ТЕМА 10.3 РОЗРАХУНКИ ПО ЗАРОБІТНІЙ ПЛАТІ
Питання теми:
- заповнення довідників;
- нарахування зарплати;
- виплата заробітної плати;
- аналіз інформації про оплату праці.
Для розрахунку заробітної плати на підприємствах зі складною системою оплати праці зазвичай використовують спеціалізовані програми, наприклад "1С:Зарплата і Кадри для України". Для організацій з невеликою чисельністю працівників, де застосовується погодинна оплата (посадові оклади), для обліку заробітної плати можна використати можливості типової конфігурації "1С:Бухгалтерія для України".
Облік витрат з оплати праці в програмі організовано відповідно до Інструкції №291. Він ведеться на рахунку 66, за кредитом якого відображаються нарахування заробітної плати; а за дебетом - виплати, а також суми утриманих податків, зборів та інших утримань. Аналітичний облік на рахунку 66 ведеться в розрізі персоналу ("Працівники") і періодів ("Місяць нарахування").
Облік бухгалтерських операцій з нарахування і виплати заробітної плати в програмі "1С:Бухгалтерія для України" відбувається в кілька етапів. Розгляньмо їх.
Заповнення довідників
Довідник Сотрудники призначений для зберігання інформації про працівників організації. Інформацію з цього довідника використовують для виписування первинних документів і ведення аналітичного обліку на бухгалтерських рахунках: 372 Розрахунки з підзвітними особами, 37 3 Розрахунки з робітниками і службовцями за іншими операціями і 66 Розрахунки з оплати праці.
Побудова довідника може бути різною. У багаторівневому довіднику елементи об'єднані в групи. Такими групами є підрозділи і відділи, кінцеві елементи - це власне працівники. Якщо працівників на підприємстві небагато, зручно використовувати однорівневий довідник. Однак його завжди можна перетворити на багаторівневий. Для того щоб перетворити довідник Сотрудники підприємства на багаторівневий, відкрийте його і додайте нові групи, наприклад "Цех" і "Адміністрація", натиснувши клавіші CTRL+F9 або використовуючи відповідну кнопку .
Елемент довідника Сотрудники (меню Справочники/Сотрудники) має 4 закладки: Общие, Данные по ЗП, Паспортные данные, Налоговые данные (рис.1).
Рис.1. Діалогове вікно довідника Сотрудники
Закладка Общие містить інфомацію про співробітника: табельний номер, прізвище, імя, по батькові, стать, посаду,
На закладці Данные по ЗП заповнюємо дані про місячний оклад (тариф), розмір авансу. Поле Количество льгот заповнюється для працівників, які мають право на зменшення сукупного оподатковуваного доходу на суми в розмірі 5, 10 або 15 н.м.д.г. У цьому полі треба поставити числа, відповідно 4, 9, 14 (тобто кількість н.м.д.г., на які додатково зменшується сукупний оподатковуваний дохід таких працівників понад 1 н.м.д.г., вже включений у шкалу розрахунку прибуткового податку для кожного громадянина). У полі Количество детей зазначається кількість дітей віком до 16 років. Основне місце роботи працівника зазначається в реквізиті Основной на закладці Общие.
Якщо на підприємстві облік витрат організований з використанням рахунків класу 9, на закладці Общие заповнюється реквізит Счет затрат. Тут вибирають рахунок 23, 91, 92 або 93, на який буде відноситися заробітна плата працівника.
Реквізит Вид затрат обов'язковий - це аналітичний об'єкт, на який, відповідно до П(С)БО 16 "Витрати" та облікової політики підприємства, будуть віднесені витрати на заробітну плату.
У реквізиті Вид деятельности зазначається вид діяльності, на який будуть відноситися витрати на зарплату відповідного працівника. Якщо на підприємстві не ведеться розмежування видів діяльності, слід вибирати Общая. Якщо облік організований у розрізі видів діяльності, треба зазначити, до якого виду діяльності відноситиметься зарплата того чи іншого працівника.
