ТЕМА 9 ДОКУМЕНТИ І ЖУРНАЛИ ДОКУМЕНТІВ.

ОПРАЦЮВАННЯ СТРУКТУРИ ЖУРНАЛУ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ ТА ЖУРНАЛУ ПРОВОДОК, ВАРІАНТИ ЇХ ФОРМУВАННЯ.

Питання теми:

• - журнал операцій;
• - типові операції та їхнє створення;
• - документи;
• - журнали документів.

Найменший об'єкт, з яким може працювати бухгалтер, - це операція. Операції використовують для відображення да­них про господарську діяльність у бухгалтерському обліку. Кожна з опера­цій може містити одне або декілька бухгалтерських проведень, їх можна вводити вручну або автоматично. Для перегляду введених операцій і робо­ти з ними призначений журнал операцій.

Журнал операцій

Журнал операцій призначений для роботи зі списком операцій, тому має низку особливостей. Головна особливість та, що він ніби розділений на два вікна (рис. 1). В одному з них відображено список операцій із зазначенням номера, назви документа, дати, суми, автора операції (хто зі співробітників виконав) та її стислого змісту. Друге вікно містить список проведень, що належить операції, на якій розміщений курсор. Вікно зі списком проведень має такий самий вигляд, як і вікно журналу проведень, і містить ті ж реквізити проведень.

Для роботи журнал операцій можна викликати командою Журнал операций з пункту Журналы головного ме­ню або натисканням на відповідну кнопку панелі інструментів. Цей жур­нал має таку ж панель інструментів, як і журнал проведень; призначення кнопок також однакове. Зокрема, кнопкою Новая строка під час роботи з журналом проведень можна створити нову операцію. Таке ж призначення цієї кнопки й у вікні журналу операцій. Водночас викорис­тання кнопки Удалить не є таким небезпечним. Після позна­чення операції для вилучення її заголовок залишається в журналі (зникають лише проведення) і, отже, з неї опісля можна зняти цю позначку. Єдиний нюанс такий: якщо операція створена документом, то у разі зняття позначки для вилучення відновити проведення згенеровані документом не вдасться, потрібно цей документ провести ще раз, і це можна зробити безп осередньо з журналу операцій.

 

Рис. 1. Вікно журналу операцій.

Піктограми, що позначають стан операції в журналі операцій, мають такий вигляд:

- операція (введена вручну або як типова);

- операція, створена документом;

- операція, породжена проведеним документом;

- операція, позначена для вилучення;

- операція, створена документом і позначена для вилучення.

У нижньому вікні, що відображає проведення, піктограми такі ж, як і в журналі проведень.

Коротко розглянемо дії, які можна виконувати над журналом операцій. Практично всі дії доступні через кнопки панелі інструментів журналу опе­рацій, тому описуватимемо їх у тому порядку, як вони розміщені на панелі інструментів. Нагадаємо, що всі ці дії доступні також через головне і кон­текстне меню, яке викликають натисканням на праву клавішу мишки.

КнопкаНовая строка. Цю дію можна також виконати, натиснувши на клавішу Insert, або командою Новая строка з пункту Действия головного меню чи з контекстного меню. Унаслідок цього з'явиться діалогове вікно для введення нової операції з панеллю інструментів, заголовною і табличною частинами. У заголовній частині відображені реквізити, які є у верхньому вікні журналу операцій (дата операції, її номер, сума, стислий зміст тощо), а в табличній - дані про про­ведення операції (кожна операція може містити одне або декілька прове­день). Ручне введення застосовують зрідка - у випадках, коли в типовій конфігурації для відповідної дії не передбачений документ. Унаслідок натискання на кнопку Новая строка рядок з'являється вікно для введення операції (рис. 2), у якому вже є два реквізити: номер операції (операції пронумеровані автоматично в порядку зростання) і дата (поточна дата). Інші реквізити потрібно заповнити.

Після заповнення заголовної частини операції відбувається автоматич­ний перехід до редагування частини табличної (уведення проведень): утворюється рядок проведення з номером 1 і з'являється змога ввести його реквізити.

Нагадаємо: під час уведення проведень, якщо у правій частині поля введення реквізиту з'являється кнопка з трикрапкою, то цей реквізит вибирають з відповідного довідника, а якщо номер рахунка - то з плану рахунків.

На рис.2 показано вигляд конкретного проведення. Деякі реквізити проведення не заповнені, та заповнювати їх немає потреби, оскільки курс валюти та кількісний облік для цього проведення не мають сенсу.

 

Рис. 2 Вікно для введення операції.

Однак програма не проводитиме операції, якщо будуть незаповненими важливі реквізити. Звернемо увагу на реквізит №Ж (Номер журналу), що позначає, до якого журналу заносити прове­дення під час перегляду їх у журналі проведень з розподілом на журнали. У випадку, зображеному на рисунку, цей реквізит має зна­чення 00. Якщо цей реквізит не запов­нювати, то проведення усіх введених вручну операцій потраплять у журнал операцій, оскільки за замовчуванням програма присвоїть реквізиту нульове зна­чення. Типові операції та їхнє створення

Найпростіші форми типових операцій може створити бухгалтер. Формування найпрос­тіших типовихоперацій розглянуто нижче. Зазначимо, що конфігу­рація для України, яку постачає фірма ABBYY, не містить жодної типової операції, у ній використано потужніші та сучасніші засоби ведення обліку за допомогою документів.

