Тема 5.4. Організація документообігу

Процес від складання документа до його здачі до архіву називається документообігом або документопотоком.

Головний принцип ефективності документообігу: забезпечення проходження документів по найкоротшому шляху та з мінімальними витратами праці на їх обробку та пошук.

Чинниками, що визначають документообіг на підприємстві, є:

· особливості структури підприємства;

· обсяг здійснюваних господарських операцій;

· використання засобів електронно-обчислювальної техніки;

· спосіб передачі даних;

· вимоги до заповнення та зберігання окремих документів.

Інформація про документообіг, а саме про припустимий максимальний і мінімальний документообіг конкретного відділу та середній документообіг на одного бухгалтера є підставою для визначення чисельності бухгалтерів.

Основними етапами документообігу є:

1. Складання документів. Документи, як правило, складаються оперативними працівни­ками підприємства (комірники, рахівники цеху, майстри тощо).

2. Передача документів з місця складання та прийом бухгал­терією із їх перевіркою:

— за формою (заповнення певних реквізитів);

— за суттю (правильність відображення господарської операції та відповідність даному документу);

— законності (законність господарської операції);

— арифметичною (правильність підрахунків).

Таким чином, при прийманні документів здійснюється доку­ментальний бухгалтерський контроль за господарськими опера­ціями.

3. Облікова реєстрація даних документів, у процесі якої проводиться:

· Групування (сортування) документів за визначеними озна­ками. Так, документи про видачу матеріалів (вимоги, лімітні кар­ти тощо) групуються за складами, цехами, замовленнями тощо.

· Таксировка документів, яка являє собою математичні дії— мно­ження ціни на кількість, тобто отримання суми або оцінка госпо­дарської операції у грошовому вимірнику;

· Складання зведених документів – накопичувальних (за певний період, як відомість надходжень грошових коштів на розрахунковий рахунок підприємства) та групувальних (за ознаками та місцями здійснення операцій, як відомість руху виробничих запасів на складі) відомостей.

· Складання бухгалтерських проводок на основі бухгалтерських документів безпосередньо або за згрупованими їх даними у зведених документах.

· Систематизація відпрацьованих документів працівниками бухгалтерії у хронологічному порядку.

4. Передача документів до архіву - спочатку до поточного архіву бухгалтерії, де вони зберігаються протягом року, а потім до архіву підприємства відповідно до положення про порядок передачі та зберігання документів в архівах.

В цілому процес документообігу за етапами проходження однаковий за різних умов опрацювання облікової інформа­ції — вручну або ж автоматизованої. Разом з тим автоматизація обліку має свою специфіку щодо реалізації зазначеного процесу (складаються машинозчитувані бухгалтерські документи або зафіксовані інформаційні об'єкти, які можуть сприйматись за допомогою технічних засобів опрацювання облікових даних.

Рух документів (документообіг) найчастіше організо­вується за допомогою:

· схеми (графіку) документообігу;

· складання оперограми документа

· переліку робіт по створенню, обробці і перевірці документа тощо.