Тема 16. Документ та його ознаки.

Слово "документ" походить від латинського "documentum" -повчальний приклад, взірець, доказ. В українській мові це слово з'явилося наприкінці XVII - на початку XVIII століття й позначало папери, що підтверджують чиїсь права, законність володіння чимось, законність певних дій, тобто мали юридичну силу. Слово "документ" витіснило з ужитку власне українські - грамота, лист, листовне письмо, що використовувалися на позначення таких же реалій.

У сучасній українській мові слово "документ" означає:

1. Діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось; складений відповідно до вимог закону акт, що посвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту, заповіт тощо);

2. Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка);

3. Історично достовірні письмові джерела (грамота, малюнок, твір

тощо);

4. Матеріальний об'єкт, у якому міститься та чи інша інформація, призначена для передачі її у часі та просторі (наприклад, фотоплівка, перфокарта та ін.).

Таким чином, документ - це письмовий діловий текст про факти, події, явища об'єктивної дійсності. Він побудовано за певною схемою, виконує конкретну, тільки йому властиву функцію.

Документ - це основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки У найширшому значенні слово "документ" сьогодні визначається як засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини. Документом ще називають будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії; предмета, поняття. Такі документи - найчастіше це постанова державних органів - мають назву акт.

Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити писемним доказом, а також бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Документи також надають можливість відтворити факти діяльності установи, організації чи підприємства.

Управлінський документ містить інформацію, що виникла й використовується в галузі управління. Такий документ - це, насамперед, носій інформації, а водночас і своєрідний "матеріал", "сировина для обробки". Це стосується, перш за все, цифрової та облікової документації, обробка якої добре механізується, а також документів організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

Частина документів - планування, звітність, ділове листування призначена для безпосереднього сприймання й оперування; вони повинен бути особливо зручними для читання.

Поняття високої культури діловодства й культури мови документів реалізується в таких конкретних вимогах:

- документ видає повноважний орган або особа відповідно до компетенції;

- документ не може суперечити чинному законодавству, директивним вказівкам керівних органів;

- документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні реальні пропозиції чи вказівки;

- документ слід складати за встановленою формою;

- документ має бути бездоганно відредагованим та оформленим.

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни та особистої культури працівників.

Усі наявні в обігу документи можуть бути згруповані за кількома ознаками:

За найменуванням: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заявки, службові записки, інструкції та ін.

За походженням: службові (офіційні) й особисті. Службові документи складаються в установах, організаціях, на підприємствах службовими особами, які їх представляють, а особисті - окремими громадянами за місцем виникнення,

За місцем виникнення: внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, які готуються, оформляються й виконуються в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносять ті документи, які надходять до цієї установи та інших установ, організацій чи підприємств. Їх ще називають вихідними та вхідними.

За призначенням: розпорядчі, статутні, виконавчі та інформаційні.