Тема 11.02. Інформація в контексті та системі підтримки рішення.

Інформація в контексті і її роль для прийняття рішень.  Поява знань і

працюючи знання.  Ера інформації,  перетворення інформації в продуктивні

сили. Перерозподіл зайнятості трудових ресурсів США за останні 100 років,

як показник росту інформаційних систем суспільства.  Інформація і

працюючі знання. Інформація в контексті: інформація й організаційна ціль;

організаційна ціль і форми планування. Системи підтримки рішення.

Антропологи говорять нам,  що гомо сапієнс були мисливцями і

збирачами їжі від трьох до п'яти мільйонів років до того,  як почали -  у

деяких місцях - вирощувати їжу (перші фермери). Подекуди в цьому процесі

розвитку гомо сапієнс також стали рибалками.

У цьому розділі наводиться взаємозв'язок між людьми  й  інформацією;

мабуть, тут доречна аналогія поміщення читача в положення, коли він кидає

гарпун у велику рибу. Такі люди менше зацікавлені в дослідницьких 

еквівалентах комп'ютерних подробиць: акуратних обмежених матеріалах, що 

є малими частинами організаційних проблем підприємств,  ізольованих і

самостійних.

Знання,  засновані на інформації,  найчастіше реалізовані на

комп'ютерних програмах,  є змістом цього розділу.  Ці знання

представляються  «кидком у велику рибу з човна,  що рухається,  у вируючі

води при  турбулентних умовах погоди».

У процесі  еволюції  був  організований здобич (пошуки) їжі, відкрити

колесо,  бронза,  залізо і потім подія - тільки  100 років тому - індустріальний

вік. Розвиток людства з його зростаючими потребами в споживчих товарах

призвів до величезного зростання промисловості і наступові століття

індустрії.  Індустріальний розвиток призвів до величезного зростання

циркулюючих у світі потоків інформації. Сьогодні людство знаходиться на

початку інформаційної революції,  і це зажадало перерозподілу трудових

ресурсів.  Найбільше яскраво це видно на прикладі перерозподілу трудових

ресурсів США, зміни в чотирьох секторах якого за період з 1860  по 1995

наводяться на рисунку 11.2.1.  Як бачимо,  у середині XIX  сторіччя числозайнятих у промисловості і сільському господарстві становило приблизно

80%,  і можна було говорити про переважне значення робітників і селян.

Сьогодні ж у промисловості і сільському господарстві США зайнято

приблизно 20%, що обумовлено значним зростом механізації й автоматизації

усього виробництва.  При цьому різко зросло число зайнятих у сферах

інформації й обслуговування.  Звичайно, це не є розподіл трудових ресурсів в

усім світі,  однак США займають лідируюче положення,  і багато процесів

проектуються на інший світ.  Трохи більш ніж за 100  років -  як показує

ілюстрація тенденцій,  наведена на рис. 11.2.1 -  кількість людей,  що

працюють з інформацією, збільшилась до того, що  зробила їх домінантною

робочою групою  серед  найнятих  працівників. Як  раніше  згадувалося, вони

відомі як "робітники знань". Сьогодні вони «кидають гарпун».

Рис. 11.2.1. Зміни розподілу трудових ресурсів США

Мери М.Кеннеді з інституту Гурону стверджує, що більшість щоденних 

рішень базуються на працюючому знанні.  Працююче знання є знанням,

вираженим кимсь,  яке становить спільність чийогось розуміння даного 

предмета. Вона стверджує: "Це більше інтерпретація,  ніж факти,  якщо стає

частиною працюючого знання". Її дослідження включають оцінку, як люди  взаємодіють один з одним, а

також як вони використовують інформацію для зміни їхніх поглядів. Згодом

це змінює їхнє працююче знання. Нам, зокрема, подобається її аналогія того,

яке мале значення приділяється дійсному свідченню людей, що прийшли до

концептуального (стратегічного) висновку: "Свідчення не просте закріплене

в сховищі знань користувача,  подібно прилипанню молюска,  що

переїжджає незмінно з однієї ситуації в  іншу".  Вона йде далі,  говорячи:

"Концептуальне використання є творчий процес,  у якому свідчення

(причепи) закріплюються користувачем (присмоктування)". Таким чином, під

працюючими знаннями будемо розуміти знання,  використовувані при

прийнятті рішень.

Тут ми говоримо про інтерпретації індивідуальностями об'єднаних 

фактів  із працюючими знаннями для визначення, де і коли «кинути гарпун» 

підприємства.

