ТЕМА 4 КОМПЛЕКСНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ РОЗРАХУНКИ ЗАСОБАМИ MS EXCEL. СПЕЦІАЛЬНІ ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ АНАЛІЗУ ДАНИХ В MS EXCEL

- створення і збереження файлів книг;

- введення і редагування даних;

- форматування чарунок і діапазонів;

- перегляд і друкування книг;

- об’єкти, побудова діаграм.

Створення і збереження файлів книг

Для створення нового файла книги можна виконати команду Файл\Создать або натиснути кнопку Создать на панелі інструментів Стандартная.

При використанні команди на екрані з’явиться вікно діалогу Создание документа.

У вікні діалогу відображається вміст папки MS Office\Шаблоны, яка створюється при встановленні Excel ( якщо шаблони не встановлені, то слід повторити інсталяцію Excel і встановити їх).

Вкладка Общие вікна містить список файлів, що розміщені у папці MS Office\Шаблоны, а вкладка Решение - список файлів, що розміщені у папці MS Office\Шаблоны\Решение. Можна також розмістити свою вкладку у вікні, створивши папку всередині папки MS Office\Шаблоны і зберігати у ній файли командою Файл\Сохранить как.

При виборі файла з якої-небудь вкладки в полі Просмотр з’являється короткий опис вибраного файла. Над полем Просмотр розміщені три кнопки, які дозволяють змінити вигляд списку файлів (піктограма, просто список чи список з атрибутами розміру, дати). Після натискування кнопки OK Excel створює копію книги, залишаючи незмінним оригінал.

При натискуванні кнопки Создать панелі інструментів Стандартная створюється нова книга з іменем Книга 1 ( якщо книга з іменем Книга 1 уже відкрита, то створюється книга з іменем Книга 2 .

Збереження файла. У меню Файл є п’ять команд, які дозволяють зберегти файл: Сохранить, Сохранить как, Сохранить рабочую область, Закрыть, Выход. Кожна з цих команд має свою специфіку. Команду Сохранить как звичайно використовують при першому збереженні файла, а команду Сохранить для збереження змін у існуючому файлі. Аналогічно команді діє кнопка Сохранить на панелі інструментів Стандартная. При виборі команд Закрыть або Выход Excel завжди запитує про необхідність збереження змін.

При першому збереженні файла відкривається вікно діалогу Сохранение документа, де можна вказати ім’я і тип файла, а також ім’я папки, у якій буде збережено файл. Якщо тип файла не вказано, то Excel за замовчуванням встановлює тип XLS-для книг, XLT-для копій, XLM-для робочих областей.

Команда Файл\ Сохранить рабочую область відкриває вікно діалогу Сохранить рабочую область. Це вікно дозволяє зберегти поточний стан середовища Excel (розміщення всіх відкритих книг, встановлені параметри). За замовчуванням робоча область зберігається у файлі Resume.xlw, але можна використати будь-яке інше ім’я.

Відкриття файлів. Для відкриття файлів використовують команду Файл\ Открыть або кнопку Открыть панелі інструментів Стандартная. При цьому відкривається вікно діалогу Открытие документа, яке містить список файлів, що зберігаються у поточній папці. Для відкриття файла слід виділити його у списку або ввести ім’я файла в поле Имя файла і натиснути кнопку Открыть. Для пошуку файлів слід у полі Имя файла вказати власне ім’я і розширення файла і натиснути клавішу Найти. В імені і розширенні можна використовувати символи * і ?.

При спробі відкриття файла, який знаходиться при пристрої мережі і вже відкритого іншим користувачем, на екран виводиться вікно діалогу Совместная работа с файлом. Кнопка Только для чтения цього вікна дозволяє відкривати файл тільки для читання. Натиснута кнопка Уведомить проінформує про те, що зайнятий файл звільнюється.

У нижній частині меню Файл виводяться імена чотирьох останніх файлів, з якими працювали у цьому чи іншому сеансах. Для відкриття одного з них слід вибрати у цьому меню потрібне ім’я.

