15. Організація носіїв облікового процесу

Орг-я носіїв облік. Інф-ції потребує додерж. 3-х особл-й б. о. як процесу формув. доказів.

1 особл. - кожний госп. факт має бути зафікс-ий на носії як доказ, тобто як документ.

2 особл. - усі госп. факти із перв. докум., підляг. обов’язк. запису і нагромадж. в облік. реєстрах.

3 особл. б. о. поляг. у тому, що облік не закінч-ся на облікових реєстрах, а дані мають бути перенес. із них у звітні форми.

Проте, докум. форм-ся не лише на 1 етапі, а й на етапах поточн. та підсумк. обл.

Вибір носіїв облік. інф-ї залеж. від наявн. техн. засобів, організац-ї та обчисл-ї техніки. Як відомо в умовах ручн. обробки інф-ї матер-ми носіями даних та інф-ції є паперові, а в разі використ. Обчисл-ї техніки, - технічні (відео- і машинограми, дискети та ін.).

Вибору носіїв сприяє те, що багато папер. носіїв розробляють централізовано: типові форми документів, облік. реєстри, звітні форми. Якщо типових або уніфік-х докум-в немає, їх розробл-ть на підпр-вах відповідно до діючих полож., інст.-й та рекоменд-й.

На етапі пот. обл. використ. 3 види носіїв: облік. реєстри, розрах. Табл.. та бухг. довідки.

Вибір форм відображу. Облік-ї інфо-ї для пот. обліку здійсн-ся у розрізі топологічних підрозділів обл..у – осн. засобів, матер., оплати праці.

Пот. облік пов’яз. з викон. великої к-сті розрах-в. Значна част. розрах. таблиць рекоменд-на в централіз. Порядку.ю крім того багато їх розробл. Безпосер. на підпр-вах.

На підсумк. етапі готують 2 види носіїв: звітні форми та розрах. табл.

Звітні форми розробл-ть на осн. госп-ї д-сті (промисловість, с/г, будівн., торг. ін). Для цього з альбомів типових форм вибирають відповідні форми звітності.

Відібрані форми звітності форм. у роб. альбоми. При цьому окремо формують альбоми:

Роб. альбоми форм мають єдину структ.: тит. лист, перелік звітних форм, самі форми, методичні вказівки щодо їх заповн.

В умовах використ. ЕОМ облік. реєстри та звітні форми склад. за заданою прогр. і видають на техн.-х носіях (відео- і машинограмах та ін.).

Для розробки нос-в власноручно керуються заг. вимогами:

а) розташ. поряд реквізити, які заповнює 1 особа, графи реквіз-в, що перебувають у арифмет. та лог.залежн.;

б) довідк. дані - на зворотн. стороні док-та;

в) додерж. вимог законод. актів.

Комплекс робіт з визнач-м змісту форми носіїв облік. інф-ї поділ. на етапи:

-визнач. осн-х характ-к майб. форми;

-вибір необх. реквіз-в;

-попер. проектув. зон розміщ. інф-ції;

-вибір форми розміщ. реквіз-в у зони;

-компонув. ел-в інф-ї у ланки, а ланок - у зони;

-монтаж форми у цілому;

-кресл-ня ескіза;

-розрах. заг. площі та вибір формату;

-редагув-ня;

-оформл-ня.

Усі реквізити, що обробляють, поділяють на чотири підгрупи: групувальні (номенклат. №, вид операції), довідкові (назва підпр-ва, № картки, період, на який випис. докум.), кількісні (позначення одиниці, ліміт і дата видавання тощо.), вартісні (ціна за 1, заг. в-сть.)

До реквізиту, що не обробляють, віднос. підпис.