4.4.Організація документообігу.

Документообіг – це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств), періоду обробки і до передачі в архів.

Основні етапи документообігу:

Складання і оформлення документа;

Прийняття документа бухгалтерією;

Рух документа по відділах і робочих місцях бухгалтерії, його обробка і використання для облікових записів;

Передача документа на засоби обчислювальної техніки і повернення назад;

Передача документа до архіву.

Документообіг на кожному підприємстві встановлюється головним бухгалтером і є обов’язковим для всіх працівників підприємства.

Для кожного виду або роду документів розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. Графік документообігу на підприємстві має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації. Працівники підприємства створюють і подають первинні документи, які належать до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Контроль за дотриманням графіка документообігу на підприємстві здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальний пристрій необхідних документів та відомостей є обов’язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.