Документальне оформлення операцій обігу товарів

Придбання товарів оформлюють договором постачання (купівлі-продажу) між постачальником і покупцем. Договір постачання є правовим документом, що визначає права й обов'язки сторін. Основ­ними його реквізитами є: найменування сторін, їхні розрахункові реквізити, найменування та кількість товарів, ціни, термін поста­чання, порядок розрахунків, зобов'язання, що мають підприємства.

Порядок документального оформлення надходження товарів на підприємство торгівлі залежить від місця приймання товарів покупцем.

Для отримання товарів на складі постачальника або у транс­портній організації матеріально-відповідальній особі видають довіреність (форма М-2 або М-2а), яку підписують керівник і го­ловний бухгалтер. Видані довіреності реєструють у спеціальному журналі обліку виданих довіреностей. Особа, що одержала дові­реність, має відзвітувати перед бухгалтерією про використання довіреності за призначенням. Невикористані довіреності повер­тають до бухгалтерії наступного після завершення терміну їхньої дії дня, про що робиться відмітка в журналі обліку виданих дові­реностей. Особам, які не відзвітувалися за одержані довіреності, видавати нові довіреності на одержання товарів заборонено.

Під час відпуску товару постачальник виписує Накладну на відпуск товарно-матеріальних цінностей типової форми № М-20 (зразок 4.1). Накладна виписується у 3-х примірниках на підставі договору, нарядів, інших відповідних документів і підписується особою, яка дала дозвіл на відпуск товарно-матеріальних ціннос­тей, і головним бухгалтером.

Перший примірник накладної надається підприємству, що отримало товарно-матеріальні цінності, як супровідний документ і як підстава для їх оприбуткування. Другий примірник залишається на складі постачальника і є підставою для списання відпущених товарно-матеріальних цінностей. Третій примірник передається пропускному пункту постачальника для контролю за вивезенням товарно-матеріальних цінностей.

Якщо товарно-матеріальні цінності передаються транспортній організації для доставки покупцеві, то виписується товарно-транспортна накладна, а накладна форми № М-20 не виписується.

При надходженні товарів до складу покупця супровідними документами постачальника можуть слугувати також рахунки-фактури, сертифікати якості, платіжні вимоги-доручення, подат­кові накладні, митні декларації, пакувальні ярлики.

Якщо під час прийняття товарів встановлено невідповідності між даними товаросупровідних документів і фактично одержа­ними товарами (за кількістю, асортиментом або якістю), склада­ють акт про прийняття матеріалів типової форми № М-7 (зра­зок 4.2), який є юридичним документом для висування претензії винуватцю – транспортній організації або постачальникові. Акт складає комісія, призначена керівником торгового підприємства. До складу комісії залучають: матеріально відповідальну особу підприємства-покупця, представника постачальника, а за немож­ливості його присутності (з дозволу постачальника) – компетент­ного працівника незацікавленої організації.

У разі надходження на підприємство товарів без супровідних документів (невідфактуровані поставки) також складають акт про прийняття товарів. Один примірник цього акту передають поста­чальникові.

Товари, що надійшли, оприбутковуються чистою масою та реєструються у Журналі обліку вантажів, що надійшли, типової фор­ми № М-1 (зразок 4.3). Записи до журналу робляться в міру над­ходження матеріальних цінностей на склад підприємства на під­ставі товарно-транспортних документів, прибуткових докумен­тів, актів приймання матеріальних цінностей тощо.

Придбання продуктів харчування у населення оформлюють актом закупівлі (зразок 4.4).