64 Сукупність організації інформаційного забезпечення обліку

Інформаційне забезпечення обліку розглядається як сукупність вхідних даних, система бази даних, їх обробка й одержання вихідної інформації.

Організація інформаційного забезпечення обліку покладена,  в основному, на працівників бухгалтерії, а також підрозділів (складів, цехів) підприємства, що здійснюють первинний облік.

За умов використання ПК значну частину роботи з організації інформації виконують працівники обчислювального центру, спеціалісти з обробки інформації. Проте такі питання, як організація системи облікових номенклатур, формування складу бази даних та режиму функціонування автоматизованого банку даних (АБД), порядок збереження облікової інформації, вони не завжди можуть кваліфіковано вирішувати без участі спеціалістів обліку.

Важливим питанням формування інформаційного забезпечення є організація складу, структури бази даних і режиму функціонування АБД.

Зауважимо, що і загальні, і спеціалізовані підрозділи бази даних в умовах використання ЕОМ створюються з урахуванням відповідних вимог у разі передавання звітної інформації різним органам управління, відділенням, секторам тощо.

За умов такого використання ПК, коли вони тільки обслуговують облік, банк даних з обліку створюється, в основному, в окремих АРМ, тобто створюється розподілена локальна база даних.

Режим функціонування БД, як відомо, включає створення бан¬ку даних і його коригування, відповіді на запити та обслуговування банку даних. Перших два режими — це не що інше, як фор¬мування і використання бази даних — основи бухгалтерського обліку, — і саме в їх організації вирішальна роль належить працівникам обліку.

До компонентів інформаційного забезпечення відносять: дані, необхідні для вирішення завдань обліку, методи і засоби подання облікових даних, систему уніфікованих документів, систему та методику створення баз даних, інформаційну взаємодію завдань обліку, засоби формалізації запису даних, організації потоків облікової інформації, методи і засоби розподільної інформаційної системи обробки інформації, інформаційну послідовність виконання завдань обліку.

Важливим елементом організації інформаційного забезпечення є розроблення форм видання вихідної інформації (машинограм, відеограм). Вихідні форми мають містити квінтесенцію необхідної інформації. Дуже важливим з погляду підвищення ефективності управління, проте складним з позиції організації, є створення вихідної інформації за відхиленнями (від норм витрат матеріалів, палива, оплати праці тощо) із зазначенням причин і винуватців цих відхилень.

Важчим питанням, яке також мають вирішувати бухгалтери, є організація зберігання облікової інформації.