Тема 17. Регламентовані та нерегламентовані документи.

За структурними ознаками документи поділяються на стандартні, або нестандартні, тобто нерегламентовані.

Нерегламентовані є документи: заява, автобіографія, протокол, доручення, звіт, розписка, тощо. Їх ще називають документами з низьким рівнем стандартизації. Це документи, яких можна передбачити і сформулювати окремі компоненти формуляра. Сам же спосіб викладу – добір слів і словосполучень, будова речень, зв’язки між ними залежить кожного разу від конкретного змісту ділового спілкування.

Регламентованою зветься документація, складена за певним зразком – не лише зміст, а й формат паперу, склад реквізитів. Реквізити це: державний герб, емблема організації, назва міністерства, повна назва установки, індекс підприємства зв’язку, дата, адресат, заголовок до тексту, назва документа, тест, підпис, печатка та інш. Усіх реквізитів 31.

Для регламентованого документа часто використовується бланк – аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Регламентовані документи – це готові бланки, у яких залишається кілька незаповнених місць. У них – певний тип речень з чітко визначеним порядком слів, розміщенням групи підмета і групи присудка, головного і підрядного речення.

Стандартизовані одиниці ділового стилю, так звані штампи відіграють у документі таку ж роль, як терміни у науковому стилі. За ними закріплюється певна ділянка змісту.

Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка. Формуляр-зразок – єдина модель побудови комплексу документів, яка визначає сукупність реквізитів, розташованих в усталеній послідовності.

Формуляр-зразок

 

1- державний герб;

2- емблема організації чи підприємства;

3- зображення державних винагород;

4- код підприємства, установи, організації;

5- код форми документа;

6- назва міністерства або відомства (вищої організації або засновника);

7- повна назва установи, організації або підприємства – автора документа;

8- назва структурного підрозділу;

9- індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факса, номер рахунку в банку (кожен реквізит у новому рядку);

10-назва виду документа;

11-дата (без дати документ втрачає юридичну силу);

12-індекс;

13-посилання на індекс та дату вхідного документа;

14-місце складання або видання;

15-гриф обмеження доступу до документа;

16-адресат;

17-гриф затвердження;

18-резолюція;

19-заголовок до тексту (відповідає на запитання про що? “Про зарахування на І курс”, “Про надання допомоги...”);

20-відмітка про контроль;

21-текст;

22-відмітка про наявність додатка;

23-підпис (обов’язково розшифровується);

24-гриф узгодження;

25-візи;

26-печатка;

27-відмітка про засвідчення копій;

28-прізвище виконавця та номер його телефона;

29-відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

30-відмітка про перенесення даних на машинного носія;

31-відмітка про надходження документа.