Тема 29. Протокол. Витяг з протоколу.

Протокол - це документ, у якому фіксується послідовний хід і результати роботи колегіальних органів, а також різноманітних нарад, засідань, зборів, обговорень та ін.

У протоколі зазначається порядковий номер, назва організації чи підприємства, дата, список присутніх або їх кількість, порядок денний (питання, посади, прізвища та ініціали доповідачів), короткий зміст доповідей, посади та прізвища промовців і короткий зміст їхніх виступів, ухвали з кожного питання, підпис голови та секретаря.

Протоколи бувають прості та докладні. У простому протоколі зазначається лише номер, дата, назва організації, кількість присутніх, склад президії, порядок денний. Під рубрикою "слухали" - назва питання, хто висловився, а після рубрики "ухвалили" - стисло сформульоване рішення або поширена резолюція.

У докладний протокол заносяться також питання, які ставилися доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Питання порядку денного в протоколі формулюються в називному, а не в знахідному відмінку, наприклад: “Обговорення та затвердження плану роботи..." (форма "Про обговорення та затвердження плану роботи..." не рекомендується).

Жанр виступу ("доповідь", "пропозиція", "реферат" та ін.) посада, прізвище й ініціали доповідача називаються після формулювання питання, наприклад: "Робота науково-методичного семінару кафедри. Доповідь ученого секретаря Кузьменка А.А.".

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ будується за традиційною схемою:

Слухали - виступили - ухвалили.

Під рубрикою "слухали" вказуються посада, прізвище й ініціали доповідача, тема доповіді (повідомлення) і викладається основний зміст доповіді або зазначається, що текст її додається. Так само оформлюється розділ "виступили". Питання, що ставляться на зборах до промовців, теж записують у протокол у формі прямої мови.

Розділ "ухвалили" містить виклад прийнятого рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або мати вигляд резолюції.

Резолюція - це документ, який фіксує ухвалу, постанову, прийняту з'їздом, зборами, конференцією тощо в результаті обговорення поставлених питань. Резолюція складається з двох частин: констатуючої та резолюційної. У констатуючій частині підкреслюють значення обговорюваного питання, зазначають досягнення та недоліки, а в резолюційній - заходи, спрямовані на виконання завдань. Дуже великі за обсягом резолюції пишуться окремо й додаються до протоколу (у дужках зазначається: рішення додається).

Слово "резолюція" вживається й з іншим значениям: напис службової особи на заяві, доповідній записці, ділових паперах, в якому міститься коротке рішення з приводу викладених у цих документах питань.

Особливу думку з приводу прийнятої ухвали учасник засідання може викласти на окремому аркуші, який додається до матеріалів протоколу та підписати його. Зміст особливої думки записується в протокол після запису відповідної ухвали.

Результати голосування стосовно кожної кандидатури записуються таким чином: 1. за ПІеремета В.В. подано 58 голосів, проти - 0, утримався -1.

Зразок протоколу:

ПРОТОКОЛ № З

загальних зборів Товариства української мови імені Т.Шевченка "Просвіта" філологічного факультету ХДУ від 18 лютого 1999 року

Усього членів Товариства - 75

Присутні - 68 (реєстраційний листок додається)

Голова - (прізвище та ініціали)

Секретар - (прізвище та ініціали)

Порядок денний:

І.Інформація про підготовку до святкування Шевченківських днів (виступ голови культмасової комісії Вірютіної Л.М.).

2.3авдання Товариства з приводу видання науково-методичних посібників українською мовою (доповідь голови Товариства Солдат Г.Г.).

Слухали: І. Інформацію голови культмасової комісії Вірютіної Л.М. про підготовку до святкування Шевченківських днів.

Зокрема, було визначено, що передбачається провести такі заходи:

конкурс на краще читання поезії Т.Шевченка, вечір "Думи Кобзаря", тематичний випуск стіннівки та концертна програма для публічних виступів.

Виступили: Члени Товариства Криволапов І.-М., Крилов К.В., які підтримали пропозиції Вірютіної Л.М. та зупинилися на деяких конкретних питаннях (фінансування заходів, підготовка оголошень і т.п.).

Ухвалили: 1. Інформацію Вірютіної Л.М. взяти до уваги.

2. Доручити Криволапову І.М. підготовку оголошень.

З.Крилову К.В. доручити роботу над оформленням стіннівки.

Слухали: 2. Доповідь голови Товариства Солдат Г.Г. про завдання з приводу видання науково-методичних посібників українською мовою (текст доповіді додається).

Виступили: І. Член Товариства Приймак В.М., що сказав ...

2. Голова мовної комісії Загорулько П.І., який поінформував...

3. Член Товариства Гладиш В.Б. звернув увагу на проблему ...

Ухвалили: Схвалити з внесеними поправками резолюцію зборів (текст резолюції додається).

Голова зборів (Підпис)

Секретар (Підпис)

Примітка:

- протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа;

- при написанні протоколу слід уникати тавтології. Урізноманітнювати текст синонімічними конструкціями (звернув увагу, зазначив, зупинився, констатував, повідомив, інформував, указав, підкреслив, погодився, заперечив, дав оцінку роботі, запропонував, вніс пропозицію тощо). ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ

Витяг із документів - один з наймасовіших видів ділових паперів, який являє собою частину протоколу (документа). Він надсилається чи передасться окремим особам або підприємствам (на їхню вимогу) і містить: номер відповідного документа, назву органу, засідання, наради, дату, порядок денний і текст з якогось одного чи декількох питань, що розглядалися.

Реквізити:

1 .Назва виду документа.

2.Номер протоколу.

3. Заголовок протоколу.

4.Дата протоколу.

5.Текст витягу.

6.Дата видачі витягу з протоколу.

7.Підписи секретаря та голови засідання.

8.Печатка.

Зразок витягу з протоколу:

ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ № 12

Засідання ради трудового колективу АТП "Комунальник" від 11 липня 2002 року

2. Слухали: заяву водія Марченка С.Г. із клопотанням колективу АТП про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію "Дубрава" на період з 1 серпні по 24 серпня 2002 року.

Ухвалили: виділити водію Марченку С.Г. путівку до названого санаторію.

18.07.2002.

Голова засідання (підпис) Шуміліна І.В.

Секретар (підпис) Проненко В.В.

Печатка

Примітка:

Згідно з правилами чергування прийменників (Український правопис 93р.) у назві документа слід вживати прийменник із: Витяг із протоколу.