ТЕМА 1 ЕВОЛЮЦІЯ СИСТЕМ КОМП'ЮТЕРНОГО ОБЛІКУ

Питання теми:

- характерні особливості нової інформаційної технології;

- основні напрямки комп’ютеризації бухгалтерського обліку;

- загальні положення, основні принципи організації комп’ютерної технології обліку.

Характерні особливості нової інформаційної технології

На сучасному етапі одним із основних напрямків удоскона­лення системи управління є впровадження інформаційних техно­логій (IT). Низький рівень інфор­матизації в Україні є однією з головних перешкод на шляху ефек­тивного застосування нагромадженого в країні наукового потенціалу. Звідси головне завдання — прискорити інформатизацію суспільства.

Відомі шість основних сфер інформатизації суспільства:

- комплексна автоматизація технологічних та виробничих про­цесів;

- інформатизація проектних і конструкторських робіт, а також технологічної підготовки виробництва;

- інформатизація організаційно-економічного управління;

- інформатизація навчання та підготовки кадрів;

- інформатизація сфери послуг та побуту населення;

- створення нових інформаційних технологій.

Поняття "технологія" (від грец. techne — мистецтво, майстерність, уміння) охоплює систему методів і способів оброблення, зміни побудови, властивостей, форми сирови­ни, матеріалу або напівфабрикату та способів виготовлення продукції у виробничому процесі.

Поняття IT охоплює як методи оброблення інформації, так і організаційно-управлінські концепції її формування та споживання, а також сукупність усіх видів інформаційної техніки.

Інформаційна технологія — це комплекс методів і процедур, за допомогою яких реалізуються функції збору, передачі, обробки, зберігання та доведення до користувача інформації в органі­заційно-управлінських системах з використанням обраного комп­лексу технічних засобів.

Принципова відмінність ІТ від вироб­ничої (яка являє собою сукупність способів обробки, виготовлен­ня, зміни стану, властивостей, форми сировини, матеріалів, напів­фабрикатів, застосовуваних у процесі виробництва) полягає в то­му, що вона крім рутинних операцій містить елементи творчого характеру, які не піддаються регламентації та формалізації. IT невід’ємно пов’язана з технічним і програм­ним середовищем, в якому її реалізовано.

Інформаційні технології залежать від таких компонен­тів: технічних засобів; персоналу, здатного використову­вати їх; організації, яка об'єднує засоби і персонал в єди­ному процесі; інформаційних засобів, що здійснюють фор­мування й видачу інформації.

Інформаційна технологія виникла разом з виробництвом на Землі кілька мільйонів років тому і у своєму розвитку пройшла кілька етапів. До другої половини XIX ст. панувала «ручна» ін­формаційна технологія. Уся обробка інформації виконувалася вручну за допомогою пера, рахівниці, бухгалтерських книг. Комп'ютерні IT пройшли у своєму розвитку етап ма­шинних ресурсів, етап програмування, етап HIT, етап ви­соких IT.

Функціональні обмеження і висока вартість ЕОМ ви­значали основне завдання IT етапу машинних ресурсів (50—60-ті роки XX ст.) — підвищення ефективності об­роблення даних за формалізованими алгоритмами або та­кими, що легко формалізуються. Для прискорення коду­вання за алгоритмами були створені алгоритмічні мови Алгол, Фортран. Однак загальні витрати на програмуван­ня становили кілька відсотків вартості машинного часу ЕОМ. Тому завданням технології на цьому етапі була еко­номія машинних ресурсів, щоб при мінімальній ємності пам'яті, яку займає програма, забезпечувалась макси­мальна кількість операцій, виконуваних за одиницю ма­шинного часу. Вирішенню цього завдання сприяли опера­ційні системи, орієнтовані на пакетний режим оброб­лення даних.

Етап програмування (середина 60-х — початок 80-х років XX ст.) вимагав перегляду сформованих критеріїв функціонування обчислювальних засобів. Успіхи в роз­витку електроніки вели до швидкого зниження питомої вартості машинних операцій і біта оперативної пам'яті, тоді як витрати на розроблення й супровід програм мали тенденцію до зростання. Тому центральне завдання тех­нології на цьому етапі полягало в економії людських ре­сурсів.