Завдяки інформації дані і знання перебувають  в серці ухвалення

рішення,  і  ми маємо намір дозволити читачеві проявити перетворення з

однієї з основ - інформацією.

Гарленд Клівленд, про якого згадувалося раніше, є директором

інституту Хемфрі в університеті Міннесоти й автором книги "Інформації  для 

виконавців".  Він  повідомляє деякі знаменні речі про інформацію і знання.

Наприклад,  під час обговорення лідерства він говорить: "Ваша зневага до

дріб'язків  повинна збільшуватися в міру зросту розв'язуваних вами задач».

Він звертає увагу на тих керівників, що у міру підйому по ієрархічній

градації,  керують тим успішніше,  чим менше вникають у дрібні виробничі

нюанси. Він також зауважує: "Очевидний спосіб позбутися від цієї дилеми -

не вивчати більше в деталях, що ж це є, але вивчати більше в контексті".

Передумова його книги полягає в  тому, що  прогрес науки і технології,

відомий злиттям комп'ютерів і телекомунікацій,  змінює світ для тих,  хто

добивається результатів,  ведучи інших - для лідерів.  Як нагадування:

передумова цієї книги полягає в тому, що робітники знань є усі лідерами длясебе, що беруть участь  у спільному підприємстві визначення організаційної

мети. Кожен робітник знань,  кожен експерт потребує тільки  - і тут ми знову

повертаємося до Гарленда Ківленда - "Закінчити з уявним порядком

експерта для того,  щоб  організувати його або її мислення для здатності до

аналізу і проектування в цілому".  Те,  що наше суспільство стає

інформаційним суспільством,  сьогодні вже є кліше. І все-таки розглянемо

ближче різні цілі інформаційної служби. Для цього доцільно навести трохи

історії про  те,  як  інформація співвідноситься з організаційними цілями.

З розповсюдженням введення організаційної теорії і концепції

менеджменту на підприємствах у 70-х і 80-х роках минулого сторіччя

необхідність у додатковій перспективі інформаційних вимог стала

очевидною. "Технічно орієнтовані"  інформаційні вимоги  70-х років мали

потребу в доповненні  "менеджерські орієнтованими"  системами. Нова 

інформація для стратегічних цілей доступна організаціям дешевше,

простіше і конкретніше, відноситься до тривалого  успіху організації.

Більшість організаційних систем, уже впроваджених на наших

підприємствах, комп’ютеризованих чи ні, були розроблені для:

1)  операційних  цілей  (тобто оплати  рахунків і  збирання фондів);

2)  контрольних цілей  (тобто реагування на вимоги урядових закладів

або визначення одиничних конкретних витрат).

Ця інформація передбачала істотну внутрішню й історичну інформацію.

Інформація, важлива для лідируючої ролі, змушувала  при цьому (стратегічні

вибори,  додання змісту організаційної цілі)  вимагати дані,  факти,

інформацію, знання і навіть слухи - усе, що веде до мудрості. Жан Карлсон,

автор ревю  «Процвітання»,  указував: «Індивідуальність без інформації не

може нести відповідальності;  індивідуальність,  що одержала інформацію,

якщо і не може допомогти, усе-таки несе відповідальність».

Інформація для використання в тотальному  менеджменті повинна бути

ув'язана з контекстом, тобто співвідноситься з місцем, часом, метою і станомкористувача.  Таким чином,  прийняті рішення базуються на отриманій

інформації про споживачів, конкурентів, постачальників. 

Роберт Ентоні з Гарвардської школи бізнесу ввів систему впливу для

організаційної інформації в 1965 році, яка  корисна і сьогодні.  Він указував,

що інформація служить трьом організаційним цілям: оперативної,

контрольної і контекстуально-стратегічної.

На жаль,  нестачі у наявності і знанні як використовувати інформацію

зараз виявляється найбільшою мірою на контекстуально-стратегічному рівні.

Тобто там,  де планові можливості найменш пророблені, оскільки,  як

зауважував Ричард Гейдінгер з Університету Міннесоти, планування

розвивається в чотирьох областях:

1) планування бюджету;

2) цільове і предметне планування;

3) передбачення;

4) стратегічне планування.

Наскільки кожна форма планування була прийнята,  настільки

інформаційні системи були розвинені.

