30.Сутність документопотоку.

Документопотік - це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації.

Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми організації обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів, обчислювальних машин, які використовуються в обліковому процесі. Вони бувають різної інтнсивності, що потребує особливої уваги при організації облікового процесу.

Аналіз документопотоків - шлях до вивчення та раціоналізації існуючої системи управління організації. Найбільш простим та наочним методом аналізу документопотоків є графічний: будуються графіки документообігу від місця створення документа до місця використання і зберігання із зазначенням часу (нормативного і фактичного) перебування документа у працівника, відповідно до його посадових обов'язків. Аналіз документопотоків нерозривно пов'язаний із аналізом організаційної структури підприємства, що дає змогу одночасно зробити висновки щодо ефективності останньої. На їх основі з урахуванням обсягу документообігу та категорії підприємства (IV - до 10 тис. документів на рік, III - 10-25 тис. документів на рік, II - 25-100 тис. документів на рік, І - понад 100 тис. документів на рік), а також форми організації діловодства (централізованої, децентралізованої, змішаної) розробляють схеми документообігу.

Основні параметри документопотоку: зміст потоку; структура потоку; спрямування потоку та його обсяг.

Зміст документопотоку - це склад документів, включених до нього, та склад інформації, зафіксованої в цих документах. Структурними показниками потоку документів зазвичай є ознаки функційного призначення документів (організація систем управління, організація процесів управління, обліку кадрів управління кадрами тощо). Режим документопотоку визначається циклічністю виконуваних операцій (наприклад, планування, звітності (квартальної, піврічної, річної), внутрішніми ритмами роботи підприємства. Напрям документопотоку характеризується змістом конкретної технологічної операції, способом засвідчення, погодження, затвердження, ознайомлення тощо. Обсяг документообігу - фізичною кількістю документів - оригіналів та їх копій, створюваних упродовж року.