Облік особового складу ор­ганізації.

Облік особового складу органі­зації забезпечується веденням особових карток працівників (П-2) , штатно-посадової книги (шта­тного формуляру) та алфавітної книги.

На працівників, яких прийма­ють на постійну, тимчасову ро­боту та роботу за сумісництвом заповнюються особові картки (П-2) .

Особова картка - це документ, в якому міститься найсуттєвіша інформація про особу.

Особова картка включає нас­тупні розділи:

І розділ – "Загальні відомо­сті" – в ньому відображається:

-     прізвище, ім'я та по бать­кові працівника, дата та місце на­родження, номер та серія паспо­рта, домашня адреса;

-     освіта;

-     спеціальність за дипломом (свідоцтвом) ;

-     кваліфікація за дипломом (свідоцтвом) ;

-     загальний, безперервний та спеціальний стаж роботи;

-     останнє місце роботи, дата та причина звільнення;

-     сімейний стан.

ІІ розділ – "Відомості про вій­ськовий облік" заповнюється ві­дповідно до інструкції з обліку військовозобов'язаних. Вказує­ться:

-     група обліку;

-     категорія обліку;

-     військове звання;

-     військово- облікова спеціа­льність;

-     придатність до військової служби;

-     назва райвійськкомату за місцем проживання;

-     перебування на спеціаль­ному обліку.

ІІІ розділ – "Призначення та переведення" відображає дату прийому на роботу та всі переве­дення на інші посади, зміну ква­ліфікації. Всі записи з цього роз­ділу переносяться до трудової книжки.

ІV розділ – "Відпустки" міс­тить інформацію про надання що­річних і додаткових відпусток.

В разі звільнення працівника з підприємства в особовій карточці вказується дата та причина звіль­нення, номер наказу про звіль­нення і робиться запис про те що трудова книжка видана власнику.

Особові картки (П2) комплек­туються за структурними підроз­ділами підприємства та апарату управління.

Штатно-посадова книга (штатний формуляр) – це осно­вний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан уко­мплектації персоналу підприємс­тва.

Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаю­ться їх особовим справам та осо­бовим карткам.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного роз­шуку особової справи та особової картки, а також для одержання довідкової інформації про праців­ників. Книга заводиться на всіх працівників за підрозділами чи категоріями персоналу залежно від структури підприємства та чи­сельності працюючих. Записи в алфавітній книзі здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийом, переведення чи зві­льнення працівника. Алфавітна книга, як правило, заводиться на підприємствах (організаціях) з значною кількістю персоналу.