків (кінцевих і проміжних) виконання рішення;

2) призна­чення відповідального виконавця або кількох виконавців, доведення рішення до виконавців, а в разі потреби — до всього колективу;

3) інструктаж виконавців, роз'яснення кожному з них його місця в загальному трудовому процесі, конкретизація завдань і відповідальності;

4) матеріально-технічне забезпечення процесу праці, включаючи обґрунтований розподіл ресурсів;

5) проведення інструктивної наради, роз'яснення цілей і завдань;

6) координація дій виконавців;

7) кори­гування раніше прийнятого рішення;

8) мотивація діяльності виконавців;

9) облік і контроль виконання.

Зупинимося детальніше на деяких аспектах виконання рішення. Розподіляючи завдання серед виконавців, доцільно вихо­дити з таких міркувань:

- якщо виконання доручення потребує різних знань і кваліфікації, виконавцеві по можливості дають таке завдання, щоб воно спонукало його до підвищення досягнутого рівня кваліфікації і розвитку здібностей;

- обсяг роботи має відповідати можливостям працівника, оскіль­ки як надмірне, так і недостатнє навантаження негативно впливає на якість виконання;

- чітке визначення кола обов'язків працівника дасть змогу усунути можливість відмови від виконання певних робіт, пов'язаних із реалізацією рішення;

- розроблені показники і стан­дарти на виконання робіт мусять точно відображати сту­пінь досягнення поставленої цілі, а також якість здійснюваних операцій;

- підлеглим доцільно надавати усю необхідну для виконання завдань інформацію і делегувати їм достатні повноваження для коригування процесу реалізації рішень.

Успішне керівництво реалізацією рішень потребує не лише раціонального розподілу робіт між підлеглими, але й здатності налаштовувати їх на виконання завдань, спонукати проявляти ініціативність. Для цього рекомендується використовувати всі форми зовнішнього впливу на працівника, щоб він виконував бажані дії швидше за своїми власними мотивами, ніж під впливом формальних інструкцій. Доречно тут згадати думку Р. Лайкерта, який у процесі своїх досліджень дійшов висновку, що мотивація у сфері виконання конкретних управлінських рішень тим сильніша, чим більше безпосередні учасники виконання завдань беруть участь у прийнятті рішень [81, c.128].

Реалізація управлінських рішень відбуватиметься за планом, згідно встановлених термінів, якщо менеджер приділятиме достатню увагу контролю за ходом їх виконання і своєчасному внесенню необхідних коректив у дії підлеглих в разі зміни умов реалізації рішень. Контроль забезпечується організацією зворот­ного зв'язку, який особливо важливий для реалізації рішення, що виконується у декілька етапів. Зворотний зв'язок дає змогу своєчасно отримувати інформацію для коригування рішень, вносити ті чи інші зміни у перебіг їх виконання, якщо того потребують обставини.

Наведена схема прийняття та реалізації управлінських рішень відображає логіку та технологію управлінської діяльності. На практиці цей процес є набагато складнішим і допускає паралельність виконання певних процедур, що може значно скоротити час прийняття рішень. 

Контрольні запитання

1. Що таке проблемна ситуація і якими чинниками вона обумовлюється?

2. Дайте визначення управлінського рішення.

3. Які вимоги ставляться до управлінських рішень?

4. Наведіть класифікацію управлінських рішень.

5. Вкажіть, якого типу управлінські задачі вирішуються на різних рівнях управління.

6. Охарактеризуйте стилі мислення керівників щодо прийняття ними управлінських рішень.

7. Проаналізуйте переваги та недоліки індивідуального і групового прийняття рішень.

8. Поясніть, чому управлінське рішення має комплексний характер.

9. Вкажіть, які стадії включає технологія прийняття управлінського рішення. Опишіть блок-схему підготовки і прийняття рішення.

10. Що таке критерії вибору рішень і як вони встановлюються?

11. Вкажіть, якого роду обмеження можуть впливати на вибір певного варіанту управлінського рішення.

12. Які рекомендації допомагають прискорити процес прийняття рішень і підвищити їх якість?

13. Перелічіть операції, які необхідно здійснити при виконанні управлінських рішень.