ТЕМА 3 ТЕХНОЛОГІЯ ОБРОБКИ
БУХГАЛТЕРСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ ТА ФОРМ В MS WORD
Питання тими: Основні поняття і прийоми роботи з документами
- інтерфейс користувача;
- документ Microsoft Word;
- вікно документа;
- друкована сторінка документа.
Текстовий редактор Microsoft Word 2000 представляє широкі можливості для роботи з текстовими документами.
Базовими інформаційними технологіями обробки текстових документів у Microsoft Word є:
1) Створення і редагування текстових документів:
- уведення, пошук і заміна тексту;
- форматування текстового документа;
- вставка розширень текст ( примітка, виноски, посилання);
- структурування текстового документа;
- створення головного документа;
- складання змістів, список ілюстрацій і т.п. ;
- редакторське виправлення, що забезпечує збереження авторського тексту і виправлень редактор.
2) Злиття постійної інформації основного документа і перемінний інформації джерела ( бази даних ):
- підготовка основного документа, що містить постійний текст;
- вибір джерела перемінної інформації у виді записів бази даних;
- масове тиражування документів, що містять постійний текст основного документа і перемінну інформацію джерела.
3) Збереження інтегрованих документів із включенням зовнішніх об'єктів (малюнків, фрагментів електронної таблиці, формул, звукових вставок і т.п.) ;
4) Збереження текстових документів в обраних форматах;
5) Підготовка до публікації текстового документа, перевірка орфографії, печатка, електронне розсилання й ін.
Інтерфейс користувача
Для введення тексту і виконання операцій обробки документа використовується клавіатура і миша. Інтерфейс користувача представлений основним екраном, що містить:
- головне меню, що включає підміню і пункти меню (команди;
- панелі інструментів, що містять кнопки, що складають команди меню;
- додаткові елементи (лінійки, смуги прокручування, рядок стану, покажчики режимів і ін.), що полегшують роботу з документами.
Для настроювання екрана варто виконати команду меню – Параметры. Ця команда виводить діалогове вікно Параметры, що містить набір вкладок. На вкладці Вид задається:
- вивід горизонтальної і вертикальної смуги прокручування документа (смуги прокручування використовуються для переміщення тексту документа на екрані нагору/вниз та вправо/вліво);
- поява спливаючих підказок при установці курсору миші на кнопці панелі інструментів;
- висновок знаків форматування і розмітки документа;
- показ рядка стану й ін.
За допомогою команди меню Вид - Панели инструментов/Настройка виводиться діалогове вікно Настройка, у якому можна виконати настроювання панелі інструментів і меню. Діалогове вікно Настройка містить ряд вкладок: Панели инструментов, Команды, Настройка.
На вкладці Панели инструментов здійснюється вибір панелей для поточної роботи, створення нових, видалення панелей інструментів, що використовуються користувачем, відновлення («скидання») настроювань панелей інструментів.
На вкладці Команды виконується:
- настроювання команди панелей/пункту меню. Виділити кнопку/пункт меню, натиснути в діалоговому вікні Настройка текстову кнопку. Змінити виділений об’єкт. На екран виводиться меню команд, за допомогою яких можна виконати необхідне настроювання;
- додавання нової кнопки/пункту меню. Варто вибрати категорію і команду меню, натиснути ліву кнопку миші і перетягнути виділений об’єкт на панель інструментів (з'являється нова кнопка) або в рядок меню (створюється новий пункт);
- видалення існуючої кнопки/пункту меню. Виділити кнопку миші, що видаляється, і перетягнути з панелі або з рядка меню в область документа;
- призначення («гарячих») клавіш кнопкам/пунктам меню. Виділити кнопку/пункт меню, натиснути в діалоговому вікні Настройка текстову кнопку Клавиатура. У новому діалоговому вікні Настройка клавіатури вибрати категорію і команду меню, сполучення клавіш Ctrl + < буква > або Ctrl+ Shift+< буква >, натиснути кнопку Назначить. Призначення «гарячих» клавіш можна видалити за допомогою кнопки Назначить. Відмовитися від усіх нестандартних призначень клавіш можна за допомогою кнопки Удалить. Відмовитися від усіх нестандартних призначень клавіш можна за допомогою кнопки Сбросить.