Введення і редагування даних

Для введення або редагування даних у яку-небудь чарунку таблиці слід зробити цю чарунку активною. Перед введенням можна вибрати кнопками панелі інструментів Форматирование шрифт у списку Шрифт, його розмір, а також тип шрифту (жирний, курсив, підкреслення). Вводити дані в активну чарунку можна безпосередньо у полі самої чарунки (для цього слід клацнути двічі мишею по чарунці або натиснути клавішу F2) чи в полі рядка формул (для цього слід клацнути мишею по рядку формул). При цьому курсор набирає вигляду вертикальної риски, яку можна переміщати за допомогою клавіш керування курсором або за допомогою миші (покажчик яиші перевести у потрібну позицію і натиснути ліву кнопку).

Відновити попередній вигляд чарунок можна також командою Правка/Отменить, але це потрібно зробити до подачі інших команд.

При натискуванні клавіші [Еntег] табличний курсор переміщується на одну .чарунку у напрямі, який визначається вибраним елементом у списку Переход к другой ячейке после ввода информации. Цей список виводиться у вкладці Правка вікна діалогу Параметры.

Цікавою особливістю введення в Ехсеl є автовведення. Ця функція працює при встановленому прапорці Автозаполнение значений ячеек вкладки Правка діалогового вікна Параметри. При введенні даних у цьому режимі Ехсеl намагається угадати, що вводиться, і допише свій варіант до кінця. Якщо Користувач згодний з цим варіантом, то слід просто натиснути клавішу [Еntег]. В іншому випадку слід продовжити введення, ігноруючи пропозицію Ехсеl.

Типи даних. Чарунка може бути порожньою або містити один з таких типів даних:

• число, включаючи дату і час;

• текст;

• формула.

Можливі такі основні форми числа: ціле, дійсне, з експонентою, дробове, і -. Для цілого числа допустимо використовувати цифри 0 ... 9, а також знаки + і -. Дійсне число включає додатково крапку, яка розділяє цілу і дробову частини. Число з експонентою складається з мантиси і порядку, розділених латинською літерою е або Е. Мантиса — ціле або дійсне, порядок — ціле. Число з експонентою трактується як мантиса, помножена на 10 у степені, що дорівнює порядку. Для введення дробового числа слід ввести цілу частину числа, потім символ пропуску, далі чисельник, символ / і знаменник. Якщо ціла частин числа відсутня, то слід ввести на її місце 0. Дата вводиться у форматі ДД/ММ/РРРР, а час — у форматі ГГ:ХХ:СС.

У стандартному форматі в чарунці розміщується вісім символів. Цілі числа Ехсеl виводить у формі цілого, навіть якщо вони введені у формі з експонентою. Якщо зображення числа містить більше ніж вісім символів, то воно округлюється. Слід пам'ятати, що в оперативній пам'яті число зберігається з тією точністю, що задана при його введенні.

Яки введений у чарунку текст довший, ніж ширина чарунки, то він розповсюдиться вправо на сусідні чарунки, якщо вони порожні. Якщо сусідні справа чарунки не порожні, то текст на екрані урізається, однак у пам'яті комп'ютера і текст зберігається повністю. При встановленні прапорця Переносить по словам вкладки Выравнивание вікна діалогу Формат ячеек (це вікно викликається командою Формат/ячейки) текст буде переноситись, займаючи в чарунці декілька рядків.

Формула починається із символу "=" і являє собою сукупність операцій з'єднаних знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса чарунки (посилання на чарунку), функція. В полі чарунки після введення формули може відображатись або формула, або значення, обчислене за формулою. Вид відображення залежить від того, включена опція Формула на вкладці Вид вікна діалогу Параметри. Це вік викликається комадною Сервис/Параметры.

Якщо у результаті введення числа або обчислень за формулою чарунка заповнюється символами "#", то це означає, що ширина колонки недостатня для виведення значення.

