ТЕМА 11 ЗВІТИ.

ВИКОРИСТАННЯ СТАНДАРТНИХ ЗВІТІВ. РЕГЛАМЕНТОВАНІ ЗВІТИ

Питання теми:

• використання стандартних звітів;
• деталізація інформації;
• формування регламентованих звітів.

Якими б важливими не були довідники, журнали, документи, та все ж кінцевою метою ведення обліку є складання звітів. Намагання створити винятково повні довідники зі зручним розподілом елементів на групи, акуратне введення документів були б марними, якби унаслідок цього не можна було отримати різноманітні бухгалтерські звіти. За принципом створення і наповнення довідкової бази, введення даних на підставі пер­винних документів, і після цього одержання потрібних звітів побудовані практично всі програми бухгалтерського обліку.

Використання стандартних звітів

Програма 1С:Бухгалтерия надає користу­вачам змогу отримати близько двох десятків різних звітів. Якщо до цього додати ще варіанти звітів, які одержують унаслідок завдання різних параметрів під час їх формування, та можливості аналізу інформації у користувача практично необмежені. Доступ до всіх звітів можна отримати через пункт Отчеты го­ловного меню (рис.1), а до найуживаніших - через панель інструментів.

 

Рис.1. Звіти головною меню

Розглянемо загальні прийоми формування звітів, види звітів, використання звітів і взаємо­зв'язок між ними.

Передусім зазначимо, що вибір будь-якого зі звітів викликає діалогове вікно для налашту­вання параметрів звіту. Виберемо перший звіт зі списку - Оборотно-сальдовую ведомость - і на його прикладі розглянемо загальні прийоми роботи. Унаслідок вибору отримаємо діало­гове вікно для налаштування параметрів звіту (рис.2).

Оборотно-сальдова відомість містить для кожного рахунка інформацію про залишки на поча­ток і кінець періоду та обіги за дебетом і кредитом упродовж цього періоду. Такий звіт є одним з найуживаніших у бухгалтерській практиці. Параметрів у ньому небагато - потрібно вказати період звітності і декілька прапорців, що визначають його вид. У правій частині поля введення почат­кової і кінцевої дати звітності розміщена кнопка з піктограмою календаря, за допомогою якої можна скористатися календарем.

 

Рис.2. Діалогова форма звіту Оборотно-сальдовая ведомость

Для вибору стандарт­ного періоду звітності (місяць, квартал, рік) зручніше застосовувати кноп­ку Выбор периода, яка відкриває вікно вибору періоду (рис.3). Задамо, для прикладу, як період звітності перший квартал 2003 року.

 

Рис. 3. Вікно вибору періоду звітності.

Прапорці у вікні налаштування параметрів задають на власний розсуд. Зокрема, прапорець Данные по субсчетам перед­бачає друкування даних щодо всіх субрахунків, а не лише балансових. Прапорець Данные по валютам дає змогу отримати повнішу інформацію щодо валютних рахунків (суму в валюті, а не тільки гривневий еквівалент). Для одержання розгорнутого сальдо потрібно за­дати прапорець Развернутое сальдо. У цьому випадку у вікні налаштування параметрів буде ще одна закладка для налаштування списку правил, за якими одержуватимуть розгорнуте сальдо (рис. 4). Три кнопки збоку від списку правил дають змогу змінювати ці правила: кнопка “+” - додати новий рядок; кнопка “=” (якщо курсор розміщений у стовпці Ан.1, Ан.2 або Ан.З) - спричинити появу або зникнення того субрахунка, за яким провадять аналітичний облік. Кнопка Х вимикає правило під час 1 формування сальдо за балансовим рахунком, відображеним у лівому стовпці.

 

Рис. 4. Закладка Развернутое сальдо діалогового вікна звіту Оборотно-сальдовая ведомость

На панелі інструментів вікна налаштування параметрів звіту є дві кнопки, що раніше не траплялися.

Кнопка  Открыть настройку дає змог відкрити збережене попередньо налаштування параметрів звіту. Для часто уживаних звітів це досить зручна можливість. Для кожного звіту може бути декілька налаштувань, що відрізняються іменами, тому для конкретного використання треба вибрати потрібне налаш­тування зі списку збережених.

Кнопка Сохранить настройку забез­печує запам'ятовування активного списку налаштованих параметрів звіту. Налаштуванню доцільно присвоювати зрозуміле ім'я - це спростить його подальше використання. Однак запам'ятовувати треба не кожне налашту­вання параметрів, а тільки ті, що знадобляться у подальшій роботі.

Нагадаємо, що кнопка  Описание дає змогу отримати корисну ін­формацію про те, як налаштувати параметри звіту, про сам звіт і його взає­мозв'язок з іншими звітами.

