ТЕМА 1 ЕВОЛЮЦІЯ СИСТЕМ КОМП'ЮТЕРНОГО ОБЛІКУ
Питання теми:
- характерні особливості нової інформаційної технології;
- основні напрямки комп’ютеризації бухгалтерського обліку;
- загальні положення, основні принципи організації комп’ютерної технології обліку.
Характерні особливості нової інформаційної технології
На сучасному етапі одним із основних напрямків удосконалення системи управління є впровадження інформаційних технологій (IT). Низький рівень інформатизації в Україні є однією з головних перешкод на шляху ефективного застосування нагромадженого в країні наукового потенціалу. Звідси головне завдання — прискорити інформатизацію суспільства.
Відомі шість основних сфер інформатизації суспільства:
- комплексна автоматизація технологічних та виробничих процесів;
- інформатизація проектних і конструкторських робіт, а також технологічної підготовки виробництва;
- інформатизація організаційно-економічного управління;
- інформатизація навчання та підготовки кадрів;
- інформатизація сфери послуг та побуту населення;
- створення нових інформаційних технологій.
Поняття "технологія" (від грец. techne — мистецтво, майстерність, уміння) охоплює систему методів і способів оброблення, зміни побудови, властивостей, форми сировини, матеріалу або напівфабрикату та способів виготовлення продукції у виробничому процесі.
Поняття IT охоплює як методи оброблення інформації, так і організаційно-управлінські концепції її формування та споживання, а також сукупність усіх видів інформаційної техніки.
Інформаційна технологія — це комплекс методів і процедур, за допомогою яких реалізуються функції збору, передачі, обробки, зберігання та доведення до користувача інформації в організаційно-управлінських системах з використанням обраного комплексу технічних засобів.
Принципова відмінність ІТ від виробничої (яка являє собою сукупність способів обробки, виготовлення, зміни стану, властивостей, форми сировини, матеріалів, напівфабрикатів, застосовуваних у процесі виробництва) полягає в тому, що вона крім рутинних операцій містить елементи творчого характеру, які не піддаються регламентації та формалізації. IT невід’ємно пов’язана з технічним і програмним середовищем, в якому її реалізовано.
Інформаційні технології залежать від таких компонентів: технічних засобів; персоналу, здатного використовувати їх; організації, яка об'єднує засоби і персонал в єдиному процесі; інформаційних засобів, що здійснюють формування й видачу інформації.
Інформаційна технологія виникла разом з виробництвом на Землі кілька мільйонів років тому і у своєму розвитку пройшла кілька етапів. До другої половини XIX ст. панувала «ручна» інформаційна технологія. Уся обробка інформації виконувалася вручну за допомогою пера, рахівниці, бухгалтерських книг. Комп'ютерні IT пройшли у своєму розвитку етап машинних ресурсів, етап програмування, етап HIT, етап високих IT.
Функціональні обмеження і висока вартість ЕОМ визначали основне завдання IT етапу машинних ресурсів (50—60-ті роки XX ст.) — підвищення ефективності оброблення даних за формалізованими алгоритмами або такими, що легко формалізуються. Для прискорення кодування за алгоритмами були створені алгоритмічні мови Алгол, Фортран. Однак загальні витрати на програмування становили кілька відсотків вартості машинного часу ЕОМ. Тому завданням технології на цьому етапі була економія машинних ресурсів, щоб при мінімальній ємності пам'яті, яку займає програма, забезпечувалась максимальна кількість операцій, виконуваних за одиницю машинного часу. Вирішенню цього завдання сприяли операційні системи, орієнтовані на пакетний режим оброблення даних.
Етап програмування (середина 60-х — початок 80-х років XX ст.) вимагав перегляду сформованих критеріїв функціонування обчислювальних засобів. Успіхи в розвитку електроніки вели до швидкого зниження питомої вартості машинних операцій і біта оперативної пам'яті, тоді як витрати на розроблення й супровід програм мали тенденцію до зростання. Тому центральне завдання технології на цьому етапі полягало в економії людських ресурсів.
Основу концепції третього етапу — нової інформаційної технології HIT (початок 80-х років XX ст.) складали ідеї: автоформалізація фахових знань користувачів в обчислювальному середовищі автоматизованих робочих місць (АРМів), інтелектуалізація всіх форм взаємодії користувачів із технічними засобами, розподілена комп'ютерна техніка, «дружнє» програмне забезпечення, розвинені комунікації. Користувачеві-непрограмісту надано можливість прямого спілкування з ЕОМ шляхом роботи у діалоговому режимі. При цьому потужні програмно-апаратні засоби (бази даних, експертні системи та бази знань, системи підтримки прийняття рішень тощо) створюють комфорт у роботі, дозволяють не лише автоматизувати процес зміни форми та місцезнаходження інформації, а й змінювати її зміст. Комп'ютери допомагають людині підвищити продуктивність праці завдяки збільшенню обсягів індивідуального виконання робіт.
Технічною базою на цьому етапі розвитку IT був масовий випуск ПЕОМ. Користувачеві надавалась можливість автоматизувати все, що люди можуть описати, програмувати без програмістів. Основним завданням HIT було створення типової технології автоматизації персональних знань, а метою — економія праці користувачів. Елементом HIT стало АРМ фахівця певного профілю.
В основу концепції високих IT (четвертий етап) покладено ідею вдосконалення засобів спілкування між людьми з глобалізацією інформаційного простору до масштабів планети.