Ехсеl дає можливість дописувати до чарунок примітку — довільний текст, які наприклад, роз'яснює призначення чарунки. Чарунки, яким приписана примітка помічені червоною крапкою у правому верхньому куті чарунки. Для встановлення примітки для виділеної чарунки слід виконати команду Вставка/Примечание у діалогому вікні ІІримечание заповнити поле Текстовое примечание. При переміщенні покажчика миші по чарунці, що має примітку, остання з'являється на екрані під чарункою.

Якщо вимкнути прапорець Индикатор примечаний на вкладці Вид (ця вкладка викликається командою Сервис/Параметры, то примітка не буде з'являтись при переміщенні покажчика миші по чарунці.

Виділення діапазону чарунок. Більшість команд Ехсеl оперують з активною чарункою або виділеним діапазоном чарунок. Для виділення суміжного діапазону чарунок (чарунки складають єдиний прямокутник) слід клацнути курсором по одній з кутових чарунок діапазону і протягнути курсор при натиснутій лівій кнопці миші по решті чарунок діапазону, підсвічуючи їх. Коли курсор доходить до кінця вікна, лист починає прокручуватись.

При використанні клавіатури для виділення діапазону слід, утримуючи клавішу [Shift], клавішами переміщення курсора виділити потрібний діапазон.

Для виділення колонки або рядка слід клацнути мишею по заголовку колонки або номеру рядка. Для виділення декількох колонок або рядків слід натиснути клавішу [Сtrl] і, не відпускаючи її, клацнути по колонках і рядках, які треба виділити. Діапазон включає адресу лівого верхнього і правого нижнього кутів діапазону чарунок, розділених двокрапкою. Якщо виділяється діапазон колонок, то в адресі можна не вказувати номери рядків, а якщо діапазон рядків — то імена колонок.

Для виділення несуміжного діапазону чарунок слід, утримуючи натиснутою клавішу [Сtrl], пересувати курсор миші по чарунках, які потрібно виділити.

Виділити всі чарунки можна за допомогою команди Правка/Выделить все. Чарунки виділеного діапазону відображаються інверсним кольором, за винятком активної чарунки, яка зберігає звичайний колір і рамку.

Для зняття виділення слід клацнути мишею на чарунці, яка знаходиться поза виділеним діапазоном. Широкі можливості у виділенні надає вкладка Выделение группы ячеек вікна діалогу Перейти, яке відкривається командою Правка/Перейти. Опції цієї вкладки дозволяють виділити порожні чарунки, чарунки, що містять константи, формули і т.д.

Переміщувати табличний курсор всередині виділеного діапазону можна так само, як і в невиділеному діапазоні, але при цьому слід утримувати натиснутою клавішу [Сtrl].

Редагування виділеного фрагменту. Виділений фрагмент можна вилучити, очистити, вставити, перемістити, скопіювати. При цих операціях часто використовують буфер обміну Windows, через який Ехсеl може обмінюватись інформацією з іншими програмами, що працюють у середовищі Windows.

Вилучити виділений діапазон чарунки можна за допомогою команди Правка/Удалить. При цьому на екрані з'являється діалогове вікно, в якому слід вказати напрям зсуву чарунок таблиці для заповнення вилученого діапазону: ліворуч чи вгору. Вилучений діапазон при цьому у буфер не заноситься.

Очистити виділений діапазон чарунок можна командою Правка/Очистить. При цьому на екрані з'являється підменю, яке включає пункти:

Все — вилучає формати, значення та примітки чарунок; Формати — вилучає тільки формати чарунок; Содержимое — вилучає значення чарунок; Примечание — вилучає примітки чарунок. При очищенні чарунки діапазону залишаються в таблиці, міняється тільки їх вміст.

Для переміщення виділеного діапазону чарунок у буфер обміну слід виконати команду Правка/Вырезать або Правка/Копировать. При цьому виділений діапазон оточується пунктирною пульсуючою рамкою. Різниця між командами Выделить і Копировать полягає у тому, що у першому випадку діапазон буде вилучатись, а у другому — ні. Для вставки діапазону чарунок з буфера слід перемістити курсор у лівий верхній кут діапазону, що вставляється, і виконати команду Вставка/Вырезанные ячейки. При цьому відбувається зсув чарунок. Напрям зсуву (праворуч чи вниз) задається в діалоговому вікні Вставка вьрезанных ячеек, що відкривається.

