Тема 8.2. Облік процесу постачання

Підприємство з виробництва продукції, робіт чи послуг є складною системою, під якою розуміють сукупність окремих елементів, котрі знаходяться у взаємодії та зв'язках між собою і утворюють єдність та цільність. Підприємство як система характе­ризується двома основними характеристиками:

- динамізмом, зміною у часі самої системи та її стану;

- інформативністю процесів та явищ, які відбуваються у ньому.

Система може бути ідентифікована лише тоді, коли вона виді­ляється з середовища, має внутрішні та зовнішні характеристики.

Підприємство можна розглядати як систему, призначену для трансформування факторів виробництва (техніка, сировина і матеріали, жива праця, капітал) у готову продукцію.

Завдання процесу постачання полягає в забезпеченні потреб виробничого процесу в різноманітних факторах виробництва - сировині, матеріалах, паливі, тарі, запасних частинах, малоцінних та швидкозношуваних предметах, основних засобах (будівлях, спо­рудах, транспортних засобах, машинах, верстатах, устаткуванні), живій робочій силі (робітники, управлінці, службовці), капіталі (інвестиції, гроші) та інших ресурсах. На виході з системи знаходиться готова продукція, яка призначена для збуту споживачам. Від споживачів продукції на підприємство надходять гроші, а виходять - при оплаті постачальникам факторів виробництва.

Важливо підкреслити, що для здійснення процесу постачання необхідні фінансові ресурси (гроші), які підприємство отримує лише після збуту продукції покупцям. Крім цього необхідно забезпечити безперебійність усіх процесів - постачання, вироб­ництва і збуту. Якщо готова продукція не буде швидко реалізована, то підприємство не зможе закупити необхідні фактори виробництва, що ускладнить кругооборот капіталу. Несвоєчасне забезпечення потреб виробничого процесу призведе до зменшення випуску продукції, обсягу реалізації і виручки.

Отже, у фінансовому обліку потрібно відображати інформацію про кожний із процесів кругообороту капіталу і визначити їх ефективність, яка розраховується через отримання економічних показників у системі бухгалтерських рахунків.

 В результаті перетину межі підприємства гроші можуть виходити в оточуюче середовище або надходити на підприємство із середовища, при цьому підприємство може функціонувати, якщо притік грошей перевищить відтік. Показник руху грошової маси краще характеризує фінансовий стан, ніж показник прибутку.

Отримання достатньої грошової маси для розширеного вироб­ництва пов'язане з багатьма факторами кращого використання існуючого потенціалу:

- модернізація виробництва (сучасна техніка, високі технології, автоматизація, роботизація);

- сучасні технології виробництва;

- організація виробництва на основі досягнень науки;

- організація праці, спрямована на підвищення продуктивності;

- раціональне використання матеріальних ресурсів та перехід на нові конструкційні матеріали;

- використання відходів виробництва;

- організація управління на основі досягнень науково-технічного прогресу;

- інші напрями, що призводять до зниження собівартості продукції.

Серед цих факторів значне місце посідає раціональна організа­ція матеріально-технічного постачання, яке забезпечує укладання договорів на поставку ресурсів, доставку їх на склади, розміщення і зберігання, доставку на робочі місця.

Для забезпечення тривалого існування підприємства необхідно відслідковувати не тільки поточний стан справ на підприємстві, а й майбутній.

 Точність передбачення майбутнього залежить від точності визначення параметрів системи та методів прогнозування. Визна­чення майбутнього стану системи пов'язується з покращенням стану потенціалу, в тому числі і підсистеми постачання.

У фінансовому обліку процес постачання чітко не виділяється, хоча немало економістів пропонують організувати облік у системі бухгалтерських рахунків та використовувати інформацію для визначення ефективності цього процесу. Автор пропонує звернути увагу на процес постачання, оскільки через нього проходять вхідні потоки ресурсів, які в майбутньому перетворю­ються з натуральної форми у вартісну. Витрати, пов'язані з придбанням ресурсів, становлять від 10 до 30% від вартості заго­товлених ресурсів, а тому їх облік та аналіз динаміки і структури дають можливість знайти шляхи зниження витрат, і збільшення маси прибутку.