Оперативна інформація  оперує на щоденній основі в порядку запису і

підтвердження  виконання.  Оскільки  це вкрай  акуратний і детальний запис

минулого і сьогодення про витрати, засоби і т.д.,  він майже не має

стратегічної цінності.  Оперативна інформація збирається не націленою на

вимоги виробляючої системи, що оперує.  Виходи із системи, що оперує,

здійснюються витягом із системи, розробленої для шаблонового

переверненого паперового процесу. Це серцевина більшості керуючих

інформаційних систем, але вона не адекватна процесові стратегічних рішень.

Інформація для цілей керівництва і контролю включає щорічні тактичні

рішення по розгортанню ресурсів  і  їх ефективному і вмілому застосуванню. 

Тут суть про позиції нового штату,  нових чи  модифікованих програмах  або

продуктах,  оцінка виробництва продуктів,  вивчення прогресу  (лікування)

хворих (пацієнтів) і т.д. Інформація для стратегічних цілей допомагає в описі альтернативних

напрямків руху  вперед на три-десять років.  Стратегія,  звичайно,  визначає

природу і спрямованість організації. Стратегічні вибори співвідносяться з

видом обслуговування,  ринком, що зростає, обліком і природою відносин з

іншими організаціями.

Стратегічні вибори розділені на "що" ("де") і  "що" ("як").

Стратегічно контекстуальна інформація перебуває у формі не структурних

"відомостей". Відомості орієнтовані на майбутнє, швидко зібрані, суб'єктивні

і часто отримані усним шляхом з довірених джерел.  У той час, як це не є

популярним положенням, щоб підтримувати його серед технологічно 

орієнтованих  колег,  очевидно, можна  думати,  що всі інформаційні системи

на технологічній основі є майже марними для стратегії; дійсно, ці

інформаційні системи з технологічною  базою  можуть  сприяти помилковим

стратегічним реагуванням.

Наприклад,  Даніель Грей,  у статті для Гарвардського Бізнес-ревю

(січень  1986) говорить про виробника автомобільних компонентів, приладів, 

медичного устаткування і т.п. з Нью-Джерсі, що розвив базу перекручених

даних для стратегічного планування людської зайнятості.  Добре розвинена

керуюча інформаційна система компанії могла відповісти на запит:  скільки

механіків, інженерів - чорних і білих,  чоловіків і жінок,  що закінчили

середню школу і коледж -  проживали в районі на відстані 30-хвилинного 

проїзду від заводу.  Проблема полягала в тому,  що конкуренція змінилася.

Компанія не могла конкурувати глобально.  Для того,  щоб витрати були 

конкурентноздатними, вона повинна була заснувати своє виробництво в

Європі й Азії. Компанія засновувала більшість своєї стратегій на

перспективі,  побудованої на технічних і професійних фахівцях, чия

експертиза була занадто вузька. Як це сформулював Грей: "Інформаційна

система направляє стратегію,  замість вибору іншого,  обхідного шляху.

Стратегія є тим, що робить факт відповідним або  не  відповідним, значним

або не значним". Саме стратегія, сформульована штатом, повинна керувати

задоволенням і виконанням системою підтримки рішення. Не можна 

дозволяти  системам  підтримки  керувати стратегією.  Знову звернемося до

спостережень Даніеля Грея: "Із сучасною інформаційною технологією

можливо рухатися в правильному або помилковому напрямку з великою

швидкістю".

Оскільки читач ознайомився з усіма варіаціями керуючих

інформаційних систем, думаємо можливим припинити цю дискусію без

подальших поглиблень у концепцію,  згадану вище,  систем підтримки

рішень або, як їх називають, DSS.

Згадаємо перше визначення Роберта Ентоні:  оперативна інформація

служить для експлуатації; інформація контролю -  для керування і

управління організацією; інформація для стратегічних цілей служить для

пристосування до розвитку нових контекстуальних ситуацій. Гарна

система підтримки рішень забезпечує баланс між цими трьома рівнями.

Ефективна система підтримки рішень визнає важливість різного роду

інформації, необхідної для різних цілей.

Питання для самоконтролю

1. Яка роль інформації в контексті прийняття рішень?

2. Що означають «працюючі знання»?

3. Чому інформація перетворюється в продуктивні сили?

4. Які зміни відбулися в зайнятості трудових ресурсів США за минуле

сторіччя, і яке значення це має для України?

5. Яке значення інформації у формуванні цілей організації і здійсненні

окремих напрямків планування?

6. Як працює система підтримки рішень?