На вкладці Параметры здійснюється додаткове настроювання меню і панелей інструментів, зокрема задається більш щільне розміщення панелей інструментів, спосіб показу команд меню, вид кнопок (великі значки) і ін.
Усі виконані настроювання панелей інструментів і меню команд можна зберегти на рівні шаблона або окремого документа. У першому випадку зроблені настроювання стають доступними для всіх документів, створених на базі шаблона. В іншому випадку ці настроювання дійсні лише для окремого документа.
Після завершення роботи настроювань у діалоговому вікні Настройка натискається кнопка Закрыть.
Обробка текстових документів виконуються за допомогою команд головного меню або контекстного меню. Контекстне меню містить список команд, що безпосередньо відносяться до виділеного фрагмента документа або поточної операції над документом. Для виклику контекстного меню натискається права кнопка миші або клавіші Shift + F10.
Документ Microsoft Word
У текстовому редакторі Microsoft Word прийняті наступні угоди:
1. Любий документ заснований на шаблоні.
2. Шаблон – набір засобів для створення документів. У шаблон включені стилі оформлення символів і абзаців, параметри форматування, що діють за замовчуванням, параметри печатної сторінки й ін. За допомогою елементів автотекста забезпечується автоматизація введення тексту в документ. У шаблоні утримуються макроси, що забезпечують автоматизацію виконання типових операцій. Для уніфікації інтерфейсу користувача в шаблон включаються панелі інструментів, «гарячі» клавіші. Крім перерахованих засобів шаблон може включати постійний для всіх документів текст, зовнішні об'єкти (малюнки, формули, електронні таблиці і т.п.).
3. Текст документа – сукупність послідовно розташованих абзаців, що складаються з пропозицій. Новий абзац завжди починається з натискання клавіші Enter.
4. Перехід на новий рядок або нову сторінку усередині одного абзацу при наборі тексту виконується автоматично і не вимагає натискання клавіші Enter.
5. Для примусового переходу на нову сторінку потрібно виконати команду меню Вставка/Разрыв. Почати нову сторінку або натиснути клавішу Ctrl + Enter.
6. Для переходу на новою рядок у межах одного абзацу натискаються клавіші Shift + Enter.
7. Окрема пропозиція складається з набору слів, що закінчуються крапкою, знаком питання або оклику. Слова в пропозиціях розділяються одним символом пробілу або знаками пунктуації (кома, крапка з комою). Перед цими знаками пунктуації пробіл не ставиться, але після них повинний бути пробіл.
8. Текстовий документ може стримати текст і об’єкти включення: малюнки, формули, набрані в редакторі формул, електронні таблиці, фрагменти бази даних і т.п.
9. Текстовий документ може мати ієрархічну структуру, складатися з окремих частин, що мають стилізовані заголовки. У цьому випадку документ є – структурно-складним.
10. Головний текстовий документ може поєднувати кілька документів, що існують і використовуються як самостійно, так і в складі головного документа.
Новий документ Microsoft Word створюється за допомогою команди меню Файл/Создать, з указівкою шаблона. За замовчуванням вибирається шаблон Новый документ. Документи зберігаються у виді файлів на магнітному диску за допомогою команди меню Файл - Сохранить как. При збереженні файлів вказується ім'я і формат файлів. Ім'я фала документа включає шлях і власне ім'я. Шлях містить: ім'я логічного диска, імена ієрархічно вкладених папок (або каталогів - традиційний термін для операциной системи MS-DOS), що розділяються знаком “\ “. Максимальна довжина імені файлу з розширенням - 255 символів.
Формат файлу документа залежить від типу шаблона на базі якого створюється документ:
- звичайний текстовий документ, зберігається як файл із розширенням doc;
- документ для розміщення на Web-вузлі в мережі Інтернет (так називана Web-сторінка), збережуться як файл із розширенням htm або html;
- повідомлення електронної пошти, зберігається як файл із розширенням htm або html;
- шаблон, зберігається як файл із розширенням dot.
Вікно документа
Microsoft Word підтримує багатовіконний інтерфейс,в одному сеансі роботи можуть оброблятися декілька документів, кожний з яких відкривається у своєму вікні. При початковому запуску Microsoft Word і виконанні команди меню Файл/Создать автоматично створюється нове вікно з ім'ям Документ # Microsoft Word. Microsoft Word дозволяє той самий документ одночасно відкривати в різних вікнах. Зовнішнє представлення документа, параметри настроювання і режими роботи в кожнім вікні не залежать від інших представлень. Перехід між вікнами документів здійснюється за допомогою команди Окно.