Робота відділу постачання значною мірою визначається зов­нішніми факторами, зокрема пошуками постачальників у зовнішньому середовищі.

Процес постачання в широкому розумінні означає загальне керівництво постачальницькою діяльністю, здійснення якої покладено на спеціалізований відділ. Завданням відділу постачання є визначення рівня витрат на організацію постачання, здійснення політики щодо постачальників, укладання договорів тощо. У вузькому розумінні під управлінням постачання розуміють процес планування і щоденного керівництва забезпеченням поставок для виробничих і невиробничих потреб.

Відділ постачання відбирає з масиву постачальників таких, що забезпечують якісні матеріальні ресурси за прийнятним рівнем цін на матеріали, вузли, устаткування, економічно вигідні товарні партії, регулярність поставок. Особлива увага звертається на умови розрахунків та доставку найбільш економічним способом з метою зниження транспортних та складських витрат.

Потрібно враховувати, що рішення з постачання приймаються в умовах, коли часто змінюються як зовнішні фактори госпо­дарювання (економічні, політичні, соціальні, культурні, технічні, законодавчі, юридичні, ринок, кон'юнктура, пропозиція), так і внутрішні (план постачання і завдання, зв'язки підприємства, взаємовідносини з іншими відділами, зміна асортименту), що породжує певні проблеми та обмеження.

 Вантаж, що прибув на склад покупця, оформляється прибутковим ордером, якщо між фактичною наявністю цінностей і даними документів постачальника немає розходжень, а при розходженнях – акт приймання матеріалів.

На відвантажені матеріальні цінності постачальники виписують рахунки, прикладають до них вантажні квитанції залізничного чи водного транспорту і висилають покупцям. Можуть також висилатися інші документи, що характеризують товари, а на продовольчі товари - сертифікати якості, довідки аналізів, що характеризують якість товару.

Бухгалтерія веде оперативний контроль за вантажем, що надійшов, документами постачальника, їх оплатою та повнотою оприбуткування в журналі реєстрації документів і надходжень вантажів. Після оприбуткування вантажів на складах і здачі документів у бухгалтерію в журналі надходження вантажів записують дату надходження цінностей на склад, номер і дату звіту матеріально відповідальної особи.

Якщо документи на постачання цінностей надійшли від постачальника, а самі цінності не надходили, то вони вважаються "товарами в дорозі". В цьому випадку треба прийняти заходи щодо розшуку цінностей.

При прийманні цінностей безпосередньо на складі треба звертати увагу на можливі пошкодження тари й упаковки. Якщо такі пошкодження виявлені, то для подальшого приймання цінностей необхідно запросити представника влади на місцях (з товарного відділу, торгової інспекції, бюро товарних експертиз) і скласти акт на недостачу, яку засвідчують всі члени комісії.

Саме процедурні питання - оформлення договорів та дотримання правил приймання цінностей за якістю та кількістю - забезпечують доказовість при розгляді справ щодо майнових спорів між покупцями і постачальниками в господарському суді. Сторона, яка дотримується правил і має всі необхідні документи, виграє справу в суді.

Витрати на створення запасів та їх зберігання (транспортно-заготівельні) на практиці організовуються трьома методами:

- на окремому субрахунку, який відкривають на балансовому

рахунку 20 «Виробничі запаси» окремо до кожного субрахунку;

- на резервному рахунку 29 «Заготівля та придбання матеріальних

цінностей» з виділенням субрахунків за окремими видами матеріальних цінностей;

- збираються загальною сумою на рахунку 20 «Виробничі запаси» чи 29 «Заготівля та придбання матеріальних цінностей».

Стандартом бухгалтерського обліку 9 «Запаси» передбачено отримані з різних джерел матеріальні цінності (від постачальників, прийняті без оплати, виявлені при інвентаризації, від ліквідації необоротних активів і малоцінних та швидкозношуваних предметів, виготовлені в своєму виробництві, подаровані тощо) оцінювати за первинною вартістю. Отримані за плату запаси оприбутковуються за собівартістю, яка складається з таких статей:

- вартості матеріальних цінностей відповідно до умов договорів поставок (без податку на додану вартість для зареєстрованих платників податку, яким цей податок відшкодовується бюджетом);

- ввізного мита;

- непрямих податків у зв'язку з придбанням запасів, які не відшко­довуються підприємству;

- інші витрати, які безпосередньо пов'язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні до використання у запланованому вигляді;

- транспортно-заготівельні витрати.

