Облік паливно-мастильних матеріалів

Одним із основних елементів витрат автотранспорту є вар­тість паливно-мастильних матеріалів для надання автотранспорт­них послуг.

Під час надходження паливно-мастильних матеріалів на склад або до паливно-роздавальної колонки матеріально-відповідальна особа – заправник (комірник) має оприбуткувати нафтопродукти, що надійшли зі складанням первинного документа (прибуткового ордеру тощо) і зробити необхідні записи в Журналі обліку нафто­продуктів із зазначенням дати надходження матеріалів, номера цис­терни, номерів квитанції й товарно-транспортної накладної постачальника. Сторінки журналу мають бути прошнуровані, пронумеро­вані, скріплені підписами посадових осіб і печаткою підприємства.

Для обліку видачі палива зі складу використовують лімітно-заправочні відомості, які відкривають на місяць для кожного ав­томобіля. Відпуск палива водіям здійснює заправник у межах лі­міту, встановленого на місяць.

Кількість фактично виданого водіям палива фіксують у двох документах: у відомості обліку видачі нафтопродуктів і в Подо­рожньому листі водія. У відомості обліку видачі нафтопродуктів заправник зазначає дату, номер подорожнього листа, прізвище водія і кількість відпущеного палива за марками. Водій підтвер­джує отримання палива своїм підписом. Заправник записує від­пущене паливо до подорожнього листа і ставить у ньому свій підпис. Паливо, відпущене на заправку автомобіля, розглядають як внутрішнє переміщення від однієї матеріально-відповідальної особи (заправника) до іншої (водія). На підставі цих документів і в такому самому порядку відображають рух талонів на паливо. При цьому складають окрему відомість обліку видачі нафтопро­дуктів. Не використані талони, раніше отримані водієм, поверта­ються, про що у подорожньому листі роблять відповідний запис.

На підставі первинних документів, за якими на підприємстві здійснюють приймання і відпуск нафтопродуктів, матеріально відповідальна особа (заправник, комірник) складає Звіт про рух нафтопродуктів, який разом із первинними документами подає до бухгалтерії. Це слугує підставою для відображення в облікові руху нафтопродуктів. При складанні звіту враховують затвер­джені норми втрат нафтопродуктів у вагових одиницях на 1 метр квадратний поверхні випаровування резервуарних місткостей та в кілограмах до кількості руху нафтопродуктів в осінньо-зимовий або весняно-літній період залежно від значення октанового числа палива та кліматичної зони. Втрати нафтопродуктів під час зачищення ре­зервуарів і технологічних нафтопродуктопроводів списують за окремими актами, що складають на кожен випадок зачищення.

При виїзді з підприємства і після повернення водій надає по­дорожній лист, в якому механік (чи інша уповноважена особа) проставляє дані пробігу автомобіля за спідометром, а також за­лишки палива у баках автомобіля під час виїзду й при повернен­ні. Ці показники фіксують у диспетчерському журналі.

Фактичні витрати палива за кожним подорожнім листом вста­новлюють за розрахунком: до залишку палива у баках автомобіля на початок зміни додають кількість палива, отриманого в натурі або за талонами, і віднімають залишок його у баках на кінець зміни. Фактичні витрати за кожним подорожнім листом зістав­ляють із витратами, розрахованими за нормами, й визначають економію або перевитрати палива за кожною маркою автомобіля.

Списання паливно-мастильних матеріалів із підзвіту водія здійснюють з урахуванням чинних норм їх витрат. При цьому зважають на суттєві особливості експлуатації автотранспортних засобів. Для автомобілів норми встановлюють з урахуванням та­ких чинників: базова норма на пробіг (на 100 км); на поїздку із вантажем (враховують збільшення витрат палива через особливос­ті маневрування, наявність операцій із завантаження та розванта­ження); на одну тонну спорядженої маси (враховують додаткові витрати палива при зміні спорядженої маси автомобіля, причепа або напівпричепа); на виконання транспортної роботи (врахову­ють додаткові витрати палива під час руху автомобіля з ванта­жем); на пробіг у разі виконання спеціальної роботи (на 100 км); на роботу спеціального обладнання, встановленого на автомобілі (на годину або виконану операцію); на роботу незалежного обігрівача. Крім того, враховують особливості дорожніх умов руху (збільшення витрат палива в зимовий період експлуатації, у гірсь­кій місцевості), виду палива, терміну експлуатації автотранспорт­ного засобу тощо.

Придбання паливно-мастильних матеріалів у дорозі на сто­ронніх АЗС відображають в авансовому звіті водія. До авансово­го звіту додають документи, що підтверджують придбання цих матеріалів (чек ЕККА АЗС, товарний чек, розрахункову квитан­цію, а також податкову накладну, якщо сума в чеку перевищує 20 грн). У подорожньому листі також має бути позначка АЗС про кількість виданого палива.

Водій упродовж трьох робочих днів після повернення із від­рядження зобов'язаний відзвітувати за авансовим звітом про витрату одержаних у касі підзвітних сум. Підставою для списання паливно-мастильних матеріалів є подорожній лист автомобіля.