У довіднику можливий "швидкий пошук" потрібного вам об'єкта. Для цього відкрийте довідник Сотрудники і вимкніть кнопкою режим Иерархический список. Встановіть покажчик на будь-який запис у колонці Наименование. Наберіть перші букви прізвища. Курсор буде встановлений на потрібний об'єкт. Якщо знов увімкнути режим Иерархический список, ви потрапите в групу, де міститься вибраний вами об'єкт. Режим "швидкого пошуку" часто використовується при роботі з великими багаторівневими довідниками.
Довідник Виды затрат має дворівневу структуру і постачається заповненим відповідно до П(С)БО 16 "Витрати".
Кожен елемент містить найменування статті витрат і бухгалтерський рахунок, як об'єкт аналітики рахунків класу 8, на який наприкінці місяця списуватимуться суми витрат за цією статтею (якщо на підприємстві застосовуються тільки рахунки класу 8, то рахунок можна не заповнювати).
Довідник Валовые доходы/расходы постачається заповненим згідно із Законом "Про оподаткування прибутку підприємств". Його структура відповідає статтям Декларації про прибуток. Така організація дозволяє вести облік валових доходів і витрат на позабалансовому рахунку і надалі складати звіт "Декларація про прибуток".
Довідник Налоги и отчисления постачається заповненим для загальної системи оподаткування і включає застосовувані ставки податків і зборів та галузі їх застосування. Податки, що стосуються розрахунку зарплати, зібрані в групах Налоги и отчисления с фонда з/п і Налоги и отчисления по з/п с сотрудников.
Нарахування зарплати
Для нарахування працівникам заробітної плати передбачений документ Начисление ЗП (рис.2), який можна ввести через меню Документы/Зарплата. Документ може вводитися в кількох режимах (визначається реквізитом Вид выплаты): Аванс, Ввод начальных остатков і Основная заработная плата.
Рис.2. Документ Начисление ЗП
Режим Аванс призначений для формування відомості нарахування авансу (Форма П-53). Передбачено автоматичне заповнення суми авансу з реквізиту Аванс довідника Сотрудники. Сума авансу доступна для коригування вручну. Бухгалтерських проведень ця дія не формує.
Режим Ввод начальных остатков призначений для введення початкового сальдо за розрахунками з оплати праці.
У режимі Основная заработная плата документ Начисление ЗП розраховує для кожного працівника величину заробітної плати, суму прибуткового податку, утримання до Пенсійного фонду і Фонду обов'язкового страхування на випадок безробіття, формує нарахування на фонд оплати праці і розраховує комунальний податок. У цьому режимі формуються проводки бухгалтерської операції нарахування заробітної плати.
Форма документа містить такі кнопки:
Провести - генерує проводки без закриття документа.
Заполнить - таблична частина заповнюється даними про працівників підприємства; у графі Начислено проставляється сума окладу, визначена в довіднику Сотрудники пропорційно до відпрацьованого часу. Цю суму також можна коригувати вручну. Суму додаткових нарахувань (відпускні, що припадають на місяць розрахунку, лікарняні, матеріальну допомогу) вносять до відповідних граф табличної частини документа.
Печать - можна сформувати і надрукувати такі форми:
- розрахунково-платіжна відомість;
- платіжна відомість;
- розрахункові листки;
- зведення відрахувань до фондів.
Друковані форми заповнюються українською мовою і відповідають наказу №144 Міністерства статистики України.
Рассчитать - розрахунок сум основних утримань відповідно до їх ставок, поданих у довіднику Налоги и отчисления. Після натиснення кнопки в графах Начислено, Удержано, К выплате відобразяться суми нарахувань, утримань і сума до виплати. У документі автоматично розраховуються суми нарахувань та утримань відповідно до чинних ставок.
При натисканні кнопки Провести або ОК створений нами документ Начисление ЗП сформує бухгалтерську операцію нарахування заробітної плати. Комунальний податок розраховується за зазначеною середньосписковою чисельністю і списується на рахунок, зазначений у закладці Дополнительные документа Начисление зарплаты.
