27.Скласти графік документообороту з обліку (контролю, аналізу) вказаної ділянки на початковому етапі.

Первинний облік

Організація руху документів на етапі первинного обліку потребує встановлення раціональної послідовності створення їх, мінімізації витрат та часу на цей процес.

Для цього необхідно:

визначити перелік робіт, які слід виконати від першої до останньої операції над документом до створення його як повноправного носія облікової інформації;

склад осіб, відповідальних за вірогідне та своєчасне складання того або іншого документа та кожної операції;

час роботи над документом від першої до останньої операції;

технічні засоби, за допомогою яких можуть бути виконані ті або інші операції над документом;

спосіб і час передавання документа від одного виконавця іншому, з однієї операції на іншу;

відповідальних осіб за своєчасне передавання документа в процесі документообороту.

Загальна тривалість складання документа має бути мінімальною. Для цього необхідно обмежити кількість осіб, які беруть участь у складанні того або іншого документа, та встановити раціональну послідовність складання графіка руху.

Раціональна організація руху документів передбачає встановлення максимально коротких відрізків часу на їх передавання й обробку;

визначення конкретних строків передавання документа від виконавця до виконавця, від одного сектора обліку на інший; від бухгалтерії до обчислювального центру тощо.

На кожний документ складають оперограму або документограму

ОПЕРОГРАМА (ДОКУМЕНТОГРАМА) НАКЛАДНОЇ НА ВНУТРІШНЄ ПЕРЕСУВАННЯ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ

Остання операція первинного обліку — це передавання документа на поточний облік.