3.6. Адміністративні методи управління

Незважаючи на високу дієвість і широке розповсюдження в управлінській практиці економічних методів, вони мають обмежену сферу застосування, оскільки є способами непрямого впливу на об'єкти управління. Порушення їх не завжди супроводжуються для виконавця прямим стягненням, а лише веде до негативних наслідків господарського порядку. Однак діяльність менеджера досить часто включає вирішення оперативних задач, які виникають внаслідок не завжди прогнозованого прояву факторів зовнішнього середовища або нераціональних дій працівників підприємства. Ніякі економічні методи не зможуть забезпечити чіткість, дисциплінованість і порядок роботи колективу. Тому економічні методи мусить доповнюватися методами оперативного впливу. Такими методами є адміністративні методи управління. 

 Адміністративні методи управління – це система способів і прийомів організаційно-розпорядчої дії, яка використовується для організації і координації об’єктів управління з метою виконання поставлених завдань.

Сферою застосування адміністративних методів є ситуації, які мають трактуватися лише однозначно, а не оцінюватися на предмет можливості вибору альтернативного варіанту дій, як це характерно для економічних методів. Адміністративні методи забезпечують чіткий розподіл обов'язків в апараті управління, додержання правових норм і повноважень у вирішенні питань господарської діяльності, а також застосування заходів примусу і дис­циплінарної відповідальності. Вони тісно пов'язані з іншими методами. Так, виконання пла­нових завдань забезпечується організаційно-розпоряд­чим впливом апарату управління на колективи людей.

Сукупність адміністративних методів управління за напрямком їх дії може бути поділена на дві групи: організаційні методи і оперативно-розпорядчі (рис. 3.3) [51, c.108-112]. Перші впливають на структуру управління, другі – на сам процес управління.

Організаційна дія методів проявляється у формах організаційного регламентування, нормування і організаційно-методичного інструктування. Найбільш дієвими дані методи є в період створення нових організацій (підприємств), а та­кож під час їхньої реорганізації.

Організаційне регламентування дозволяє встановити правила, на основі яких діє підприємство, його підрозділи чи окремі працівники. Ці правила визначаються статутом підприємства, положенням про відділи, правилами внутрішнього розпорядку тощо. В основі їх лежить законодавча база, тому дані методи неможливо застосовувати без їх належного правового обґрунтування і в цьому аспекті вони використовуються у тісному зв'язку з правовими методами.

Організаційне нормування дозволяє встановити межі дій  технічних, технологічних, економічних і організаційних норм. (Сюди відносять норми витрат, норми виробітку, чисельності робітників, нормативи відрахувань у ті чи інші фонди тощо).

Організаційно методичний інструментарій дає можливість пояснити виконання робіт найраціональнішим способом, а також перевірити знання та вміння виконавців.

Оперативно-розпорядчі методи застосовуються тоді, коли вже встановлені права і обов’язки структурних підрозділів і працівників. Ці методи націлені на деталізацію плану, оперативну ліквідацію відхилень від нього, регулювання виробничого процесу і господарської діяльності, забезпечення чітких дій апарату управління і злагодженої роботи всіх підрозділів підприємства. Оперативно-розпо­рядчі методи забезпечують підтримку організованості в роботі та високої дисципліни праці, координацію трудо­вих зусиль працівників шляхом прямого (адміністратив­ного) спонукання їх до дій, а також контроль за роботою підприємств, організацій і окремих працівників.

Розпорядчі дії завжди викликаються конкретними причинами і мають чітку адресність, односторонню спрямованість від керівника до підлеглого. Вони можуть мати різні форми прояву:

- обов’язкові приписи (наказ, розпорядження, заборона тощо);

- узгоджувальні дії (консультації, наради);

- рекомендації, побажання (порада, роз’яснення, вказівка).

Накази видаються керівником підприємства або його заступником у відповідності з документами, що надійшли в організацію від вищих органів управління. 

Розпорядження видають керівники підрозділів для розв’язання різних питань оперативної діяльності. І ті, і інші є обов’язковими для виконання, причому у встановлені терміни, навіть якщо це невигідно для виконавця.

Накази і розпорядження можуть бути усними або письмовими. Це залежить від важливості завдань, умов діяльності та інших факторів. Але загальне правило при їх формулюванні таке: накази повинні бути чіткими і лаконічними. Що ж стосується розпоряджень, то основні вимоги до них такі: розпорядження мають бути зрозумі­лими і об'єктивними; вони не повинні завдавати шкоди-авторитету керівника; розпорядження слід віддавати з урахуванням індивідуальних якостей працівників; розпорядження ефективні, коли вони розвивають ініціативу і самостійність у підлеглих; ступінь деталізації розпоряд­ження залежить від умов, що склалися, і здібностей пра­цівників [29, c.43].

Наради застосовуються для опрацювання управлінських рішень тактичного або стратегічного характеру. Рішення нарад, що оформляються у вигляді протоколу, мають обов’язковий характер.

Вказівки  надаються при виконанні складних завдань і носять характер рекомендацій. Вони можуть містити докладне пояснення порядку виконання робіт або розподіл робіт між учасниками і призначення відповідального за виконання.

При застосуванні методів прямого адміністрування відбувається підпорядкування однієї волі іншій. Але форми такого підпорядкування повинні мати доброзичливий характер, не викликати небажаних емоцій (відчуття залежності, приниження, роздратування, стресів), сприяти формуванню нормальних ділових стосунків у колективі, які передбачають свідоме, внутрішньо обґрунтоване підпорядкування нижчих за ієрархією вищим.

Оперативно-розпорядчі дії включають в себе певні елементи, сукупність яких забезпечує їх ефективність:

- види і типи дій;

- адресат;

- постановка задачі і визначення критеріїв її виконання;

- встановлення відповідальності;

- інструктаж підлеглих;

- контроль виконання;

- стимулювання.

Якщо із вказаного переліку випадає хоча б одна ланка, то процес управління виконанням роботи порушується і бажаний результат не досягається.