Перші три статті відносяться на собівартість матеріальних цінностей прямим шляхом, бо вони вказуються безпосередньо в супровідних документах постачальника.

Четверта стаття - «інші витрати» - має виробничий характер, оскільки багато видів матеріалів перед використанням у виробництві вимагають сортування, розкрою за відповідними розмірами, лабораторного аналізу й дослідження, пакування тощо. Тому такі витрати доцільно виділяти на рахунку 23 в окрему групу, щоби після завершення робіт їх можна було включити на окремі види матеріалів методом розподілу.

Синтетичний облік транспортно-заготівельних витрат (за креди­том рахунків 20 чи 29) доцільно відображати у журналі 5 або 5А, а дані аналітичного обліку - у відомості 5.1.

Облік та аналіз транспортно-заготівельних і складських витрат сприяє зниженню собівартості. Про важливість посиленої уваги до них свідчить те, що за підрахунками окремих економістів, сума цих витрат порівнянна із сумою заготовлених матеріальних цінностей. За своєю суттю витрати на пошук постачальників, дос­тавку, складування і зберігання запасів є трансакційними витратами.

У зв'язку з переходом економічних суб'єктів на більш високі рівні розвитку, що обумовлено науково-технічним прогресом та ускладненням контактів і зв'язків з питань придбання ресурсів і збуту продукції, зростає роль трансакційних витрат, які виникають у процесі координації діяльності економічних агентів в умовах невизначеності та частих змін ринкового середовища. Так, зростають витрати на пошук постачальників, оплату послуг бухгалтерів, юристів, утримання засобів зв'язку тощо.

Трансакційні витрати є показником економічного прогресу, ступеня розвитку економіки і переходу до постіндустріального суспільства та інформаційної цивілізації.

Отже, виникає проблема збору та класифікації інформації про рівень трансакційних витрат на підприємстві. Отримання інфор­мації про витрати, пов'язані з постачанням, збутом, інформа­ційним забезпеченням апарату управління, засобами комунікації, утриманням фінансово-економічних служб, дозволить визначити рівень трансакційних витрат й оптимізувати їх величину, а можливо й обґрунтувати рішення щодо користування послугами спеціалізованих організацій, якщо це буде економічно доцільним.

Поки що, такі витрати не виділяються окремо у фінансовому обліку, хоча потреба у такій інформації з боку управління назріла.

Здійснення основної діяльності неможливе без наявності засобів для виробничого процесу - устаткування, складських приміщень, процесу постачання, постійного спостереження за рухом запасів у системі фінансового й управлінського обліку.

Завданням процесу постачання повинно стати правило: мати більше постачальників, компонентів для виробництва з метою попередження можливих збоїв та розробити систему поставок мінімальними партіями і в строк.

Процес постачання є дуже динамічним, оскільки реагує на зміну потреб виробничого процесу. Необхідно стежити за обсягами виробництва й тривалістю його процесу, щоби точно визначити кількість, якість і періодичність поставок. Оптимізація запасів вимагає від персоналу знання та застосування економіко-математичних методів розрахунків партій доставки, вибору вигід­ного маршруту доставки, мінімізації витрат на зберігання тощо.

Раціональне використання матеріалів, мінімальний розмір витрат на їх зберігання, операційний контроль за рухом і залишками матеріальних цінностей великою мірою залежить від організації складського господарства.

Функціонування складу вимагає значних витрат, пов'язаних із утриманням приміщення, устаткуванням складу (для розміщення матеріалів, перевезення, укладки в місця зберігання); внутрішньо-складськими витратами на опалення, освітлення, ремонт примі­щень; утриманням транспортних засобів; нарахуванням заробітної плати персоналу складу і відрахувань на соціальне страхування; охороною складів; витратами матеріалів при зберіганні на складі та від псування; витратами на зв'язок, канцелярські потреби та ін.