Основу концепції третього етапу — нової інформаційної технології HIT (початок 80-х років XX ст.) складали ідеї: автоформалізація фахових знань користувачів в обчислювальному середовищі автоматизованих робочих місць (АРМів), інтелектуалізація всіх форм взаємодії користувачів із тех­нічними засобами, роз­поділена комп'ютерна техніка, «дружнє» програмне забезпечення, розвинені комунікації. Користувачеві-непрограмісту надано мож­ливість прямого спілкування з ЕОМ шляхом роботи у діалоговому режимі. При цьому потужні програмно-апаратні засоби (бази да­них, експертні системи та бази знань, системи підтримки прий­няття рішень тощо) створюють комфорт у роботі, дозволяють не лише автоматизувати процес зміни форми та місцезнаходження інформації, а й змінювати її зміст. Комп'ютери допомагають лю­дині підвищити продуктивність праці завдяки збільшенню обсягів індивідуального виконання робіт.

Технічною базою на цьому етапі розвитку IT був масо­вий випуск ПЕОМ. Користувачеві надавалась можливість автоматизувати все, що люди можуть описати, програмувати без програмістів. Основним завданням HIT було створення типової технології автоматизації персональних знань, а метою — економія праці користувачів. Елемен­том HIT стало АРМ фахівця певного профілю.

В основу концепції високих IT (четвертий етап) по­кладено ідею вдосконалення засобів спілкування між людьми з глобалізацією інформаційного простору до масштабів планети.

Виникнення високих IT стало можливим завдяки зде­шевленню вартості ПЕОМ і широкому їх охопленню гло­бальними комп'ютерними мережами, що ґрунтується на платформі "клієнт—сервер".

Основними завданнями високих IT є: досягнення універсальності методів комунікацій; підтримка систем мультимедіа і максимальне спрощення інтерфейсу "людина — ЕОМ", який ґрунтується на принципах інтуїтивного інтерфейсу; відкритість стандартів, тобто використання протоколів та програмних інтерфейсів, що гарантували б створення єдиного інтерфейсу для всіх взаємодій з ЕОМ (доступу до файлів, повідомлень, сторінок, документів, тобто до локальних дисків і Web-сторінок, графіки та мультимедіа).

Метою цього етапу є зниження вартості інформаційно­го контакту, необмеженість обсягу доступної користуваче­ві інформації, повноцінність використання як персональ­них машинних ресурсів, так і мережних.

За способом використання засобів обчислювальної тех­ніки під час оброблення інформації виділяють IT у централізованих автоматизованих ІC та IT у децентралізованих системах оброблення даних.

За способом реалізації розрізняють традиційні, нові та високі IT.

За ступенем охоплення задач управління IT поділяють на: IT електронного оброблення даних, IT автоматизації функцій управління, IT підтримки прийняття рішень, IT електронного офісу, IT експертної підтримки.

За типом користувацького інтерфейсу класифікують пакетні, діалогові та мережні IT.

За способом побудови мережі виділяють локальні, ба­гаторівневі, розподілені IT.

За моделями обчислювального процесу розрізняють такі IT: хост-орієнтовані; технології, що реалізують мо­дель процесу з розподіленими ресурсами; технології "клі­єнт — сервер".

Предметна технологія — це послідовність техноло­гічних етапів модифікації первинної інформації у резуль­татну. Наприклад, предметна технологія БО припускає оформлення та приймання первинної документації, запис бухгалтерського проведення, зміну стану аналітичного об­ліку, на основі чого — зміну рахунків синтетичного обліку й балансу.

Технологія оброблення інформації, що використову­ється як інструментарій у різних системах для розв'язання різ­номанітних задач, називається забезпечувальною. Такі IT можуть класифікуватися за класами задач, на які їх орі­єнтовано.

За системами, що обслуговуються, IT поділяються на IT бух­галтерського обліку, IT банківської діяльності, IT подат­кової діяльності, IT страхової діяльності та ін.

Об'єднання забезпечувальних технологій на основі предметної технології, зведення їх до єдиного стандарту інтерфейсу є функціональною IT — середовищем пере­творення даних і частиною IT.

Основні напрямки комп’ютеризації бухгалтерського обліку.

