18. Орг-я технології облік. процесу

Організація руху документів на етапі перв-го обліку потребує встан-ня раціон-ї послідо-сті створення їх, мінімізації витрат та часу на цей процес.

Для цього необх. визнач.: перелік робіт, які слід виконати з докум-м до створ-ня його як носія облік-ї інф-ї;

-склад осіб, відповід-х за своєчасне склад-ня документа та кожної операції;

-час роботи над документом від першої до останньої операції;

-техн. засоби, за допом. яких можуть бути виконані ті або інші операції над документом;

-спосіб і час передав-ня доку-та від одного виконавця іншому;

-відповід-х осіб за своєч. Передав-ня докум-та в процесі документообороту.

Заг. тривалість складання докум-та має бути мінім-ю. Для цього необх. обмеж. К-сть осіб, які беруть участь у складанні того або ін. докум-та, та встан-ти раціон-ну послід-сть склад-ня графіка руху.

Остання операція перв-го обліку – передав-ня документа на пот-й облік.

Опер-ї пот-го обліку умовно можна розпад. на 4 види: просув-ня (прийом, передав-ня) перв-х докум-в, арифмет-ні дії (підрах-ки, розрах-ки тощо), групув-ня, пере груп-ня.

Кожний вид, склад-ся з кількох елемент-х робіт. К-сть та різном-сть цих робіт залеж. від наявн. або відсутн. ПК, їх типу, виду, системи. Ці особл-сті слід врах-ти при орг.-ї руху докум-в і формуванні документопотоків.

1-ю опер-ю пот. обліку є прийм. докум-в. Раціон. орг.-я цього етапу потреб. встановл-ня з кожного виду документів твердих строків здавання та вибору найбільш ефек¬т-го їх переміщення.

Наст. опер-ю пот-го обліку є склад. бухг-го проведення. Це практично визначає весь рух документа.

У подальшому рух документа залеж. від формув. показників в аналіт. і синтез. розрізах. Це значною мірою визначається тією сист-ю і формою обліку, яка застос-ся у госп-ві (журн.-ордерна, меморіально-ордерна, автоматиз-на).

Рух докум-в у процесі пот. обліку організ-ть в осн. за графіками. У графіку фіксують тільки основні його характ-ки. Такий графік являє собою табл., у підметі - назва всіх перв. докум-в, а у присудку - служби, структ. підрозд. та особи, які мають прац. з докум-ми, строки обробки, передав-ня, вид обробки тощо.

   Важл. елементом орг.-ції документообороту на етапі пот. обліку є зберіг-ня док-тів після обробки та здавання в архів. Докум-ти до склад. місячного балансу мають перебувати у розпорядж. у підзвіт. осіб, які їх використ-ли в обліку. Після цього їх зшивають у папки і зберіг. у пот. архіві бухг-рії. По закінч. пот. року всі докум. здають в архів господ-ва відпов. до заг. Полож. про формув. архівних матеріалів.

Для одерж. зведених підсумк. показників потрібна заздалегідь продумана сис-ма руху носіїв у часі та просторі на заверш. етапі облікового процесу.

За хар-ром і змістом окремі види робіт у процесі руху носіїв облікової інформації на цьому етапі не відрізн. від 2 попер. етапів. Проте підсумк. облік як етап облік-го процесу значно відрізн., якщо йдеться про звіти за міс. або за рік. Насамперед визнач-ть споживачів підсумк-ї інф-ї, для чого спочатку склад-ть перелік адресатів і форм звітн-ті, використ-чи табель-календар звітності. Оскільки звітність поділ. на зовн. і внутр.., то й табель-календар звітності має 2 форми.

При орг.-ї руху носіїв облік-ї інф-ї підсумк-го етапу необх. визнач.:

• перелік робіт, які треба виконати при заповн-ні окремих форм звітн-ті;

• взаємозв’яз. окремих форм;

• склад осіб, що відповід-ть за підгот-ку даних для заповн-ня тієї або ін. форми;

• строки підгот-ки даних (дні, год.);

• спосіб передав-ня даних виконавцю;

• техн. засоби, які використ-ся для підгот. звед-х даних, пок-ків тощо.

Особл-тю орг.-ї руху носіїв облік-ї інф-ї на етапі підсумк-го обліку є те, що до формув-ня того або ін. пок-ка іноді залуч-ть ін. служби - планові, матер.-техн-го забезпеч., фін., праці тощо. Це потреб. заздалег. Продум-ї с-ми взаємозв’язку з цими службами.

Для формув. пок-ків звітної форми склад. відповідні оперограми (документограми). В них чітко визнач., коли підсумк-й документ передають гол. бухг-ру для аналізу.

При орг.-ї підсумк-го обліку доцільно застос- сітьові графіки. Особлю це стосю складних звітних форм. Крім оперо грам  для орг.-ї підсум¬к-го обліку використ-ть також зведені графіки комплексу робіт за міс., квартал, півріччя, 9 місяців, рік. Потреба у цих графіках зумовлена тим, що звед. звіти за к-стю форм та їх показниками відрізн-ся один від одного.