Тема 7.2. Облікові регістри – основа форми бухгалтерського обліку, їх класифікація.

Для формування необхідної інформації про господарську діяльність необхідно усі відомості про господарські операції, що представлені в документах, згрупувати у відповідності з їх економічним змістом та зареєструвати. Така процедура здійснюється за допомогою облікових регістрів, що забезпечує контроль за збереженням документів і необхідну наочність відображення даних, що представлені в документах. Таким чином, облікові регістри – це форма групування даних з первинних документів за однорідними ознаками, які використовуються для ведення бухгалтерського обліку і управління господарською діяльністю підприємства.

При цьому облікові регістри являють собою спеціальні таблиці, призначені для угруповання, нагромадження й узагальнення облікових даних. Вони мають різну форму в залежності від того, які об'єкти в них враховуються, у якому сполученні і які потрібно одержати облікові показники.

По зовнішньому вигляді ці регістри можуть бути у вигляді карток, відомостей, книг, вільних аркушів і ін. (наприклад, картка аналітичного обліку, книга обліку господарських засобів, реєстраційний журнал, різні відомості й ін.). У залежності від змісту облікові регістри бувають синтетичного й аналітичного обліку. За характером облікових записів - хронологічного і систематичного порядку. У першому випадку записи ведуться в хронологічному порядку, у другому випадку - у системі рахунків.

В регістрах хронологічного обліку відображаються господарські операції в певній послідовності, в момент їх здійснення групування даних, що реєструється, не здійснюється. Систематичні регістри призначені для реєстрації господарських операцій в певній послідовності і в окремих групах однорідних за економічним змістом господарських операцій. Регістри систематичного обліку складаються в розрізі синтетичного і аналітичного обліку.

На сучасних підприємствах широкого застосування знайшли комбіновані регістри систематичного обліку, що поєднують синтетичні та аналітичні записи. Застосування комбінованих регістрів дає можливість оперативно отримувати хронологічні та системні дані чи показники синтетичного і аналітичного обліку одночасно, що скорочує обсяг робіт і дає можливість наочно надавати інформацію щодо господарської діяльності для різних користувачів.

Структура синтетичних регістрів залежить від форми бухгалтерського обліку, а аналітичних регістрів – від особливостей об’єктів, що обліковуються.

В процесі господарської діяльності з’являється потреба в накопичені та групуванні даних. Для групування по об’єктам обліку використовуються групувальні відомості. Накопичувальні відомості використовуються для збору необхідних даних на протязі певного відрізку часу за однорідними операціями. Підсумки записів накопичувальних відомостей відображаються в регістрах синтетичного обліку. Для ведення аналітичного та синтетичного обліку використовуються бухгалтерські книги, у яких всі листки повинні бути зброшуровані, пронумеровані, а на останній сторінці вказана кількість сторінок та завірена підписами керівника та головного бухгалтера та печаткою.

Пусті листки представляють собою таблиці різного формату із спеціальним графленням. Вони складають основу сучасної форми обліку і використовуються для ведення як синтетичного, так і аналітичного обліку. Регістри даного виду застосовуються для записів операцій безпосередньо із первинних документів, для ведення різних відомостей й журналів.

По завершенню звітного року і складання балансу книги, картки, відомості закриваються шляхом підведення підсумків по кожному рахунку і виведенням залишків. Регістри бухгалтерського обліку повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, прізвище і підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Виходячи з потреб діяльності і управління підприємство може пристосувати регістри бухгалтерського обліку відповідно до специфіки своєї роботи з дотриманням вимог:

- єдина методологічна основа (принцип подвійного запису);

- взаємозв’язок даних аналітичного і синтетичного обліків;

- суцільне відображення усіх господарських операцій в регістрах обліку на підставі первинних облікових документів;

- накопичення і систематизація даних первинних документів у розрізі показників, необхідних для управління і контролю за господарською діяльністю малого підприємства, а також для складання і подання бухгалтерської звітності і декларації з оподаткування

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів, за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи. Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, облікових регістрів і звітності протягом терміну, але не менше 3 років, несе власник або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Підприємства для перевірки правильності складання облікових регістрів можуть застосовувати оборотну відомість за рахунками бухгалтерського обліку, яка складається з даних оборотів на рахунках бухгалтерського обліку Головної книги після занесення до неї оборотів із всіх журналів. Обороти за дебетом рахунків і кредитом рахунків також мають бути рівними. Інформація про господарські операції підприємства за звітний період (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів використовується для складання фінансової звітності.

Регістри бухгалтерського обліку побудовані за кореспонденцією рахунків бухгалтерського обліку, що встановлені Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженою наказом МФУ від 30 листопада 1999 року № 291 і зареєстрована МЮУ 21.12.1999 р. за № 893/4186.