В інформаційній системі підприємства домінуюча роль належить бухгалтерському обліку (БО), який дає змогу відтворити кожний господарський факт з усіма подробицями, за­безпечує документальне відображення всіх господар­ських операцій.

Велике значення при реформуванні системи БО надається створенню автоматизованих робочих місць (АРМ) на основі сучасних ПЕОМ, засобів телекомунікацій і розвинених інструментальних засобів. БО є обов'язковим видом обліку на підприємстві. Він є процесом виявлення, зміни, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім і внутрішнім користувачам для прийняття управлінських рі­вень.

Користувачами бухгалтерської інформації є фізичні та юридичні особи, які потребують інформації про діяльність підприємства для прийняття обґрунтованих рішень. Існує кілька груп зовнішніх користувачів бухгалтер­ської інформації: акціонери, інвестори, кредитори, ауди­тори, інспектори податкових служб, покупці, клієнти, постачальники. Внутрішні користувачем бухгалтерської інформації є управлінський апарат підприємства.

Створення на підприємстві системи БО з використанням концепції нових інформаційних технологій (HIT) є істотним інс­трументом удосконалення управління.

Бухгалтерська ІC служить єднальною ланкою між господарською діяльністю та управлінським персоналом, який приймає рішення.

Входом в систему БО є дані первинного обліку — зареєстровані на носіях факти здійснення господарських операцій. Виходом цієї системи є оброблена облікова інформація, корисна для осіб, які приймають управлінські рішення.

Щоб бухгалтерська інформація була корисною, вона має бути вірогідною, значущою, повною, оперативною. Це може бути досягнуто тільки в умовах автоматизованої системи БО.

БО є функціональною підсистемою і включає комплекси задач з усіх розділів бухгалтерського обліку і синтетичних рахунків. Підсистема БО в процесі свого функціонування здійснює інформаційні зв'язки з іншими підсистемами. На вході підсистему БО живлять дані первинного обліку - зібрані та зареєстровані на носіях дані про господарські процеси і явища, що здійснилися. Вихідна інформація підсистеми БО широко використовується в різ­них задачах ІС та є вхідною для інших підсистем.

Важливою рисою підсистеми БО є забезпечення управління на будь-якому його рівні зворотним зв'язком. Функція зворотного зв'язку є основною перевагою підсистеми БО, і в цьому полягає її величезне значення для управління. Зворотний зв'язок забезпечується за допомогою систе­ми результатної та проміжної інформації, що фіксується або видається безпосередньо на екран дисплея. Тому від швидкості видачі такої інформації залежить оператив­ність прийняття управлінських рішень.

Таблиця 1. Організація АРМ на підприємстві

Назва	Призначення	Основні показники
		Вихідні	Вхідні
1. Облік основних засобів (03)	Облік наявності, надходження і вибуття 03, нарахування амортизації, облік витрат на ремонт 03	Залишок 03 на кінець звітного періоду, суми амортизаційних відрахувань, залишкова вартість	Норми амортизаційних відрахувань, залишок 03 на початок звітного періоду, надходження і вибуття 03, первісна вартість
2. Облік товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ)	Облік наявності, надходження і витрати	Залишок ТМЦ на кінець звітного періоду, надходження, витрата і рух ТМЦ	Залишок ТМЦ на початок звітного періоду, надходження матеріалів, відпуск матеріалів у виробництво
3. Облік коштів і фінансових операцій	Облік наявності та руху коштів на поточному рахунку (ПР), у касі підприємства, облік розрахунків з підзвітними особами, дебіторами кредиторами	Залишок коштів у касі, на ПР, у підзвіті та заборгованість на кінець періоду, звіти за дебітом рахунку, оборот за кредитом рахунку за період	Залишок коштів у касі, на ПР, у підзвіті на початок періоду, надходження, витрата, повернення коштів
4.Облік праці та заробітної плати	Облік розрахунку з працюючими за заробітною платою, облік відпрацьованого часу	Суми нарахованої та виплаченої заробітної плати, утримання із заробітної плати	Тарифні ставки, оклади, кількість відпрацьованого часу, норми вироблення, норми утримань і нарахувань, фактичне вироблення
5. Облік готової продукції. її відвантаження та реалізація	Складання звітів з випуску готової продукції, руху на складах, за відвантаженими товарами й обсягом реалізації	Залишок готової продукції на кінець місяця, обороти за дебітом і кредитом рахунків, обсяг реалізації	Обсяг випуску продукції, прихід, витрата, відвантаження, оплата продукції, залишок на початок місяця
б. Облік витрат на виробництво	Визначення фактичної собівартості обсягу витрат на виробництво	Витрати на виготовлення продукції	Поопераційні трудові і матеріальні витрати
7. Зведений синтетичний облік	Рознесення за рахунками, субрахунками господарських операцій, складання зведених звітних документів, "Головної книги", "Сальдово-обігової відомості", бухгалтерського балансу	Баланс підприємства, сальдо за рахунками на кінець звітного періоду, обороти за дебітом і кредитом рахунків	Сальдо за рахунками на початок звітного періоду, рух засобів на рахунках