Для переміщення виділеного діапазону чарунок слід послідовно виконати команди Правка/Вырезать і Правка/Вставить. Якщо діапазон переміщується на місце чарунок, що містять дані, то дані у цих чарунках замінюють вставленими. Чарунки при цьому не зсуваються. Перемістити виділений діапазон зручніше за допомогою миші. Для цього слід встановити курсор миші на межі виділеного діапазону (курсор при цьому набере форми стрілки) і при натиснутій лівій кнопці відбуксувати діапазон у нове місце. Якщо діапазон треба перемістити на інший лист, то при буксуванні слід натиснути клавішу» [Аlt] і клацнути по ярлику листа.

Для копіювання виділеного діапазону чарунок слід послідовно виконати команди Правка/Копирование і Правка/Вставить.

Дії, які при цьому виконуються, аналогічні діям при переміщенні діапазону, але початковий діапазон залишається.

Копіювання за допомогою миші аналогічне переміщенню, але при цьомі слід тримати натиснутою клавішу [Сtrl] (курсор при цьому набирає вигляду стрілки з хрестиком).

Форматування чарунок і діапазонів

Форматуванням чарунки називають встановлення вигляду відображення вмісту чарунки. Для форматування чарунки або виділеного діапазону чарунок використовують команду Формат або кнопки панелі інструментів Форматироваиие.

Поняття формату включає такі параметри: шрифт (тип, розмір, накреслення, колір); формат чисел; спосіб вирівнювання; розміри (ширина і висота чарунок; обрамлення чарунок; візерунок фону.

Автоформат. Ехсеl може автоматично встановити найдоцільніший формат для активної чарунки або виділеного діапазону. Для цього слід виконати команду Формат/Автоформат. У діалоговому вікні Автоформат у списку форматів можна вибрати потрібний формат і Ехсеl відформатує виділений діапазон у відповідності з цим форматом. Користувач не може встановити свої власні формати, але він може внести зміни у вибраний формат натиснувши кнопку Параметри. При цьому з'являється блок опцій Изменить з шістьма опціями, що характеризують формат. За замовчуванням усі опції знаходяться в активному стані. Якщо користувач хоче змінити одну чи декілька опцій, що характеризують формат, він повинен вилучити прапорець відповідної опції.

Для встановлення типу і розмірів шрифту використовують вкладку Шрифты вікна діалогу Формат ячеек, яке відкривається при виконанні команди Формат/ячейка. На цій вкладці можна вибрати тип шрифту, його накреслення і розмір, колір символів. У полі Образец відображається вигляд символів для встановлених параметрів. Відповідні параметри можна встановити і кнопками панелі Форматировние.

Формат чисел. Ехсеl може автоматично розпізнавати формат чисел при введенні (так, якщо число починається знаком $, то встановлюється грошовий формат і т.д.). Однак існує можливість встановити для виділеного діапазону формати чисел. Їх можна вибрати зі списку Числовые формати вкладки Число вікна діалогу Формати ячеек. Ряд форматів чисел (дата, час, дробове, експоненціальне та ін.) було розглянуто раніше. Залежно від вибраного формату числа у правій частині вкладки виводиться ряд опцій, які дозволяють встановити параметри для вибраного формату. У полі Образец наведено вигляд ; числа активної чарунки для вибраного формату. Ряд форматів чисел можна і вибрати за допомогою кнопок панелі інструментів Форматироваиие.

Вирівнювання даних у чарунках. За замовчуванням Ехсеs вирівнює вміст чарунки по нижньому краю, при цьому текст — по лівій межі колонки, число — по правій. Користувач може змінити ці установки, використовуючи вкладку Выравнивание вікна діалогу Формат ячеек або відповідні кнопки панелі інструментів Форматирование. Крім опцій горизонтального і вертикального вирівнювання, ця вкладка дозволяє встановити переноси слів у і чарунках (прапорець Переносить по словам), а також встановити орієнтацію тексту (одна з чотирьох опцій у полі Ориентация) .