Припустимо, що визначений період звітності перший квартал 2003 р., прапорець Данные по субсчетам задано, а два інші не задані - тоді потрібно натиснути на кнопку ОК або Сформировать. Як наслідок, відкриється вікно для перегляду сформованого звіту. Якщо звіт створено кнопкою Сформировать, то після виходу з вікна перегляду звіту відбудеться повернення до вікна налашту­вання параметрів звіту, і можна сформувати звіт з іншими параметрами. Якщо ж звіт створено кнопкою ОК, то після закриття вікна перегляду звіту автоматично закриється і вікно налаштувань параметрів звіту. Вікно перегляду звіту подібне до вікна перегляду документа, і якщо його відкрити, то стануть активними кнопки Печать і Просмотр на панелі інструментів програми. Друкування звітів виконують так само, як друкування документів - за допомогою кнопки Печать.

Деталізація інформації

Понад десять стандартних звітів, для яких, до того ж, можна налаш­товувати різноманітні параметри, надають користувачу широкі можливості аналізування даних. Однак це ще не всі можливості програми 1С:Бухгалтерия. Як діє бухгалтер, коли потрібно уточнити певні дані з одного звіту і сформувати на їхній підставі інший звіт? Звичайно, запам'ятовує або випи­сує на аркуш паперу потрібні дані і тоді складає інший звіт, налаштувавши потрібні значення параметрів. В 1C цього робити не потрібно, оскільки тут є можливість деталізації інформації.

Розглянемо поняття деталізації на прикладі розглянутого вище звіту - оборотно-сальдової відомості. Звіт має вигляд табличного документа, тобто таблиці, що складається з комірок. За допомогою курсо­ра можна переміщатися між комірками, причому комірка, в якій перебуває курсор, набуває інверсного забарвлення.

Наприклад, розмістимо курсор у комірці на перетині рядка рахунка 30 Касса і стовпця Обо­роты за период –Дебет.

Курсор набуде вигляду хрестика зі збільшуваль­ним склом, а це означає, що для заданої комірки можлива деталізація інформації. Зокрема, по­трібно дізнатися, звідки взялося число, що є у цій комірці (50.00 грн.): для цього достатньо двічі клацнути мишкою на комірці й на екрані з'явиться меню для вибору потрібного докумен­та (рис.5).

 

Рис. 5. Меню вибору звіту для деталізації інформації.

Виберемо у цьому меню пункт Ведомость по счету на екрані з'явиться звіт Оборотно-сальдовая ведомость по счету 30 який отримано без налаштувань параметрів звіту, а лише завдяки деталізації суми для комірки, що містить обіги саме рахунка 28. Отже, є детальна інформація саме про рахунок, що нас цікавить, однак припустимо, що треба дізнатися звідки взялася сума 900.00 грн. у комірці, розміщеній рядом. Двічі клацнувши мишкою на комірці, отримаємо інший звіт - це Карточка счета. Доступний ще один крок деталізації. Можна отримати інформацію про операції, породжені будь-яким з документів, що відобра­жені у звіті. Двічі клацнувши мишкою на відокремленій комірці, отри­маємо інформацію, як на рис. 6.

У вікні перегляду операції одержуємо інформацію про всі проведення, що Їх сформував документ. Це найбільший ступінь деталізації інформації

 

Рис. 6. Останній рівень деталізації інформації

Зазначимо, що різні звіти мають різні можливості деталізації інформа­ції, а саме:

Оборотно-сальдова відомість - картка рахунка, відомість за субконто, звіт про проведення, головна книга, журнал-ордер до рахунка.

Шаховий баланс - звіт за журналом проведень.

Оборотно-сальдова відомість за рахунком - картка рахунка.

Аналіз рахунка - журнал проведень, картка рахунка.

Аналіз рахунка за датами - звіт журналу операцій.

Аналіз рахунка за субконто - картка рахунка, звіт журналу проведень.

Головна книга - звіт журналу проведень.

Аналіз субконто - картка субконто, картка рахунка.

Картка субконто - операція.

Картка рахунка - операція.

Формування регламентованих звітів

До комплекту типової конфігурації належить набір регламентованих звітів. Це, передусім, податкові і бухгалтерські звіти, призначені для по­дання податковим органам, а також звіти, призначені для подання до різ­них фондів.

Розглянемо організацію роботи з регламентованими звітами. Оскільки регламентовані звіти періодично змінюються відповідно до чинних норма­тивних документів, то вони не належать до самої конфігурації, їх постав­ляють у вигляді окремих файлів - зовнішніх звітів (з розширенням ert). Ці файли розміщені в папці ExtForms, яка підпорядкована папці з інформа­ційною базою. Всі зовнішні звіти згруповані в папки для різних звітних періодів. Крім того, в папці, що містить групу звітів, розміщений тексто­вий файл RpList.txt з переліком звітів цієї групи та імен файлів, що їм відповідають.

Типова конфігурація має режим перегляду списку звітів звідки можна до них звертатися. Для виклику режиму роботи з регламентованими зві­тами потрібно скористатися командою головного меню Регламентиро­ванные отчетыз пункту Отчетность. На екрані з'явиться вікно зі списком регламентованих звітів (рис.7).

