39.     Розробка організаційних регламентів.

Організаційні регламенти — це нормативні документи, що регламентують функціонування апарату управління і здійснення облікового й аналітичного процесів. До них належать положення про відділ (бухгалтерію, плановий відділ тощо), управління (бухгалтерського обліку та звітності), посадові інструкції, стандарти, графіки, операційні інструкції, програми управління, регламенти робочого дня.

Специфіка облікового, контрольного й аналітичного процесів, особливо в умовах застосування ПК, потребує жорсткої їх регламентації, що має бути відображено в регламентаційних документах. Слід зазначити, що не всі регламентаційні документи розглядаються як повноправні складові — ідеться насамперед про положення про відділи і посадові інструкції, — інші (стандарти, графіки) відносять до допоміжних матеріалів.

Організаційні регламенти з обліку, контролю та аналізу з позиції їх розроблення і застосування класифікують за такими ознаками: обов’язковістю застосування, конкретизацією, сферою застосування, поширенням на елементи організаційної структури.

За ознакою обов’язковості застосування організаційні документи розподіляють на обов’язкові (Положення про бухгалтерський облік та звітність в Україні), основні, покладені в основу організації тих або інших робіт, процесів, і рекомендаційного характеру (методичні матеріали про функції та організацію робіт облікового персоналу за умов автоматизованого бухгалтерського обліку).

За ознакою конкретизації розрізняють типові й індивідуальні організаційні документи. За сферою застосування організаційні документи залежно від поширення їх на об’єкти організації обліку, контролю та аналізу поділяють на види робіт, що регламентують:

-        обліковий процес (графіки, стандарти і т. ін.);

-        контрольний та аналітичний процеси (графіки, схеми);

-        обліковий і аналітичний процеси (положення про нормативний облік, стандарти);

-        роботу апарату управління (положення про відділи, посадові інструкції);

-        обліковий і аналітичний процеси та роботу апарату управління (методичні матеріали про функції й організацію робіт облікового персоналу в умовах автоматизованого обліку).

З позиції поширення на елементи організаційної структури документи поділяють на загальнооб’єктні, що охоплюють усі елементи керованого об’єкта (загальнозаводські, загальнорадгосп¬ні), внутрішньооб’єктні, посадові, які поширюються на окремі складові.

В якій би формі не здійснювалася колективна праця, вона вимагає найвищої відповідальності кожного за виконання заздалегідь чітко визначених завдань.

В організації роботи бухгалтерського персоналу окреслюються три рівня:

-        загальне стратегічне керівництво та управління;

-        управління структурними підрозділами, групами, секторами тощо;

-        робота безпосередніх виконавців.

Для кожного рівня мають бути визначені функціональні обов’язки, повноваження, права та відповідальність. Досягти цієї мети можна лише в разі створення нормативних документів внут¬рішнього порядку на підприємстві, які визначатимуть повноваження, взаємовідносини між різними рівнями управління, характером робіт, структурною побудовою та роботою виконавців. До цієї системи входять:

       положення про бухгалтерську службу підприємства;

       положення про сектор (групу) бухгалтерської служби;

       положення про посаду (посадова інструкція).

  Кожному рівню організації відповідає свій графік робіт. На підприємствах створюють такі графіки:

-        загальні графіки облікових робіт,

-        структурні графіки робіт підрозділів,

-        індивідуальні графіки робіт виконавців.

   У системі управління діють дві організаційні засади: формаль¬на та неформальна.

Під формальною розуміють таку організацію робіт, що виконується в системі, зміст якої зафіксовано, заздалегідь визначено в різних організаційних документах, нормативах, правилах і т. ін.

Неформальна організація — навпаки — не має офіційних атрибутів, які визначають побудову управління та порядок його функціонування. Наявність її зумовлена специфікою соціальних систем, обмеженими можливостями формалізації.

Між ознаками формальної та неформальної організації можна провести паралель.

Кожний позитивний прояв неформальної організації може бути зіставлений з еквівалентною йому ознакою формальної організації або навпаки.

Розглянемо кілька прикладів.

Ознаки неформальної

організації     Ознаки формальної

організації

Переконання Примусовість

Особисті інтереси, мотиви    Показники та умови стимулювання

Вплив, авторитет       Символ влади, службове становище

Лідерство      Керівництво

Усвідомлена справа   Посадові обов’язки

і т. д.  і т. д.

Акти формальної організації мають упорядкувати службову діяльність, бо інакше настає безладдя, що призводить до конфлікт¬ності в роботі.

Тому до регламентів формальної організації висуваються певні вимоги, а саме:

-        закріплення не будь-якого, а лише такого положення, яке забезпечує раціональне функціонування служби в цілому;

-        за наявності типових положень регламент має доповнювати його, виходячи з конкретних умов роботи підприємства;

-        наявність повного переліку розділів регламенту;

-        регламент не може містити суб’єктивну думку керівника як норму поведінки або дії.