4.1.Документація.

Документація – це спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами.

Документ – це письмове свідчення про здійснення господарської операції, що надає юридичної сили даним бухгалтерського обліку.

Бухгалтерський документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію і є юридичним доказом її здійснення. Первинний документ – документ складений у процесі ведення господарської операції або відразу після її завершення. Зведений документ – документ, складений на підставі декількох первинних документів для отримання узагальнених даних.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом визначеного терміну зберігання та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню.

За призначенням бухгалтерські документи поділяються на:

А) розпорядчі, в яких містяться розпорядження щодо здійснення господарської операції, вони не є підставою для запису операцій в обліку, оскільки немає підтвердження про те, що така операція відбулася. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження, доручення та ін.;

Б) виконавчі або виправдні, що підтверджують факти виконання операцій. Вони є першим етапом облікової операції. До них належать прибуткові й витратні ордери, рахунки-фактури, квитанції, акти про виконанні роботи та ін.;

В) документи бухгалтерського оформлення. До них належать розпорядчі та групувальні відомості, різні довідки, розрахунки тощо;

Г) комбіновані – з одноразовими ознаками розпорядчих, виконавчих документів бухгалтерського оформлення в даній господарській операції й водночас вказівка щодо відображення її на рахунках бухгалтерського обліку. До таких документів належать авансові звіти, прибуткові й видаткові касові ордери, вимоги на відпуск матеріалів зі складу.

За місцем складання документи поділяються на зовнішні та внутрішні.

Зовнішніми документами називаються ті, що надходять від інших підприємств. До них належать виписки банку, рахунки постачальників та ін.

Внутрішні документи – це документи, складені (виписані) на даному підприємстві.

За порядком складання документи поділяються на первинні та зведенні.

Первинні - це такі документи, що вперше виконують реєстрацію господарської операції в момент її здійснення або невідкладно після її здійснення. До них належать акти прийняття і вибуття основних засобів, накладні, квитанції.

Зведені документи складаються на підставі первинних. До них належать різноманітні звіти, розрахунково-платіжні відомості та ін.

За способом використання документи поділяються на разові на накопичувальні.

Разові документи використовуються лише для одноразового оформлення і відображення операцій. До них належать прибуткові й витратні касові ордери, вимоги для одержання матеріальних цінностей з складу та ін.

Накопичувальні документи використовуються для багаторазового оформлення і реєстрації операцій протягом визначеного часу. До них належать лімітно-забірні картки.

За ступенем використання засобів документи поділяються на заповнювані ручним способом і механізованим.

Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передачу їх у встановленні графіком строки для відображення в бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.