Тема 21. Умотивованість вибору слова при написанні документа, явище синонімії.

За сукупністю мовних засобів і прийомів ділові папери належать до офіційно-ділового стилю мовлення, основними ознаками якого є послідовність і точність викладу фактів, чіткість, однозначність та лаконічність висловлювань, наявність усталених словесних формул (наприклад, з метою, у зв'язку, відповідно до, у порядку, згідно з та ін), вживання слів у прямому значенні, широке використання спеціальних термінів, дотримування прямого порядку слів у реченні тощо.

Офіційно-діловий стиль за експресивним забарвленням називають холодним, нейтральним, оскільки він підкреслює ділові стосунки й не передає суб'єктивної оцінки того, що викладається.

Для того, щоб офіційно-діловий стиль мовлення не перетворився на "канцелярзм", тобто на бюрократичний жаргон, необхідно дотримуватися певних вимог до мови документа, які випливають з норм літературної

мови:

1. Вимога зрозумілості мови ділового документа передбачає вживання загально відомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційно усталених та загальноприйнятих термінів у тому значенні, яке закріплене за ними словником.

2. Вибір слова має бути вмотивованим: не слід сплутувати значення слів підписка - передплата, продовжувати - тривати, є - являється, іноземний - іншомовний – закордонний, об’єм – обсяг, заступник – замісник, квиток – білет. Задача – завдання, питання - запитання тощо. Наприклад: підписка про невиїзд - передплата на газети; на прохання глядачів демонстрація фільму в кінотеатрі продовжується ще на тиждень; На першому пероні триває посадка на потяг Харків - Київ; Головною умовою успішної праці є злагодженість у діях - Уві сні йому часто являється померла мати.

3. Уживання іншомовних слів повинно бути правильним і доречним, а також зрозумілим для користувачів. Щоб правильно вживати іншомовні слова, слід керуватися таким:

а) не вживати в тексті іншомовні слова, коли є відповідники в українській мові;

б) уживання іншомовного слова в діловодстві допустиме лише в тому значенні, в якому воно зафіксоване в словниках;

в) не рекомендується користуватися в одному й тому ж документі іншомовним словом та його українським відповідником (наприклад,

апелювати - звертатися; анархія - безладдя; дефект - недолік, вада ґандж; екстраординарний - особливий тощо).

4. Слід уникати вживання вузькоспеціальних термінів, термінів новотворів (наприклад, замість позаштатний фонд іноді вживається безлюдний фонд), термінів-дублетів, термінів певної наукової школи.

5. У зовнішній діловій кореспонденції небажаним є вживані професіоналізмів, які, хоч і зрозумілі, але не належать до літературної мови (наприклад, карданний пристрій - кардан, отоларинголог – вушник тощо).

6. Надмірне захоплення слово- чи основоскладанням псує вигляд ділового папера, справляючи враження штучності мови (наприклад ветогляд, райзаготсировипа, санепідстанція, молзавод тощо).

7. Уживання кальок з російської мови або перенесення російських слів в українську мову, коли в останній існують слова з цим значенням, і грубою помилкою в оформленні ділових паперів (наприклад міроприємство - захід, умісний - доречний, появитися - з'явитися, слідуючий - наступний, сводка - зведення, співпадати – збігатися, останні - решта тощо).

8. При складанні ділових паперів слід уникати зайвих слів, які несуть надлишкову інформацію (наприклад, поспішаємо повідомити - повідомляємо, вважаємо за можливе просити - просимо), а також тавтологічних висловлювань (наприклад, моя автобіографія - автобіографія, у січні місяці - у січні, передовий авангард – авангард.

тощо).

9. У діловому мовленні має бути широко використана синонімія української мови (наприклад, помер - пішов від нас, залишив нас, пішов із життя; п'яний - у нетверезому стані, під дією алкоголю, у стані сп'яніння тощо). Однак вибір описових синонімічних форм не повинен завуальовувати зміст документа.

10. Неуважне вживання близькозвучних слів (паронімів) може призвести до перекручення змісту ділового папера (наприклад: громадський - громадянський, дільниця - ділянка, особистий особовий, нагода - пригода, лікарський - лікарняний – лікувальний, музичний - музикальний тощо).

Окрім деяких особливостей слововжитку в ділових текстах різних типів, виникають труднощі й у виборі найдоцільнішої граматичної форми у тих випадках, коли в мові налічується кілька паралельних способи висловлення, а також у виборі правильної синтаксичної конструкції.

Назви осіб за професією, посадою, званням, як правило, утворюють - паралельні форми чоловічого й жіночого роду (учитель - учителька, викладач - викладачка, працівник - працівниця, пані директор - пані директорка), однак офіційними, основними назвами професій, посад і звань служать іменники чоловічого роду (професор, директор, секретар).

Закінчення родового відмінка іменника фіксують майже всі словники, тому в разі потреби необхідно до них звертатися (наприклад, нема аркуша паперу, але ділового папера, листопаду (процес) але листопада (місяць), інструменту (збірне поняття)але інструмента (одн.).

Загальну грамотність ділових паперів знижує неправильне утворення аналітичної форми вищого та найвищого ступеня порівняння прикметників (самий гарний, самий найгарніший - потрібно більш гарний, найбільш гарний, найгарніший).