Розміри колонок і рядків. Ехсеl за замовчуванням встановлює ширину колонки, що дорівнює 8.43 символу, а висоту — за розміром найвищого шрифта у рядку. Команди Формат/Строка/Висота строки і Формат/Столбец/Ширина відкривають діалогові вікна, у яких можна встановити ширину виділених колонок і висоту виділених рядків. Зручніше змінювати розміри колонок і рядків за допомогою миші. Для цього слід встановити курсор миші на праву межу колонки (на нижню межу рядка) і перемістити мишу до потрібних розмірів при натиснутій лівій кнопці. Якщо двічі клацнути по правій межі колонки (нижній межі рядка), то Ехсеl автоматично встановить потрібні розміри залежно від розмірів даних у чарунках цієї колонки (рядка).

Обрамлення виділеного діапазону. Обрамлення виділеного діапазону чарунок здійснюється встановленням параметрів вкладки Рамка вікна діалогу Формат ячеек Вкладка дозволяє встановити форму рамки (кругом, зліва справа, зверху, знизу), тип і колір лінії рамки. Встановити обрамлення можна також за допомогою відповідної кнопки панелі інструментів Форматирование,

Встановлення фону. Ехсеl дозволяє використовувати графічне зображення як фон для листа. Для встановлення фону листа слід виконати команді Формат/Лист/Подложка. При цьому відкривається діалогове вікно, яке дозволяє вибрати файл формату графіки. Графіка цього файла і буде використовуватись як фоновий візерунок. Для зміни кольору або візерунка виділеного діапазону чарунок слід виконати команду Формат/ячейки і на вкладці Вид вибрати візерунок і колір.

Стиль форматування. Поняття стилю включає всі атрибути форматування: формат даних, шрифт, вирівнювання, обрамлення, візерунки, захист. За замовчуванням усі чарунки мають стиль Обычный. Крім цього, Ехсеl пропонує ще ряд стилів, які можна вибрати у списку Имя стиля діалогового вікна Стиль. Це вікно відкривається командою Формат/Стиль. Детальніше про стилі можна дізнатися з довідкової системи. Натискування кнопки Изменить призводить до появи діалогового вікна Формат ячеек, у якому можна змінити необхідні атрибути стилю. Користувач має змогу створити власний стиль. Найзручніше це зробити, спираючись на конкретний приклад. Для цього слід виділити чарунку і виконати команду Формат/Стиль. У діалоговому вікні Стиль у списку Имя стиля слід ввести ім'я створюваного стилю. Перегляд і друкування книг

Поділ листів на сторінки. Excel автоматично розділяє лист на сторінки по вертикалі та горизонталі, якщо встановлено прапорець Авторазбиение на страницы а вкладці Вид вікна діалогу Параметры. Роздільники сторінок (штрихові лінії) з’являються на екрані при друкуванні або попередньому перегляді листа книги. Іноді необхідно власноруч поділити лист на сторінки як горизонтально, так і вертикально.

Для встановлення горизонтального поділу слід перемістити табличний курсор у чарунку, з якої буде починатись нова сторінка (ця чарунка має знаходитися у колонці А) і виконати команду Вставка\ Разрыв страницы. Для встановлення вертикального поділу слід перемістити курсор у чарунку, з якої буде починатися нова сторінка (ця чарунка повинна знаходитися у рядку 1) і виконати команду Вставка\ Разрыв страницы.

Для вилучення ручних роздільників сторінок слід виділити діапазон чарунок, у рамках якого вилучаються роздільники і виконати команду Вставка\ Убрать разрыв страниц.

Встановлення параметрів сторінок. Для встановлення параметрів сторінки слід виконати команду Файл\ Параметры страницы. При цьому відкривається вікно діалогу Параметры страницы, яке має ряд вкладок.

