10.7. Документальне оформлення касових операцій.

Касові операції оформлюють документами, типові форми яких затверджені наказом Мінстату України № 51 від 15.02.96р.

Надходження і видачу грошей з каси підприємства оформлюють прибутковими й видатковими касовими ордерами, які виписує бухгалтерія, за формами № КО-1 і № КО-2.

Касові ордери передаються до виконання касирові підприємства безпосередньо бухгалтером, а не через особу, що одержує або вносить гроші.

Касир, що одержав з бухгалтерії касові ордери, повинен перевірити правильність їх оформлення, наявність і дійсність підписів, додатки, перераховані в ордері. Особі, що внесла гроші до каси, видається квитанція. При видачі грошей за видатковим касовим ордером окремій особі касир вимагає пред’явлення документа, який посвідчує особу одержувача. Таким документом є паспорт, закордонний паспорт, військовий квиток, службове посвідчення за наявності на ньому фотокартки й особистого підпису власника. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери заповнюються бухгалтерією чітко й зрозуміло, без будь-яких підчисток, помарок або виправлень. Прибуткові й видаткові касові ордери до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації касових ордерів, де їм надаються порядкові номери. Касир усі надходження і видачі готівки за прибутковими і видатковими касовими ордерами обліковує у Касовій книзі.

На підприємстві ведеться тільки одна касова книга в національній валюті, в якій касир відображає готівку і рух грошей у касі. Записи у касовій книзі здійснюються за кожним прибутковим і видатковим касовим ордером. Усі касові ордери після їх використання касир підписує, а додані до них документи для запобігання повторного використання погашає штампом або підписом від руки “Одержано”, “Сплачено” із зазначенням дати.

Записи у касовій книзі здійснюються тільки під копірку, тобто у двох примірниках. Наприкінці робочого дня касир підбиває підсумки оборотів за надходженням і видачею грошей та виводить залишки на наступний день. Перші відривні аркуші, що є звітом касира, разом з прибутковими й видатковими касовими ордерами й доданими до них виправдними документами касир передає бухгалтерії під розписку у касовій книзі.

Бухгалтер перевіряє правильність оформлення касових ордерів, їх обґрунтування, виконання записів у касовій книзі і виведеного залишку на кінець дня і проти кожної суми проставляє шифр кореспондуючих рахунків.

Найважливішими вимогами правильного оформлення й обліку касових операцій є:

Þ негайний запис кожної здійсненої касової операції у касову книгу, щоденне визначення підсумків у цій книзі і здача касиром під розписку бухгалтерові касових документів;

Þ виписка бухгалтерією на кожну окрему касову операцію прибуткових і видаткових ордерів, додержання послідовності нумерації та реєстрації цих коштів у реєстрі й передачі для виконання касирові;

Þ погашення касиром спеціальним штампом касових документів з метою запобігання зловживання цими документами шляхом повторного їх використання;

Þ встановлення наказом керівника підприємства осіб, що мають право підписувати касові документи, наявність у касира зразків підписів цих осіб і не припустимість виконання касових операцій по не підписаних документах.

Головний бухгалтер з метою контролю повинен не менше одного разу на місяць перевіряти готівку в касі, складати акт і доповідати керівникові підприємства. Керівник підприємства несе відповідальність за збереження грошей, правильне й доцільне їх використання.

Керівник підприємства повинен надавати касирові охорону при транспортуванні грошових коштів і цінностей з установи банку. При транспортуванні грошових коштів касирові, супроводжуючим його особам забороняється: розголошувати маршрут руху і розмір суми грошових коштів і цінностей, що перевозяться, допускати до салону транспортного засобу осіб, які не призначені керівником підприємства для доставки, користуватися супутнім або громадським транспортом.

Для забезпечення надійного зберігання готівки і цінностей каса має відповідати таким вимогам:

Þ бути ізольованою від інших допоміжних приміщень;

Þ мати сейф або металеву шафу;

Þ мати спеціальне віконце для проведення операцій з клієнтами і працівниками;

Þ бути обладнаною охоронно-пожежною сигналізацією, що відповідає вимогам діючого Положення.