 

Рис. 7. Список регламентованих звітів

У верхній частині розташовано поле для вибирання групи звітів. У ком­плекті конфігурації, яку поставляють, є лише одна група регламентованих звітів за один період. У подальшому в цьому списку можуть з'явитися нові групи. Це стосується тільки користувачів ліцензійної версії 1C: Бухгал­терия, оскільки фірма ABBYY через мережу дилерів постійно і безкош­товно надає оновлення типової конфігурації і регламентованих звітів від­повідно до змін у законодавстві. Тому користувач, який купив програму має суттєві переваги порівняно з тими, хто використовує піратські копії.

Нижче розташований список звітів. Для одержання конкретного звіту треба вибрати потрібну групу і розмістити курсор у списку на потрібному звіті. Після цього натискають на кнопку Открыть або двічі клацають мишкою в списку на потрібному рядку: відкривається діалогова форма регламентованого звіту. Робота з регламентованим звітом практич­но нічим не відрізняється від роботи з будь-яким іншим звітом. Набір параметрів налаштування конкретних регламентованих звітів залежить від їхнього призначення і принципів роботи.

Список звітів досить великий і складається з декількох розділів від­повідно до контрольних органів, куди ці звіти подають. Наведемо увесь список звітів:

Податкові органи

Звіт про суми отриманих пільг з оподаткування (Форма №1-ПП)

Форма 8ДР

Декларація про ПДВ та акцизний збір на імпортні товари

Декларація про валютні цінності

Довідка про співробітників (Форма №3)

Довідка про сумісників (Форма №2)

Розрахунок сплати комунального податку

Декларація про ПДВ (з додатками)

Декларація про ПДВ (скорочена) (з додатками)

Повідомлення про авансовий внесок податку на прибуток

Декларація про прибуток

Розрахунок єдиного податку

Розрахунок акцизного збору

Відомість про балансову вартість товарних запасів (Додаток №2 до декларації про прибуток)

Відомість про балансову вартість матеріальних ресурсів (Додаток №1 до декларації про прибуток)

Звіт про дебіторську та кредиторську заборгованість (Форма 1-Б)

Заява про визначення податкового періоду

Органи статистики

Звіт про нарахування коштів на дорожні роботи

Баланс (стандарт №2)

Звіт малого підприємства (стандарт №25)

Розрахунок внесків до Державного інноваційного фонду

Звіт про фінансові результати (стандарт №3)

Примітки до фінансової звітності (форма №5)

Звіт про власний капітал (стандарт №5)

Звіт про рух коштів (стандарт №4)

Органи Пенсійного фонду

Звіт до Пенсійного фонду (квартальна форма)

Звіт до Пенсійного фонду (місячна форма)

Індивідуальні відомості про застраховану особу (для ПФ)

Список осіб, що працювали у роботодавця (для ПФ)

Відомості про роботодавця (для ПФ)

Органи соціального страхування

Звіт до фонду Соціального страхування від нещасних випадків

Звіт до фонду Соціального страхування

Служба зайнятості

Звіт про збір на обов'язкове соціальне страхування у випадку безробіття

Інше

Довідка про проведення декларування валютних цінностей

Довідка про відсутність валютних цінностей

Службові опрацювання

Оновлення інформаційної бази

Технологічний аналіз бухгалтерського обліку

Після вибору звіту на екрані з'являється форма звіту. Правила роботи з цими формами майже такі, як і в разі налаштування параметрів стандарт­них звітів у діалоговому вікні. Практично для всіх звітів (за винятком декількох, які опишемо окремо, та службових опрацювань) форми мають однаковий вигляд. Вікно форми складається з двох частин. Верхня призначена для керу­вання формуванням звіту. В нижній частині розміщений власне бланк звіту - таблиця, у яку вводять потрібну інформацію і яку потім друкують. Ця таблиця містить комірки жовтого і зеленого кольорів. Комірки жовтого кольору призначені для введення і редагування даних вручну.

Форма 8ДР. Цей звіт нагадує стандартні звіти, оскільки після його виклику на екрані з'являється діалогове вікно редагування параметрів звіту (рис.8). Уведення параметрів починають з завдання періоду звіт­ності. Змінити період звітності можна за допомогою кнопок, роз­міщених з обох боків від поля періоду звітності. Відповідно до вибраного періоду автоматично будуть налаштовані значення параметрів Выплаты учитывать с ... по ..., які у разі потреби можна змінити Можна також визначити балансові рахунки, за якими проводять виплати заробітної платні Наступний параметр - ім'я dbf-файлу - також набуває автоматично значення, відповідно до правил подання в податкову інспекцію цього звіту на електронних носіях залежно від за­даного періоду.

 

Рис.8. Діалогове вікно звіту Форма 8ДР.