ТЕМА 7 ПОЧАТКОВИЙ ПЕРІОД РОБОТИ В БУХГАЛТЕРСЬКІЙ СИСТЕМІ 1С:БУХГАЛТЕРІЯ ВЕРСІЇ 7.7.
Питання теми:
- встановлення програми;
- що таке "інформаційна база"
- підключення інформаційної бази;
- путівник по конфігурації;
- керування бухгалтерськими підсумками.
Програма "1С:Бухгалтерія" призначена для автоматизації всіх розділів обліку, підготовки первинних документів і звітності і може бути використана для підприємств будь-якого типу. Вона складається з двох частин - технологічної платформи (яка, у свою чергу, ділиться на три компоненти - бухгалтерський облік, оперативний облік і розрахунок) і прикладних рішень.
Прикладні рішення, створені на основі компонент технологічної платформи, називаються конфігураціями. Властиво, конфігурація - це те, що ви бачите, коли працюєте з програмою. Саме в конфігурації створені документи, звіти, довідники, з якими ви працюєте.
Для однієї й тієї ж програми можуть бути написані різні конфігурації, що враховують особливості обліку конкретної галузі і навіть конкретного підприємства. Для написання конфігурацій програма містить засоби конфігурування.
Встановлення програми "1С:Бухгалтерія" відбувається в два етапи:
1. Встановлюється система "1С:Підприємство" з компонентою "Бухгалтерський облік". Це робиться за допомогою програми встановлення Setup.exe. При цьому створюється нова програмна група в меню Пуск/Программы - 1С:Предприятие.
2. Встановлюється конфігурація. Цей другий етап ви можете відкласти і подумати над тим, яку конфігурацію встановити. У комплект поставки обов'язково входить конфігурація "Бухгалтерский учет для Украины" - типова конфігурація. Є конфігурації на основі кількох компонент. Такі конфігурації називають комплексними. Типова конфігурація "Бухгалтерский учет для Украины" використовує одну компоненту - "Бухгалтерский учет".
"1С:Бухгалтерія 7.7 для України" може бути запущена (Пуск/ Программы/ 1С:Предприятие) в таких режимах роботи:
-1С:Предприятие - призначена для ведення бухгалтерського обліку. Якщо ми спеціально не обумовлюємо режим, то в уроках йдеться саме про цей режим.
- Конфигуратор - призначений для редагування структур даних, збереження, відновлення даних, формування списку користувачів, призначення їм прав. Про цей режим ми плануємо поговорити надалі.
- Отладчик - кінцевими користувачами не використовується. Призначений для налагодження програмних модулів.
- Монитор призначений для перегляду списку користувачів та історії зміни інформаційної бази. Він дозволяє побачити, коли, як і над якими документами, скільки часу працюють ваші бухгалтери, і контролювати їхню роботу.
Що таке "інформаційна база"
Як й інші програми системи "1С:Підприємство", "1С:Бухгалтерія 7.7 для України" зберігає і накопичує облікову інформацію в окремому каталозі на жорсткому диску. Такий каталог називається інформаційною базою. Під час інсталяції програма створює на диску два каталоги - \1Cv77\1SBUKR і \1Cv77\1SBUKRD. У них розміщені відповідно робоча (призначена для ведення обліку) і демонстраційна (містить демонстраційний приклад ведення обліку) інформаційні бази.
Якщо планується вести роздільний облік за кількома підприємствами, то треба створити додаткові інформаційні бази - по одній на кожне підприємство. Найзручніше це робити, копіюючи вже наявні каталоги.
1. Запустіть Проводник. Знайдіть каталог із робочою базою.
2. Клацніть по ньому правою кнопкою миші і в контекстному меню виберіть Копировать.
3. Тепер клацніть правою кнопкою в порожньому місці поточної папки і вкажіть Вставить.
4. Клацніть правою кнопкою миші по назві папки і натисніть Переименовать.
5. Напишіть нову назву і натисніть ОК. Найзручніше, щоб назви папок відповідали назвам підприємств. Назвімо папку назвою нашого умовного підприємства - "Добро".
Внаслідок цих дій ми отримали чисту інформаційну базу Добро, розташовану в каталозі \1Cv77\Добро.
Файли, що містяться в каталозі інформаційної бази, можна умовно поділити на три групи:
- файли конфігурації (метадані) - 1cv7.md і 1cv7.dd. Саме ці файли задають склад і структуру даних.
- файли бази даних *.dbf і *.cdx, які накопичують усю інформацію, що вводиться користувачем;
- службові файли. Сюди належать, зокрема, файли *.spl, що містять опис валют, дат потрібною мовою.
"1С:Підприємство" розглядає каталог інформаційної бази як єдине ціле. Оскільки структура бази даних жорстко визначається її конфігурацією, стороннє втручання (видалення або заміна файлів) - неприпустимі.
Підключення інформаційної бази
(Завантаження програмного пакету 1С:Бухгалтерія)
Для того щоб "1С:Підприємство" "побачило" нову інформаційну базу, її треба зареєструвати у вікні Запуск 1С:Предприятия.