 

Особливості взаємозв'язку комплексів задач підсистеми БО на підприємстві показано на схемі. Позначені на ній цифрами інформаційні зв'язки означають:

1 — інформація нормативна, планова з єдиного ІФ;

2 — інформація про залишки і рух ресурсів для інших підсистем;

3 — інформація про проведення за дебітом і кредитом кореспондуючих рахунків;

4 — інформація про витрату ресурсів на виробництво;

5 - інформація про оплату матеріальних цінностей;

6 - інформація про платежі, що надійшли за відванта­жену продукцію;

7— інформація про виплату сум підзвітним особам.

 

Рис.1. Особливості взаємозв'язку комплексів задач підсистеми БО на підприємстві.

Загальні положення, основні принципи організації

комп’ютерної технології обліку

Автоматизація сприяє вдосконаленню форм обліку. Форма БО є сукупністю облікових регістрів, які використовуються для ведення облікових записів у певній послідовності та взаємозв'язку із застосуванням принципів подвійного запису.

Основні ознаки, що характеризують форму БО:

- кількість, структура, зовнішній вигляд, призначен­ня, послідовність регістрів;

- засоби і техніка їх ведення;

- взаємозв'язок хронологічної та систематичної, ана­літичної та синтетичної інформації.

Застосування обчислювальної техніки привело до не­обхідності вдосконалення форми БО. Вона має відповідати вимогам обчислювальної техніки і визначати методологіч­ні, технологічні й інформаційні аспекти організації БО та оброблення облікової інформації.

Основні елементи автоматизованої форми БО реалізовані в АРМі. В умовах застосування ПЕОМ та АРМБ розробляється нова форма БО — діалогова автоматизована (людино-машинна).

Діалогова автоматизована форма БО ґрунтується на таких принципах:

- автоматизація документування господарських опе­рацій;

- організація файлової системи;

- чергування сеансів активного діалогового режиму й автоматичного режиму при формуванні вихідної ін­формації.

Застосування ПЕОМ докорінно змінює технологію та організацію облікового процесу. У загальних рисах технологія облікового процесу на ПЕОМ складається з таких етапів:

- збирання облікових даних і введення їх у ПЕОМ;

- створення ІБ (інформаційна база);

- оброблення інформації на ПЕОМ;

- видача результатної інформації;

- зберігання інформації (в тому числі інформації минулих періодів).

В основу організації системи БО з використанням АРМів мають бути покладені такі принципи:

- автоматизоване оброблення облікових даних у реальному часі безпосередньо на робочих місцях бухгал­терів;

- взаємодія бухгалтера з ІC в діалоговому режимі;

- організація первинних документів на носіях;

- організація регістрів аналітичного та синтетичного обліків у пам'яті ПЕОМ,

- формування і видача результатної інформації в режимі запиту і необхідному для бухгалтера обсязі.

АРМБ в системі управління підприємством розгляда­ється як робоче місце, оснащене ПЕОМ, яке дає змогу ав­томатизувати одержання, організацію, оброблення та передачу облікової інформації, залишаючи за бухгалтером функції управління і контролю над інформаційним проце­сом обліку, вибір і прийняття управлінських рішень. При цьому бухгалтер виступає в новій для нього ролі кінцевого користувача АРМу.

Упровадження АРМБ одночасно з організацією децен­тралізованої системи оброблення облікових даних зумов­лює інтеграцію облікової інформації в єдиній БД.

