7.1.1.Місце прийняття рішень у процесі управління

В основі процесу управління лежить прийняття управлінських рішень. Плануючи майбутню діяльність, керівник фірми приймає рішення щодо її майбутніх цілей, способів їх реалізації, необхідних ресурсів. У процесі організації діяльності приймаються рішення щодо організаційної структури, організації виробничого процесу, розподілу робіт серед виконавців та забезпечення їх виконання необхідними засобами, мотивації виконання робіт та контролю за результатами.

На рис. 7.1 наведений механізм управління організацією та місце управлінських рішень у ньому згідно кібернетичного підходу до управління [43, c.18].

Керуюча підсистема тут належить виробничій системі; її керівні дії відбуваються у замкнутому контурі через систему зворотного зв'язку, який забезпечує самоорганізацію виробничої системи завдяки власним ресурсам. При цьому відбувається узгодження входу і виходу системи, для чого приймаються відповідні управлінські рішення. Особи, що приймають рішення, працюють за стратегічним планом, програмами і алгоритмами, сформульованими вищим органом управління і з врахуванням інформації, яка надходить від нього, а також із зовнішнього середовища та виробничого процесу.

Таким чином, управлінський процес можна розглядати як комплекс взаємопов'язаних операцій, що виконуються у певній послідовності і спрямовані на розв'я­зання конкретних управлінських задач (проблем) та досягнення поставлених цілей.

Виділяють три основні типи управлінських задач :

1. Задачі концептуального плану (стратегічні задачі, пов’язані з довгостроковим плануванням, прогнозуванням).

2. Задачі, що пов’язані з техніко-технологічною стороною функціонування виробництва (створенням і впроваженням нової техніки, технології тощо).

3. Задачі, що виникають внаслідок дії людського фактору (кадрові питання, соціально-психологічний клімат в колективах тощо).

В центрі цієї діяльності знаходяться три елементи процесу управління: проблема, її вирішення та люди, що беруть участь у процесі на всіх його етапах. Розглянемо їх детальніше.

Проблема – це розрив між бажаним станом (насамперед цілями) об'єкта управління і його фактичним станом. Вирішення проблеми – засіб подолання такого розриву, вибір одного з багатьох напрямків дій, що дозволяють перейти від фактичного стану  до бажаного.

Найважливіше питання управлінської практики полягає в тому, як організація може виявляти свої проблеми і як вона їх може вирішувати. Кожне господарське рішення має бути націлене на якусь проблему, а правильне її розв’язання – це таке рішення, що дає максимум вигод для організації.

Отже, проблеми виникають, коли в організації складається незапланована, несподівана ситуація. Ситуація описується сукупністю чинників та умов, що мають внутрішній чи зовнішній характер.

До внутрішніх чинників, які залежать від самої організації, відносяться її цілі та стратегія, технологія та ресурси, структура виробництва та управління тощо. Вони формують організацію як систему, тому зміна одного із них обумовить необхідність прийняття заходів, які б зберегли організацію як цілісну систему. Внутрішніми чинниками, що можуть викликати проблеми, є і відхилення у запланованих темпах та обсягах робіт, які виникають через неправильні дії персоналу, відсутність у працівників виконавської дисципліни або нечітке розмежування між ними повноважень. Ці проблеми обумовлені недоліками самої системи управління і їх необхідно своєчасно виявляти, усувати і попереджати їх появу у майбутньому.

Зовнішні чинники є складовими середовища, в якому працює організація і можуть бути прямими і опосередкованими, загрозливими для неї чи сприятливими. Зокрема, зміна смаків та пріоритетів споживачів може створити суттєві проблеми зі збутом і організація вирішуватиме їх, не просто відмовляючись від випуску звичної для себе продукції, але і думаючи про можливість її модифікації чи про перехід на інші ринки тощо. Дуже часто нові проблеми криються у зміні чинного законодавства, податкової системи тощо.  Виявлення проблем у дійсному забезпечує можливість прогнозування проблем у майбутньому, а отже, попереджати несподівану їх появу і збільшувати час для підготовки відповідних рішень.

Наступним елементом управлінського процесу є рішення. У широкому розумінні рішення – це творчий процес вибору однієї або декількох альтернатив із множинності можливих варіантів (планів) дій, спрямованих на досягнення поставлених цілей. Проте управлінське рішення має дещо ширше трактування, ніж рішення взагалі. Людина у своєму житті приймає багато різних рішень, але вони здебільшого стосуються її особисто, організації її власної діяльності. Управлінські ж рішення спрямовані на організацію колективної праці і приймаються людиною, яка має для цього необхідні владні повноваження.

Управлінське рішення – це процес, який реалізується суб'єктом управління і визначає дії, спрямовані на вирішення поставленого завдання в наявній чи спроектованій ситуації.

За допомогою рішень:

• встановлюються цілі діяльності;

• закріплюються люди за посадами і робочими місцями;

• визначаються функції, права і відповідальність працівників;

• встановлюються правила поведінки на роботі;

• розробляється система заходів щодо заохочення і стягнення працівників;

• розподіляються ресурси – матеріальні, трудові, фінансові тощо;

• оцінюється якість продукції та ін. 

Важливим елементом процесу управління є люди, які беруть у ньому участь і приймають найрізноманітніші за змістом, значенням і характером рішення. Характер основних рішень менеджера залежить від його місця у системі ієрархічних відносин організації, а також від предметного кола функцій, які закріплюються за ним в цій організації. При чому, чим вищим є ієрархічний рівень менеджера, тим більшою мірою в його діяльності присутні стратегічні рішення, а чим нижчим – тим більше управлінські рішення носять оперативний характер.

Особи, що приймають рішення, називаються суб'єктами рішення. Це можуть бути як окремі менеджери, так і групи працівників, які мають відповідні повноваження для прийняття рішень.

Отже, будь-яке управлінське рішення має:

- суб'єкт, тобто особу або орган, що приймає це рішення;

- об'єкт, тобто трудовий колектив або окремі працівники, що мають виконувати це рішення;

- предмет, тобто зміст рішення, у якому визначається, що потрібно робити, як саме і що в результаті має бути отримано.

Управлінське рішення носить комплексний характер. У правовому відношенні – це владний акт суб'єкта керування, у якому він виражає свою волю, реалізує надані йому владні повноваження і несе відповідальність за його можливі несприятливі наслідки. З іншого боку управлінське рішення є актом соціальним, тому що приймається людьми і стосується людей. Управлінське рішення також є психологічним актом, тому що являє собою результат розумової діяльності людини і її вольового зусилля. Нарешті, з інформаційної точки зору рішення є результат опрацювання інформації, у ході якої здійснюється вибір серед можливих варіантів такого, що найбільше близький до оптимального, тобто є найкращим.