Команди меню для роботи з вікнами документів:
- Окно/ Новые) - створити нове вікно для активного документів.
- (Окно/Упорядочить все) - розташувати вікна документів на робочому столі у відкритому виді.
Вікно документа за допомогою спеціального дільника можна поділяти на частини. Границя вікна розташована у верхній частині вертикальної смуги прокручування, вона перетаскується мишею по вертикалі вікна в будь-яке місце. При розподілі вікна на частині нова текстова кнопка на панелі задач не створюється.
Друкована сторінка документа
Для печаті текстових документів задається формат печатної сторінки за допомогою команди меню Файл/Параметры страницы. Ця команда виводить діалогове вікно Параметры страницы, що містять вкладки:
1) Поля - установлюється розмір полів печатної сторінки, тип полів (звичайні або дзеркальні - для брошур); відступи колонтитулів зверху і знизу печатної сторінки;
2) Розмір папера - задається формат і орієнтація печаті сторінки (книжкова, альбомна);
3) Джерело папера - указується способом подачі папера для першої і наступних печатних сторінок;
4) Макет - вказуються відмінність колонтитулів для парних і непарних сторінок, першої сторінки документа, спосіб вирівнювання абзаців (по верхньому краї, по центру, по висоті).
Текстовий документ складається з розділів, число яких не обмежене. Новий документ містить тільки один розділ. У документі розділ створюється якщо змінюються :
- розміри печатної сторінки;
- орієнтація сторінок;
- розміри полів і відступи колонтитулів;
- кількість стовпчиків тексту на сторінці;
- нумерація сторінок.
Новий розділ документа створюється командою меню Вставка/Разрыв с указанием типа разрыва: Со следующей страницы; На текущей страницы; С четной страницы; С нечетной страницы.
Параметри сторінки можуть вказуватись для кожного розділу, або для всього документа.
Для додаткового графічного оформлення друкованих сторінок використовується команда меню Формат/ Границы и заливка.... На вкладці Страницы діалогового вікна Границы и заливка... вибирається:
- тип ліній;
- розмір полів відступу ліній від тексту і краю печатного листа;
- сфера дії: весь документ, розділ, перша або всі, крім першої сторінки.
Команда меню Формат/Фон використовується тільки для Web - сторінок і дозволяє змінити малюнок і колір заливання сторінки електронного документа.
Зверху або внизу печатної сторінки документа розміщуються колонтитули - постійна інформація, що містить довільний текст, малюнки, номер сторінок, дату, час і т.п. Колонтитули створюються і редагуються командою меню Вид - Колонтитулы за допомогою кнопок панелі інструментів Колонтитулы.
Для нумерації друкованих сторінок служить команда меню Вставка/Номера страниц. У діалоговому вікні Номера страниц текстова кнопка Формат дозволяє:
- задати початкове значення номера сторінок;
- вибрати зовнішнє зображення номера сторінки (римські або арабські цифри, буквена нумерація);
- включити в нумерацію номер глави документа й ін.
Якщо документ містить малюнки, таблиці, формули, їх прийнято нумерувати і робити до них написи. Для нумерації об'єктів служить команда меню Вставка - Название. Можна використовувати стандартні назви, наприклад Рисунок, Таблица, Формула або створити нові назви. У діалоговому вікні Название кнопка Создать виводить вікно для введення нестандартної назви. За допомогою кнопки Удалить віддаляються нестандартні назви. Формат номерів у назві задається допомогою кнопки Нумерация, номер може використовувати визначений тип нумерації: арабські, римські, буквені номери, включати розділити і номер глави документів.
При вставці назв рекомендується виділити фрагмент документа, якому дається назва, а потім виконати команду меню Вставка/ Название - та вказати місце розташування назви - над виділеним об'єктом або під ним.
Для створення покажчика малюнків, таблиць, формул або нестандартних назв існує команда меню Вставка/Оглавление и указатели. На вкладці Список иллюстраций діалогового вікна Оглавление и указатели вказуються параметри:
- вид назви, по якому створюється список: : Рисунок, Формула, Таблица, нестандартні назви;
- варіанти назви: повна, скорочена;
- вивід номерів сторінок і тип заповнювача.