41.     Організація інформаційного забезпечення обліку, контролю та аналізу.

Інформаційне забезпечення обліку - сукупність вхідних даних, система бази даних, їх обробка й одержання вихідної інформації. Основним об’єктом обліку на різних етапах технології обліку в цілому і технології розв’язання кожного облікового завдання зокрема є облікова інформація. Так, на певній стадії облікового процесу облікова інфор¬мація є метою, результатом вирішення одного облікового зав¬дання і разом з тим використовується для розв’язання іншого облікового завдання, виступає як інформаційне забезпечення його вирішення.

Організація інформаційного забезпечення обліку покладена, в основному, на працівників бухгалтерії, а також підрозділів (складів, цехів) підприємства, що здійснюють первинний облік.

За умов використання ПК значну частину роботи з організації інформації виконують працівники обчислювального центру, спеціалісти з обробки інформації. Проте такі питання, як організація системи облікових номенклатур, формування складу бази даних та режиму функціонування автоматизованого банку даних (АБД), порядок збереження облікової інформації, вони не завжди можуть кваліфіковано вирішувати без участі спеціалістів обліку.

До компонентів інформаційного забезпечення відносять: дані, необхідні для вирішення завдань обліку, методи і засоби подання облікових даних, систему уніфікованих документів, систему та методику створення баз даних, інформаційну взаємодію завдань обліку, засоби формалізації запису даних, організації потоків облікової інформації, методи і засоби розподільної інформаційної системи обробки інформації, інформаційну послідовність виконання завдань обліку.

До складу інформаційного забезпечення відносять: поточні й групувальні дані про виробничо-господарську діяльність, нормативно-довідкову та вихідну інформацію, а також таку, яка надходить з інших підсистем.

Методи і засоби подання облікових даних включають засоби описання інформаційних взаємозв’язків даних, організації баз даних на машинних носіях, достовірності інформації, правила документування первинних даних і т. ін.

Важливим елементом організації інформаційного забезпечення є розроблення форм видання вихідної інформації (машинограм, відеограм). Вихідні форми мають містити квінтесенцію необхідної інформації. Дуже важливим з погляду підвищення ефективності управління, проте складним з позиції організації, є створення вихідної інформації за відхиленнями (від норм витрат матеріалів, палива, оплати праці тощо) із зазначенням причин і винуватців цих відхилень.

Вхідна інформація для розв’язання аналітичних завдань контролю має бути максимально аналітичною. Для досягнення цієї мети для кожного завдання слід установити рівень аналітичності вхідної інформації, а також визначити шляхи підвищення даної ознаки завдяки застосуванню прогресивних методів нормування, обліку (наприклад упровадження нормативного методу обліку затрат і калькуляції собівартості продукції) тощо.