56 Організація бухгалтерського діловодства

Під діловодством розуміють сукупність таких видів робіт:

•        складання кореспонденції (листування);

•        приймання листів, які надходять;

•        відправлення листів адресатам (вихідних документів);

•        реєстрація листів, що надходять і таких, що відправляються;

•        зберігання відпрацьованих документів у поточному архіві;

•        передавання документів з поточного архіву до архіву постійного зберігання.

Діловодство організовують відповідно до Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Воно має забезпечувати оперативну роботу всього облікового апарату, її злагодженість.

Особливо слід звертати увагу на такі моменти діловодства: хто, коли одержав той чи інший документ, кому направлено його для виконання, яке прийнято рішення.

У всіх господарствах встановлюють єдиний порядок приймання документації, що надходить, її реєстрації, відправлення документів своїм контрагентам, зберігання відпрацьованих документів, формування папок-справ тощо.

Вихідним елементом організації діловодства є номенклатура — перелік назв справ господарства для групування та зберігання в них документів.

Загальну номенклатуру справ для господарства складає канцелярія, погоджуючи її з різними підрозділами, у тому числі і з бухгалтерією. У цій номенклатурі зазначають перелік справ, які необхідно відкрити для зберігання документації.

Аналогічно тому, як план рахунків бухгалтерського обліку визначає систему поточного обліку, так номенклатура справ діловодства визначає систему документування, зберігання документів та всі пов’язані з ними справи.

В умовах використання ПК питання зберігання інформації на машиночитаному носії розглядають у трьох аспектах:

•        зберігання інформації в період обробки на ПК;

•        зберігання в міжрозрахунковий період;

•        архівне зберігання.

Кожному машинному носію присвоюють порядковий інвентар¬ний номер.

Основними вимогами до зберігання інформації в період оброб¬ки з допомогою ПК є забезпечення:

•        контролю збереження інформації на машинному носії;

•        відновлення інформації на машинному носії в разі зруйнування або перекручування її;

•        захисту інформації від несанкціонованого доступу.

У міжрозрахунковий період у зберіганні інформації виділяють три операції: передавання на зберігання; зберігання; видавання інформації.

Надходження і видавання машинних носіїв здійснюються з реєстрацією в журналі приймання-видавання машинних носіїв.

Архівне зберігання інформації має забезпечити:

       зберігання інформації;

       захист інформації від несанкціонованого доступу;

       облік надходження та вибуття інформації архівного зберігання.

Архівному зберіганню підлягають машинні носії, що містять інформацію:

       первинну, відображену у вигляді первинних документів або їхніх машиночитаних копій;

       нормативно-довідкову;

       необхідну для контролю правильного автоматичного формування вихідної інформації;

       вихідну, відображену у вигляді вихідних машинограм.

Гарантійний строк зберігання документів на машинних но-

сіях — 5 років.

Після закінчення строків зберігання документи, які не підлягають передаванню на державне архівне зберігання, знищують. Машиночитані документи підлягають дефектуванню і списанню. При цьому складають акт про анулювання машиночитаних документів і в картці обліку носія роблять запис із зазначенням причини списування машинного носія, номера акта про анулювання і дати його складання.