Вкладка Страница дозволяє встановити розміру паперу, орієнтацію сторінок: книжна (вертикальна) або альбомна (горизонтальна), масштаб сторінок, які друкуються, номер першої сторінки.

Вкладка Поля дозволяє встановити розміри верхнього, нижнього, лівого та правого полів сторінок.

Вкладка Колонтитулы дозволяє вибрати верхній і нижній колонтитули зі списку. Колонтитули - це інформація, яка виводиться над або під текстом сторінки.

Якщо ні один з колонтитулів, що є у списку, не підходить, то можна створити власний, натиснувши кнопку Создать верхний колонтитул або кнопку Создать нижний колонтитул. При цьому відкривається відповідне діалогове вікно колонтитула, у якому можна вказати текст для полів. Вікно має ряд кнопок, за допомогою яких в позицію курсору можна внести варіант шрифту, номер сторінки, загальну кількість сторінок для друку, поточну дату, поточний час, ім’я файла книги, ім’я листа (перелік параметрів відповідає розташуванню кнопок зліва направо).

Вкладка Лист дозволяє задати друкування у режимі чернетки, задати чи відмінити виведення сітки таблиці.

Листи, які друкуються, часто мають заголовки колонок і рядків. Якщо лист розбивається на декілька сторінок, то друга і наступні сторінки не будуть мати заголовків. Для того, щоб друкувати заголовок на всіх сторінках, слід у вкладці Лист у полях Сквозные строки і Сквозные столбцы вказати діапазон чарунок, у яких знаходяться заголовки.

Попередній перегляд. При попередньому перегляді Excel видає на екран зображення листів у тому вигляді, в якому вони будуть друкуватися на папері.Для переходу в режим перегляду слід виконати команду Файл\Предварительный просмотр або натиснути кнопку Просмотр у діалогових вікнах Печать чи Параметры страницы. При цьому відкривається вікно діалогу Предварительный просмотр.

У вікні зображується одна чи декілька сторінок листа, що друкується (кількість сторінок залежить від вибраного масштабу).

Об’єкти. Побудова діаграм.

Робота з об’єктами. Excel дозволяє вставити в робочий лист об’єкти, створені іншими програмами (документами Word, малюнки графічного редактора Paint та ін.).Для вставки такого об’єкта слід запустити програму, яка працює з цим об’єктом. Це можна зробити як із середовища Windows, так і з середовища Excel. Для запуску програми з середовища Excel слід виконати команду Вставка\Объект. Вкладка Создание цього вікна дозволяє вибрати тип об’єкта. Після вибору типу запускається відповідна програма, яка працює з об’єктом вибраного типу. Програма, запущена в середовищі Windows, може переслати об’єкт у буфер обміну або записати його у файл. Для вставки об’єкта з буфера обміну слід виконати команду Правка\ Вставить.

Вкладка Создание из файла вікна діалогу Вставка объекта дозволяє вказати файл, в якому знаходиться об’єкт, що вставляється. При вставці графіки з графічного файла зручніше користуватись командою Вставка\ Рисунок. У вікні Вставка рисунка, яке при цьому відкривається, можна вказати графічний файл, а в полі Рисунок вікна - бачити сам малюнок, який міститься у файлі.

В Excel є панель інструментів Рисование, за допомогою якої можна створювати нескладні малюнки. Про призначення кнопок цієї панелі можна дізнатися з довідкової системи.

Діаграми. Excel володіє широкими можливостями для побудови діаграм 15 різних типів. Кожен тип діаграми має декілька видів. Розглянемо основні елементи діаграм, а також основні поняття, які використовуються при побудові діаграм. Діаграма завжди будується для якогось діапазону чарунок.

Як правило, на діаграмі відображається послідовність значень якого-небудь параметра залежно від значень аргументів. Послідовність значень параметра в Excel називають рядом даних, а послідовність значень аргументів- категорією.

Побудова діаграми. Діаграма може будуватись на активному листі або на новому.

