Тема 6.4.Узагальнення показників поточного бухгалтерського обліку в оборотних відомостях

Для порівняння оборотів і залишків по всіх рахунках синтетичного обліку в умовах ручного ведення обліку застосовується особливий прийом узагальнення й перевірки записів по рахунках - складання оборотних відомостей.

Дані синтетичних та аналітичних рахунків узагальнюються в кінці звітного періоду з метою одержання зведеної інформації, а також перевірки записів суми з рахунків, для чого вони переносяться в загальну таблицю. Остання називається пробним балансом або оборотною відомістю.

Отже, оборотні відомості є одним із способів узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку і складаються на підставі записів по синтетичних та аналітичних рахунках.

Оборотна відомість по рахунках синтетичного обліку представляє собою зведення оборотів та залишків по рахунках за певний період.

 

Шифр рахунку	Назва рахунку	Залишок на початок звітного періоду		Оборот за звітний період		Залишок на кінець звітного періоду
		Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Разом

 

Оборотна відомість включає назву, початкові залишки, обороти по дебету та кредиту за звітний місяць і кінцеві залишки по всіх рахунках.

Шляхом підрахунку всіх стовпчиків одержуються три пари рівних між собою підсумків:

- початкових дебетових і кредитових залишків;

- оборотів по дебету і кредиту;

- кінцевих дебетових і кредитових залишків.

Якщо подвійний запис за весь попередній період здійснювався правильно, то загальна сума дебетових записів буде дорівнювати загальній сумі кредитових записів.

Відсутність рівності в будь-якій парі колонок вказує на помилку в записах або в підрахунку сум по відповідних рахунках.

Така перевірка базується перш за все на тому, що всі записи по рахунках здійснюються на підставі документів, що містять кількісний вираз операцій у грошових показниках. Тому, щоб впевнитися в повноті та правильності записів на кожному синтетичному рахунку, достатньо підрахувати підсумки відповідних документів та порівняти їх з оборотами по рахунку, якщо записи і підрахунки зроблені правильно, обороти будуть відповідати підсумкам документів.

Перевірка правильності оборотів та залишків по рахунках базується також на тому, що господарські операції не тільки записуються на синтетичних рахунках, але й відображаються в більш деталізованих показниках аналітичного обліку. Щоб впевнитися в правильності записів аналітичного обліку при веденні їх окремо від синтетичного обліку, необхідно зіставити їх загальні підсумки з оборотами та залишками відповідного синтетичного рахунку: якщо всі записи та підрахунки проведені правильно, обороти і залишки синтетичного обліку повинні дорівнювати підсумкам оборотів та залишків, отриманих в аналітичному обліку.

Яке ж значення має оборотна відомість?

По-перше, оборотна відомість по синтетичних рахунках застосовується для перевірки правильності і повноти записів по них.

По-друге, оборотна відомість по синтетичних рахунках використовується для складання балансу на наступну звітну дату. Кінцеві залишки по всіх рахунках, вказані в крайніх колонках, складають у своїй сукупності новий баланс підприємства.

По-третє, оборотна відомість по синтетичних рахунках використовується для загального ознайомлення з діяльністю підприємства Дані, що містяться в ній, не дають можливості глибоко дослідити господарську діяльність, але деякі загальні висновки про активи та пасиви підприємства на її підставі можна зробити.

Всі аналітичні рахунки, які відносяться до певного синтетичного рахунку, узагальнюються в оборотній відомості.

Оборотні відомості по аналітичних рахунках, як і оборотні відомості по синтетичних рахунках, призначені для перевірки правильності та повноти

ведення обліку, для спостереження за станом та рухом окремих видів господарських засобів. Це виконується шляхом порівняння підсумків аналітичних оборотних відомостей з даними відповідного синтетичного рахунку в синтетичній оборотній відомості. Оскільки записи на синтетичних та аналітичних рахунках виконуються паралельно, тому й підсумки оборотних відомостей в аналітичному обліку повинні співпадати з відповідними показниками синтетичного рахунку, в розвиток якого ведуться аналітичні рахунки.

Таким чином, всі облікові показники слід перевіряти за трьома основними напрямками:

1) порівняння оборотів по кожному синтетичному рахунку з підсумками документів, які були підставою для записів на цьому рахунку;

2) порівняння відповідних оборотів і залишків або тільки залишків по всіх рахунках синтетичного обліку;

3) порівняння оборотів і залишків або тільки залишків по кожному синтетичному рахунку з відповідними показниками аналітичного обліку.

Оборотні відомості по рахунках аналітичного обліку можуть бути двох видів , оскільки аналітичний облік по рахунках обліку запасів ведеться не тільки в сумовому, але й в кількісному виразі.В умовах ведення обліку без застосування комп'ютерних технологій виправдане складання двох форм оборотного балансу - оборотної відомості по рахунках та шахового балансу, який називається також шаховою оборотною відомістю.

Шахова оборотна відомість призначена, головним чином, для більш

глибокого ознайомлення зі змістом господарських оборотів. Вона застосовується також для перевірки правильності кореспонденції рахунків. Таку назву цей носій інформації одержав через те, що за зовнішнім виглядом він нагадує шахову дошку. Якщо на рахунку записано декілька сум з однаковою кореспонденцією, то у відповідну клітинку шахової оборотної відомості заноситься підсумок всіх таких сум. Інакше кажучи, в кожну клітинку шахової оборотної відомості записується тільки одна сума, що представляє собою підсумок проводок з однаковою кореспонденцією

Шахова оборотна відомість використовується, головним чином, для контролю за правильністю відображення господарських операцій на рахунках, тобто для контролю за кореспонденцією рахунків. Крім того, за допомогою шахової оборотної відомості можна відокремити обороти, що повторюються. Але при наявності великої кількості господарських операцій шахова відомість стає громіздкою та незручною для використання, тому для контролю застосовуються інші носії інформації із застосуванням інформаційних можливостей, закладених в шаховому балансі.