Організаційно БО реалізується мере­жею АРМів, що створюються в місцях виникнення та ви­користання інформації, охоплюючи не тільки власне бух­галтерську, а й виробничо-оперативну інформацію. Мере­жа АРМів може організовуватися за одно-, дво- і багато­рівневою структурою. За цим принципом їх класифікують на АРМи низового, загальногосподарського рівня та зве­деного обліку.

АРМи низового рівня використовують для оформлен­ня первинних документів, ведення цехової локальної БД, оперативного введення даних про випуск, рух деталей і напівфабрикатів, складання звітів цехів про залишки та використання матеріальних цінностей, передачі первин­них документів і звітів, а також їхніх аналогів на ГМД або по каналах зв'язку на загальногосподарський рівень сис­теми. АРМи низового рівня мають функціонувати в ре­жимі реального часу. При цьому в одному процесі поєд­нуються оформлення первинного документа і введення інформації в ПЕОМ.

Відповідальність за підтримку та ведення БД покладається на користувача ПЕОМ. Для контролю в системі кожного АРМу необхідно реєструвати дату господарської операції, номер документа, що вводиться в оброблення, і код особи, яка виконала реєстрацію операції. Має бути передбачений також санкціонований доступ до цієї інформації, щоб виключити дозапис, вилучення або виправлення даних.

На АРМах низового рівня формуються первинні машинні записи, що відображають господарські операції в натуральних розмірах, здійснюється ведення облі­кових регістрів з поточного контролю й оперативного уп­равління.

АРМи загальногосподарського рівня на дільницях об­ліку забезпечують введення і контроль інформації АРМів низового рівня, ведення хронологічних та систематичних електронно-облікових регістрів на дільниці обліку (ком­плексу задач), регламентне відображення їх на екрані дис­плея або друк і виведення за запитом.

На кожному функціональному АРМі обліку загально­господарського рівня проводиться формування стандар­тних уніфікованих машинних бухгалтерських проведень за групами синтетичних рахунків для ІБ АРМу зведеного обліку та звітності.

На АРМі зведеного обліку здійснюють введення і кон­троль машинних носіїв АРМів дільниць обліку або через ЛОМ — облік та відображення введених записів.

АРМи зведеного обліку забезпечують ведення елек­тронних облікових регістрів аналітичного обліку за синте­тичними рахунками, регламентне або за запитом відобра­ження облікових даних, формування і відображення да­них для складання звітності.

На рис.2 зображено організацію АРМБ за функціо­нальним принципом.

 

Інформаційне забезпечення задач із БО може склада­тися з автономних файлових систем (БД) окремих АРМів або бути єдиною БД локальної мережі.

До складу файлової системи АРМу входять:

1. Допоміжні файли заготовок форм первинних доку­ментів (документограм). При документуванні господар­ських операцій користувач бачить на екрані дисплея від­повідну форму і з використанням клавіатури вводить в до­кумент оперативні дані та ключові реквізити, за якими система автоматично заповнює графи НДІ і виконує пот­рібні обчислення. Одночасно введений запис надходить у файли вхідних форм відповідно до прийнятої в них систе­матизації даних.

2. Довідкові файли класифікаторів, призначені для розшифрування кодових позначень у вихідних повідом­леннях.

3. Допоміжні файли заготовок форм регламентних вихідних регістрів — (відеограм).

4. Інформаційні файли норм витрати ресурсів.

5. Інформаційні файли первинного обліку.

6. Файли з інформацією минулих періодів (формуються автоматично).

Основу системного автоматизованого оброблення обліко­вих даних складають файли синтетичних рахунків (БД зве­деного синтетичного й аналітичного обліків та звітності).

Записи господарських операцій у файлах синтетичних рахунків мають однакову структуру і включають як за де­бітом, так і за кредитом вартісні показники (в аналітич­ному обліку — також кількісні), період здійснення госпо­дарських операцій, класифікаційні угруповання (в синте­тичному обліку — код рахунку і субрахунку, в аналітич­ному — додають також підрозділ, в якому проводиться операція, й об'єкт обліку). Файли синтетичних рахунків заповнюються автоматично на основі файлів первинного обліку (хронологічні масиви даних).