Під час запуску програма пропонує вибрати режим запуску та інформаційну базу для роботи. У вікні міститься список зареєстрованих баз (дві з них - робоча і демонстраційна - реєструються під час інсталяції). Список баз, що використовуються, можна редагувати. У нижній частині вікна зазначено повний шлях до вибраної інформаційної бази.
Підключимо до програми створену нами базу. Для цього:
1) натисніть кнопку Добавить;
2) у вікні Регистрация информационной базы, що з'явилося, напишіть назву нової інформаційної бази ("Добро");
3) зазначте її каталог (\1Cv77\ Добро), можна скористатися кнопкою Обзор.
Тепер наша інформаційна база з'явилася у вікні запуску "1С:Підприємства". Тепер виділимо у списку інформаційних баз рядок "Добро" і натиснемо кнопку ОК.
Конфігурація "1С:Бухгалтерія 7.7 для України" передбачає також можливість ведення обліку кількох підприємств в одній інформаційній базі. Такий варіант обліку вибирають в тому випадку, якщо господарська структура складається з кількох юридичних осіб, що мають загальних постачальників і покупців і схожий рід діяльності, або всі підприємства належать одним і тим же особам. У цьому випадку можна отримувати інформацію про рух активів і зобов'язань як щодо конкретного підприємства, так і загальну щодо всіх фірм.
Під час запуску "1С:Підприємства" ви можете отримати повідомлення "Порядок сортировки, установленный для базы данных, отличается от системного" - і запуск буде припинено. У такому випадку вам треба привести їх у відповідність - або встановити регіональний (український) стандарт для системи, або змінити кодову сторінку інформаційної бази.
Щоб встановити регіональний український стандарт, необхідно:
1. У меню Пуск/Настройка/Панель управления/Язык и стандарты вибрати закладку Регион и язык.
2. Встановити Украинский, натиснути ОК і перезавантажити комп'ютер.
Після перезавантаження діятиме український стандарт, і ви можете запускати "1С:Підприємство".
Якщо у вас (в основному це стосується користувачів мережних версій) є потреба зберегти російський стандарт, то слід:
1. Запустити інформаційну базу в режимі Конфигуратор.
2. У меню Администрирование вибрати Кодовая страница ИБ.
3. Вибрати кодову сторінку Русский, белорусский, болгарский и сербский языки, натиснути ОК.
4. Після цього закрити Конфигуратор і запустити ІБ у режимі "1С:Підприємства".
Путівник по конфігурації
Для самостійного освоєння конфігурації спеціально створений помічник - Путеводитель по конфигурации. Його вікно автоматично відкривається при першому запуску. Це довідкова система, інформація в якій структурована за ділянками обліку. Ви можете ознайомитися з:
- основними об'єктами обліку (розділ Структура конфигурации);
- початком ведення обліку (розділ Начало ведения учета);
- послідовністю введення інформації в інформаційну базу;
- способами аналізу наявної облікової інформації.
Вікно Путеводитель по конфигурации можна відкрити командою Путеводитель по конфигурации меню Помощь.
Розкрийте вікно Путеводитель по конфигурации. Подивіться зміст розділів. Перейдіть у розділ Начало ведения учета. Клацніть по піктограмі Начало ведения учета. Буде викликаний Помощник заполнения констант.
Путівник дуже зручний тим, що дозволяє не тільки прочитати потрібні відомості, але й перейти безпосередньо до виконання описаних дій подвійним натисненням на піктограму, розташовану зліва вгорі кожного розділу. Точно так само з меню Помощь можна викликати і вікно Совет дня. Якщо ви хочете відмовитися від порад, зніміть прапорець Показывать при запуске.
Керування бухгалтерськими підсумками
Бухгалтер, який кваліфіковано працює з програмою 1С: Бухгалтерия, обов'язково повинен уміти керувати бухгалтерськими підсумками. Якщо період розрахунку підсумків задано неправильно то виникнуть проблеми з проведенням документа та формуванням звітів. Замість потрібного звіту буде лише повідомлення програми За данный период итоги не рассчитаны. Аналогічне повідомлення заявиться в разі спроби провести документ, який має дату, що виходить за межі визначеного періоду бухгалтерських підсумків.
Щоб перевірити правильність заданого періоду бухгалтерських підсумків чи зміниити його, треба скористатися пунктом Управление бухгалтерскими итогами розділу Операции головного меню. У разі вибору цього пункту на екрані буде відкрито діалогове вікно керування бухгалтерськими підсумками (рис. 1). Реквізит Расчет установлен по задано за відображаємий період, на який задано розрахунок бухгалтерських підсумків. Якщо цей період не влаштовує, то потрібно для реквізиту Установить расчет по задати інше значення i натиснути на кнопку Установить расчет. Після цього треба лише натиснути на кнопку Полный пересчет итогов, дочекатися, доки програма їх перерахує, i закрити вікно керування підсумками
Рис.1. Діалогове вікно керування бухгалтерськими підсумками.