Типові операції дають змогу бухгалтеру доповнити конфігурацію для своїх потреб без звернення до технічних фахівців. Свою типову операцію доцільно створювати лише для операцій, що часто повторюються і які не підтримує конфігурація.

Список наявних типових операцій можна викликати за допомогою команди Типовые операции з пункту Операции головного меню або відповідної кнопки панелі інструментів.

На панелі інструментів містяться такі ж самі кнопки, як у довідниках. Так само, як у довідниках, можна створювати групи типових операцій, що дає змогу розділити на групи операції, подібні за змістом. Групи можуть бути вкладені одна в одну (переміщення по ієрархічних групах розглянуто в Темі 8.3). Для створення груп призначена кнопка Новая группа, однак створювати груп не будемо, оскільки типових операцій буває небагато, і, можливо, у практичній роботі вони зовсім не знадобляться

Унаслідок переходу до режиму редагування типової операції на екрані з'явиться вікно шаблону операції (рис. 3). Шаблон типової операції - це список проведень, опис правил заповнення реквізитів як операції, так і проведень, що її стосуються.

Типові операції в 1C: Бухгалтерия можна подавати як “сценарії” стандартних або часто виконуваних дій.

 

Рис. 3. Шаблон типової операції

Шаблон містить:

- правила заповнення реквізитів операції: дати, номера, суми і змісту;

- правила заповнення додаткових реквізитів операції, якщо такі пе­редбачені в формі операції;

- список проведень операції;

- правила заповнення реквізитів проведень - відповідних рахунків, суми, субконто, кількості, валюти і суми у валюті;

- формули обчислення сум проведень.

Документи і журнали документів

Типова конфігурація, яку постачає фірма 1C, побудована загалом на використанні проведень. Конфігурація „Бухгалтерський облік для України", розроблена фірмою ABBYY, побудована на підставі прогресивнішої технології — з викорис­танням документів.

Застосування документів і журналів документів відкриває цілком нові можливості порівняно з використанням типових операцій. Здавалося, що в типових операціях, використовуючи формули, можна створити досить складні конструкції, однак є можливості, цілком недосяжні для операцій. Документи, наприклад, надають змогу роздрукувати бухгалтерський доку­мент: накладну, платіжне доручення, прибутковий ордер, авансовий звіт тощо. Виписуючи накладну, програма не тільки перевірить наявність това­ру на складі, а навіть визначить, чи не зарезервований цей товар для іншо­го клієнта. Під час уведення документа можна виконувати практично всі дії, оскільки вони проектуються з використанням сучасної об'єктно-орієн­тованої мови програмування. У цьому випадку бухгалтер самостійно не зможе внести зміни в документ, однак кваліфікований програміст задо­вольнить практично будь-яку примху бухгалтера.

Документ у програмі 1C - це своєрідний електронний аналог звичай­ного бухгалтерського документа. Будь-який бухгалтер знає, що таке на­кладна, рахунок-фактура, авансовий звіт тощо. За бухгалтерським сенсом документи в 1C відповідають однойменним паперовим бухгалтерським Документам, однак мають значно більші можливості. Наприклад, випису­вання паперової накладної потребує від бухгалтера не тільки оформлення відповідного бланка, а й рознесення даних у відповідні журнали, що забезпечують ведення аналітичного обліку, а після цього й виконання арифметичних обчислень і рознесення даних в інші журнали, які використають наприкінці місяця або кварталу для зведення балансу.

Для документів виділено окремий пункт меню Документы (рис.4), кожен пункт якого складається з двох-трьох документів і має наступний вигляд:.

 

Рис.4. Головне меню Документы

Журнали

Для журналів призначений також окремий пункт головного меню, що містить список усіх доступних у 1С:Бухгалтерия журналів (рис.5). Журнали проведень, операцій і повний відокремлені у нижній частині списку. Решта журналів списку відображають окремі ділянки обліку і містять відповідні документи. Наприклад, шукати документ Начисление ЗП у журналі Складские не має жодного сенсу, оскільки він, зрозуміло ж, відображений у журналі Зарплата. Повний журнал містить усі введені документи; його можна порівняти з великою шухлядою, куди зібрано всі документи з папок із зарплатні, складсь­кого обліку, банку, каси, основних засобів та ін. У цьому журналі можна відшукати (а та­кож і створити) будь-який документ неза­лежно від розділу обліку, до якого він нале­жить.

 

Рис.5. Головне меню Журнали

Зазначимо, що до журналів у 1C можна звернутися й іншими способами по-перше, застосувати кнопки панелі інструментів, що мають такі ж піктограми, як і журнали в го­ловному меню (так можна звертатися не до всіх журналів); по-друге, можна скористати­ся командою Журналы документов... з пункту Операции головного меню. У цьому випадку на екрані з'явиться діалогове вікно зі списком доступних журналів. Цей список такий, як і в головному меню, хоча порядок розміщення дещо інший.