Для побудови діаграми на активному листі слід скористатися майстром діаграм, натиснувши кнопку Мастер диаграмм на панелі інструментів Стандартная. Курсор при цьому перетворюється в мініатюрну діаграму. Натиснувши ліву кнопку миші, слід тягнути курсор доти, поки рамка під діаграму не набере потрібного розміру. При відпусканні кнопки миші на екрані з’явиться вікно діалогу Мастер диаграмм- шаг 1 из 5. Майстер діаграм створює діаграму в загальному випадку за 5 років (для деяких типів діаграм кількість кроків може бути меншою).

Для створення діаграми на новому листі слід виконати команду Вставка\ Диаграмма\На новом листе. В книзі створюється новий лист діаграм з іменем Диаграмма…, у верхньому рядку якого виводиться панель інструментів Диаграмма, в якій є кнопка Мастер диаграмм. При натискуванні цієї кнопки на екран виводиться вікно діалогу Мастер диаграмм- шаг 1 из 5. Для кожного кроку виводиться своє вікно діалогу, в якому можна задати параметри для побудови діаграми.

У вікні діалогу Мастер диаграмм – шаг 1 из 5 у полі Диапозон задається діапазон чарунок, значення в яких використовуються для побудови діаграм. Якщо перед викликом майстра було виділено діапазон чарунок, то в полі Диапазон будуть відображені координати цього діапазону. Користувач може змінити значення цього поля або безпосередньо редагуванням або виділенням іншого діапазону. Для виділення іншого діапазону слід клацнути мишею по ярлику листа і виділити діапазон на цьому листі. Можна виділити не суміжний діапазон. Координати виділеного діапазону записуються у поле Диапазон.

Після вказання діапазону слід натиснути кнопку Далее…, і на екран виведеться вікно діалогу Мастер диаграмм – шаг 2 из 5. У цьому вікні слід вибрати одну з 15 типів діаграм (вибрана діаграма зображується інверсним кольором). У вікні діалогу Мастер диаграмм – шаг 3 из 5 вибирається вид діаграми даного типу.

У вікні діалогу Мастер диаграмм – шаг 4 из 5 виводиться зразок діаграми. На основі аналізу виділеного діапазону майстер сам визначає, як розміщені ряди даних. Якщо діапазон містить колонку текстових значень, то майстер сприймає, що ряди даних розміщені па рядках діапазону. Якщо діапазон містить рядок текстових значень, то майстер сприймає, що ряди даних розміщені по колонках діапазону. Якщо ж діапазон містить і колонку, і рядок текстових значень або зовсім не містить текстових значень, то майстер визначає ряд даних за кількістю чарунок у рядку і колонці виділеного діапазону (якщо рядок діапазону містить більше чарунок, ніж колонка, то ряди даних розміщуються по рядках, а якщо менше- то по колонках).

Користувач може змінити рішення майстра вибором перемикача в полі Ряды данных находятся. Поле Считать метками легенды визначає рядок або колонку, які є мітками легенди (назвами рядів даних).

Вікно діалогу Мастер диаграмм – шаг 5 из 5 дозволяє включати в діаграму легенду, встановити назву діаграми, назви осей X і Y. Після натискання кнопки Готово цього вікна діаграма переноситься на лист.

На кожному кроці роботи майстра можна повернутися на крок назад (кнопка Назад) або припинити побудову діаграми (кнопка Отмена ).

Редагування діаграм. Excel має засоби для редагування елементів побудованих діаграм. Для редагування діаграм цей елемент необхідно виділити. Для виділення елемента діаграми слід активізувати діаграму, клацнувши мишею по полю діаграми, а потім клацнути по елементу.

Ім’я виділеного об’єкта з’являється в полі імені (ліва частина рядка формул). Виділені елементи можна редагувати (переміщувати, міняти розміри, вилучати, формату вати). Список операцій редагування індивідуальний для кожного елементам діаграми. Для редагування виділеного елемента діаграми зручно користуватись контекстним меню, яке викликається натискуванням правої кнопки миші. Це меню містить ті операції, які доступні для виділеного елемента.