Тема 33. Оформлення сторінки документа, нумерація сторінок, членування тексту.

Оформлення сторінки документу. Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишаються вільні місця - береги (поля). Берег з лівого боку - 35 мм, він використовується для резолюцій та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається берег не менше 8 мм - це зберігає текст від пошкоджень. Потрібно мати на увазі, що праворуч рядки тексту закінчуються на неоднаковій відстані від краю аркуша, оскільки в ділових паперах, як правило, уникають переносу слів. Проте лінія правого берега не повинна бути аж надто ламаною.

Берег верхнього краю сторінки - 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода.

Берег нижнього краю сторінки не повинен бути меншим, ніж 19 мм для аркушів формату А4 (210 х 297 мм), для аркушів формату А5 (148 х 210 мм) -16 мм.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш не можна переносити самі підписи. Окрім них там має бути не менше двох рядків тексту.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, а друга й наступні сторінки друкуються на чистих аркушах паперу. Аркуші повинні мати той самий розмір і папір того ж самого ґатунку, що й папір, на якому надруковано бланк.

Нумерація сторінок. У документах, які оформляються на двох і більше аркушах паперу, не нумерується тільки перший аркуш, решта нумеруються.

При вміщенні документа на одному боці аркуша номери проставляються посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від верхнього краю арабськими цифрами без слова "сторінка" і пунктуаційних знаків (неправильно: - 5-, 10.).

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні - у лівому верхньому кутку аркуша.

Членування тексту. Рубрикація - це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін.

Рубрикація с зовнішнім вираженням композиційної побудови ділового документа. Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики й призначення.

Найпростіша рубрикація - поділ на уступи (абзаци). Уступ - це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Словом "уступ" позначається також частина тексту між двома такими відступами.

Уступ вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою. Часом уступ може складатися з одного речення, якщо цьому реченню надасться особливе значення, а також охоплювати групу речень, які послідовно розкривають складну думку. Проте в усіх випадках уступ повинен бути внутрішньо замкненою смисловою цілістю, бо інакше процес читання й опрацювання документа значно затрудняється.