Крім обов'язкових утримань, податків і зборів із заробітної плати працівників можуть утримуватися інші суми. Це утримання, що здійснюються за бажанням працівників (погашення отриманих позичок, вартість куплених у підприємства товарів, внески з добровільного страхування) та утримання, що здійснюються на підставі виконавчих документів. Найпоширеніші - суми завданого підприємству матеріального збитку й аліменти на утримання неповнолітніх дітей. Більшість з цих утримань мають регулярний характер для підприємства, але документами типової конфігурації вони не передбачені. Для них доцільно створити типову операцію.
Виплата заробітної плати
Для оформлення виплати працівникам заробітної плати передбачено документ Выплата ЗП, який можна ввести через меню Документы/Зарплата/Выплата ЗП (рис. 3). Він призначений для оформлення видачі заробітної плати. Формується цей документ за визначений місяць і дозволяє виплатити відсоток від нарахованої заробітної плати. Документ створює необхідні проведення і друковану форму платіжної відомості (форма П-53).
Документ має три режими роботи, аналогічних документу Начисление ЗП, що визначаються реквізитом Вид выплаты. При виборі режимів Аванс і Внесение остатков пропонується заповнити табличну частину на підставі одного з документів Начисление ЗП, введених у такому ж режимі в обраному (у реквізиті Период) періоді виплати зарплати. У режимі Основная з/п таблична частина заповнюється поточним сальдо взаєморозрахунків за кожним працівником.
Рис.3. Документ Выплата ЗП
При натисканні кнопки Заполнить вона заповнюється поточними сальдо за кожним працівником. При натисканні кнопки Печать буде сформована платіжна відомість (форма П-53). При проведенні (кнопка ОК) створюється бухгалтерська операція виплати заробітної плати з каси підприємства.
Щоб документ формував бухгалтерські проведення, константа Проводки по кассе только кассовыми ордерами повинна мати значення Нет. Для коректного формування касової книги на суму виплаченої заробітної плати має бути зроблений видатковий касовий ордер, у якому слід зазначити реквізит только зарегистрировать. Документи Выплата ЗП зберігаються в журналі Зарплата.
Аналіз інформації про оплату праці
Загальну інформацію про стан розрахунків з оплати праці переглядають в Оборотно-сальдовой ведомости. Кредитовий оборот рахунка 661 показує суму нарахованої заробітної плати, дебетовий - суми виплат і утримань.
Конкретизувати цю інформацію дозволяє Анализ счета 661, що містить синтетичну інформацію про стан заборгованості за розрахунками з персоналом за обраний період.
Одержати аналітичний розріз цієї інформації дозволяє звіт Аналіз рахунка по субконто. інші звіти для аналізу інформації з заробітної плати використовуються рідко. На підставі введених даних про оплату праці формуються такі звіти (Отчеты/Регламентированные):
- Форма 8-ДР;
- Розрахункова відомість щодо коштів фонду державного соціального страхування;
- Розрахункова відомість про нарахування і перерахування зборів на обов'язкове соціальне страхування на випадок безробіття;
- Звіт про нарахування збору на обов'язкове державне пенсійне страхування й інших надходжень та витрачання коштів Пенсійного фонду.
Відображати витрати підприємства, у тому числі й витрати на оплату праці, можна трьома способами - з використанням рахунків класу 8 (малими і неприбутковими підприємствами), з використанням рахунків класу 9 і з використанням рахунків класів 8 і 9. Оскільки в бухгалтерії, що ведеться на комп'ютері, використання класів рахунків 8 і 9 не становить технічних труднощів, але дозволяє одержати максимальну інформацію для Звіту про фінансові результати, то найкраще організувати облік з використанням 8-го і 9-го класів рахунків.
Розподіл витрат і закриття рахунків організується наприкінці періоду документом Финансовые результаты, різні режими роботи якого дозволяють організувати облік із застосуванням рахунків тільки класу 8, тільки класу 9 або із застосуванням одночасно рахунків 8-го і 9-го класів.