Облік талонів на нафтопродукти здійснює призначена керів­ником матеріально відповідальна особа у Книзі обліку талонів на нафтопродукти. Книга має бути пронумерована, прошнурована, підписана керівником і головним бухгалтером підприємства і за­тверджена печаткою. Записи в ній здійснюють щоденно за дани­ми документів на оприбуткування і списання талонів на нафтопродукти. Оприбуткування талонів фіксують у книзі на підставі накладних на відпуск матеріальних цінностей (талонів на нафтопродукти). Списання талонів проводять згідно із видатковими ордерами (накладними). Видатковий ордер оформлюють на кож­ного водія, який отримує талони на нафтопродукти в підзвіт. Він містить такі обов'язкові реквізити: прізвище, ім'я, по батькові особи, яка отримує талони, номінал одного талону, загальну суму отриманих талонів, підписи матеріально відповідальної особи та водія. За даними прибуткових і видаткових документів матері­ально відповідальна особа складає під копіювальний папір два примірники звіту про рух талонів, один примірник передає до бух­галтерії підприємства разом із первинними документами.

Підставою для списання палива є відомість обліку видачі нафтопродуктів і подорожній лист. На кожне 1-е число місяця здійс­нюють інвентаризацію залишків палива у баках автомобіля з оформленням інвентаризаційного опису.

Після того, як дані одержаних регістрів звірено, складають дві картки: Картку обліку витрачання палива автомобілем та Особо­ву картку водія.

Першу картку відкривають на кожний транспортний засіб. У ній указують фактичну й нормативну витрату палива за кож­ним подорожнім листом (економія чи перевитрата).

В особовій картці водія відображають облік фактичного і нор­мативного витрачання палива за кожним подорожнім листом і підсумовують результати роботи за місяць (економія чи перевит­рата), що слугує підставою для нарахування премій за економію чи утримань вартості перевитраченого палива. Вартість перевит­рат палива списують за рахунок водія (якщо доведено його вину) або за рахунок підприємства (якщо вину водія не доведено).

На підставі підсумкових даних карток обліку витрат палива автомобілем технік з обліку паливно-мастильних матеріалів скла­дає за кожним видом палива зведену відомість обліку витрат па­ливно-мастильних матеріалів за автомобілями за місяць, яку за­тверджує головний інженер підприємства і передає до бухгалтерії відомість треба звірити з даними про залишки палива в актах зняття залишків палива в баках автомобілів, а також із даними про фактичне отримання палива водіями і даними звітів матері­ально відповідальних осіб (заправників) за поточний місяць. Піс­ля цього за відомістю проводять списання на витрати виробницт­ва використаного палива.

На підставі актів інвентаризації залишків та звітів про рух па­лива технік з обліку паливно-мастильних матеріалів складає звіт про витрати палива за місяць, в якому відображає рух палива за видами, фактичні витрати палива за видами, фактичні витрати палива та результат (економія або перевитрати) проти встановле­них норм. Перевитрати палива водіями за рішенням керівника підприємства відносять до відшкодування матеріально-відпові­дальною особою або на витрати діяльності.

Заправку і дозаправку автомобілів мастилами здійснюють, як пра­вило, під час проведення технічного обслуговування автотранспорту.

Облік наявності й руху паливно-мастильних матеріалів, призна­чених для експлуатації транспортних засобів та інших виробничих потреб, здійснюють на субрахунку 203 «Паливо». На цьому рахунку також обліковують оплачені талони на нафтопродукти і газ.

До субрахунку 203 доцільно вести такі субрахунки другого рівня:

- 2031 «Нафтопродукти на складі» – обліковується наяв­ність і рух усіх видів нафтопродуктів, що перебувають на нафто­складах, у пунктах заправки, інших підрозділах підприємства, у ваговому й грошовому еквіваленті;

- 2032 «Нафтопродукти в талонах» – обліковують талони, отримані матеріально відповідальними особами на нафтопродукти в одиницях виміру, зазначених у талонах та у вартісному вираженні;

- 2033 «Нафтопродукти в баках автотранспортних засобів» – облікують паливо, отримане водієм із нафтоскладу підприємства і на сторонній АЗС;

- 2034 «Газоподібне паливо на складі» – обліковують газо­подібне паливо на складі в підзвіті комірника;

- 2035 «Газоподібне паливо в талонах» – обліковують тало­ни, отримані матеріально відповідальними особами, на газоподіб­не паливо в одиницях виміру, зазначених у талонах та у вартіс­ному вираженні;

- 2036 «Газоподібне паливо в баках автотранспортних засо­бів» – обліковують газоподібне паливо у підзвіті водіїв.

Аналітичний облік паливно-мастильних матеріалів ведуть за кожним субрахунком за їхніми видами (марками), місцями збері­гання й матеріально відповідальними особами.

У таблиці 3.2 наведено операції з обліку паливно-мастильних матеріалів на автотранспортному підприємстві.

Таблиця 3.2.

Облік руху паливно-мастильних матеріалів.

 

№	Зміст операції	Дебет	Кредит	Сума
1	Отримано від постачальника бензину для ав­томобілів	2031	631	9000
2	Нараховано податковий кредит із ПДВ	641	631	1800
3	Бензин залито до баку автомобіля (підзвіт водія)	2033	2031	8000
4	Залито до баку автомобіля бензин від сторон­ньої АЗС	2033	372	1000
5	Видано водієві талони на бензин	2032	2032	800
6	Одержано бензину на АЗС за талони	2033	2032	800
7	Списано вартість використаного бензину за нормами	231	2033	9300
8	Списано вартість використаного бензину по­над норму на фінансові результати	79	2033	350
9	Списано вартість використаного бензину по­над норму за рахунок матеріально відпові­дальної особи (водія)	375	2033	150