На жаль, до цього часу такі витрати відносилися до складу адміністративних, тому вони збираються по дебету рахунка 92 «Адміністративні витрати», що з економічної точки зору недоречно.

Витрати на утримання складського господарства не є управ­лінськими, а відносяться до процесу постачання. Тому вони, подібно до транспортно-заготівельних витрат, повинні облікову­ватися на окремому рахунку і включатися у фактичну собівартість витрачених матеріалів.

Треба наголосити на тому, що введені в практику обліку національні стандарти регламентують лише порядок отримання інформації для складання фінансової звітності. Стандарти не виконують роль інструкції, а лише в загальному, концептуаль­ному аспекті зазначають методологічні підходи до організації обліку. Головний бухгалтер може конкретизувати методологічні підходи, розкрити їх в обліковій політиці. Наприклад, якщо у стандарті 16 немає навіть згадки про процес постачання, то це не означає, що його не потрібно обліковувати. Вести такий облік чи ні вирішує керівник разом із головним бухгалтером. Справа лише в тому, чи розуміють вони роль і значення такої інформації для уп­равління, чи розуміють цінність інформації для прийняття рішень.

Процес постачання завершується не тоді, коли оприбутковано матеріальні ресурси від постачальників, а лише після визначення собівартості заготовлених цінностей, порівняння кошторисної вартості придбаних матеріалів з їх фактичною собівартістю і зна­ходження відхилень (економія, перевитрати). На основі бухгалтер­ських даних та кошторису витрат на придбання матеріалів можна зробити аналіз роботи та виявити резерви процесу постачання. В обліку оприбутковуються матеріали, що надійшли від постачальника записом:

Д 20, 21, 22, 23 (матеріальні витрати);

К 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками».

Непрямі податки можна обліковувати окремо на субрахунках рахунків 20, 21, 22, 23, а в кінці місяця списати на вартість заготовлених матеріалів. Це дасть можливість аналізувати їх величину та розробити заходи з їх оптимізації.

Транспортно-заготівельні витрати, як відзначалося раніше, можна збирати в розрізі статей, за якими складається кошторис.

Фактичні витрати збираються на рахунку 29:

Д 29 «Транспортно-заготівельні витрати»;

К 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»:

К 68 «Розрахунки за іншими операціями».

Списання транспортно-заготівельних витрат проводиться в кінці місяця записом:

Д 20, 21, 22, 23 (матеріальні витрати);

К 29 «Транспортно-заготівельні витрати».

Витрати, пов'язані з доведенням матеріалів до стану, в якому вони можуть бути спожиті на виробництві, відносяться до операційних, тому їх облік ведеться на рахунку 23 «Виробництво».

В кінці місяця такі витрати повинні списуватися на певні види матеріалів:

Д 20 «Виробничі запаси»;

К 23 «Виробництво».

Витрати на утримання апарату відділу постачання і складів матеріальних цінностей можна виділити із складу рахунка 92 «Адміністративні витрати» в окремий субрахунок 921 «Витрати на утримання відділу постачання і складів». Протягом місяця такі витрати збираються таким чином:

Д 921 «Витрати на утримання відділу постачання і складів»;

К 20, 22, 13, 66, 65, 372 (списуються витрати, пов'язані з процесом постачання).

В кінці місяця такі витрати списуються на фінансові результати:

Д 79 «Фінансові результати»;

К 921 «Витрати на утримання відділу постачання і складів».

Разом із тим, при визначенні повної собівартості заготовлених матеріалів у калькуляціях треба вказувати частку адміністра­тивних витрат, для чого попередньо вони розподіляються між окремими групами заготовлених матеріалів.

Калькуляція стосується іншого обліку - управлінського, але для його належної організації треба забезпечити дані у системі фінансового обліку.

Деталізація обліку окремих елементів собівартості заготовлених матеріалів потрібна, в першу чергу, на великих і середніх під­приємствах, хоча і для підприємств малого бізнесу така інформація може виявитися актуальною.