Виникнення високих IT стало можливим завдяки здешевленню вартості ПЕОМ і широкому їх охопленню глобальними комп'ютерними мережами, що ґрунтується на платформі "клієнт—сервер".
Основними завданнями високих IT є: досягнення універсальності методів комунікацій; підтримка систем мультимедіа і максимальне спрощення інтерфейсу "людина — ЕОМ", який ґрунтується на принципах інтуїтивного інтерфейсу; відкритість стандартів, тобто використання протоколів та програмних інтерфейсів, що гарантували б створення єдиного інтерфейсу для всіх взаємодій з ЕОМ (доступу до файлів, повідомлень, сторінок, документів, тобто до локальних дисків і Web-сторінок, графіки та мультимедіа).
Метою цього етапу є зниження вартості інформаційного контакту, необмеженість обсягу доступної користувачеві інформації, повноцінність використання як персональних машинних ресурсів, так і мережних.
За способом використання засобів обчислювальної техніки під час оброблення інформації виділяють IT у централізованих автоматизованих ІC та IT у децентралізованих системах оброблення даних.
За способом реалізації розрізняють традиційні, нові та високі IT.
За ступенем охоплення задач управління IT поділяють на: IT електронного оброблення даних, IT автоматизації функцій управління, IT підтримки прийняття рішень, IT електронного офісу, IT експертної підтримки.
За типом користувацького інтерфейсу класифікують пакетні, діалогові та мережні IT.
За способом побудови мережі виділяють локальні, багаторівневі, розподілені IT.
За моделями обчислювального процесу розрізняють такі IT: хост-орієнтовані; технології, що реалізують модель процесу з розподіленими ресурсами; технології "клієнт — сервер".
Предметна технологія — це послідовність технологічних етапів модифікації первинної інформації у результатну. Наприклад, предметна технологія БО припускає оформлення та приймання первинної документації, запис бухгалтерського проведення, зміну стану аналітичного обліку, на основі чого — зміну рахунків синтетичного обліку й балансу.
Технологія оброблення інформації, що використовується як інструментарій у різних системах для розв'язання різноманітних задач, називається забезпечувальною. Такі IT можуть класифікуватися за класами задач, на які їх орієнтовано.
За системами, що обслуговуються, IT поділяються на IT бухгалтерського обліку, IT банківської діяльності, IT податкової діяльності, IT страхової діяльності та ін.
Об'єднання забезпечувальних технологій на основі предметної технології, зведення їх до єдиного стандарту інтерфейсу є функціональною IT — середовищем перетворення даних і частиною IT.
Основні напрямки комп’ютеризації бухгалтерського обліку.
В інформаційній системі підприємства домінуюча роль належить бухгалтерському обліку (БО), який дає змогу відтворити кожний господарський факт з усіма подробицями, забезпечує документальне відображення всіх господарських операцій.
Велике значення при реформуванні системи БО надається створенню автоматизованих робочих місць (АРМ) на основі сучасних ПЕОМ, засобів телекомунікацій і розвинених інструментальних засобів. БО є обов'язковим видом обліку на підприємстві. Він є процесом виявлення, зміни, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім і внутрішнім користувачам для прийняття управлінських рівень.
Користувачами бухгалтерської інформації є фізичні та юридичні особи, які потребують інформації про діяльність підприємства для прийняття обґрунтованих рішень. Існує кілька груп зовнішніх користувачів бухгалтерської інформації: акціонери, інвестори, кредитори, аудитори, інспектори податкових служб, покупці, клієнти, постачальники. Внутрішні користувачем бухгалтерської інформації є управлінський апарат підприємства.
Створення на підприємстві системи БО з використанням концепції нових інформаційних технологій (HIT) є істотним інструментом удосконалення управління.
Бухгалтерська ІC служить єднальною ланкою між господарською діяльністю та управлінським персоналом, який приймає рішення.
Входом в систему БО є дані первинного обліку — зареєстровані на носіях факти здійснення господарських операцій. Виходом цієї системи є оброблена облікова інформація, корисна для осіб, які приймають управлінські рішення.
Щоб бухгалтерська інформація була корисною, вона має бути вірогідною, значущою, повною, оперативною. Це може бути досягнуто тільки в умовах автоматизованої системи БО.
БО є функціональною підсистемою і включає комплекси задач з усіх розділів бухгалтерського обліку і синтетичних рахунків. Підсистема БО в процесі свого функціонування здійснює інформаційні зв'язки з іншими підсистемами. На вході підсистему БО живлять дані первинного обліку - зібрані та зареєстровані на носіях дані про господарські процеси і явища, що здійснилися. Вихідна інформація підсистеми БО широко використовується в різних задачах ІС та є вхідною для інших підсистем.
Важливою рисою підсистеми БО є забезпечення управління на будь-якому його рівні зворотним зв'язком. Функція зворотного зв'язку є основною перевагою підсистеми БО, і в цьому полягає її величезне значення для управління. Зворотний зв'язок забезпечується за допомогою системи результатної та проміжної інформації, що фіксується або видається безпосередньо на екран дисплея. Тому від швидкості видачі такої інформації залежить оперативність прийняття управлінських рішень.
Таблиця 1. Організація АРМ на підприємстві
Назва |
Призначення |
Основні показники |
|
Вихідні |
Вхідні |
||
1. Облік основних засобів (03) |
Облік наявності, надходження і вибуття 03, нарахування амортизації, облік витрат на ремонт 03 |
Залишок 03 на кінець звітного періоду, суми амортизаційних відрахувань, залишкова вартість |
Норми амортизаційних відрахувань, залишок 03 на початок звітного періоду, надходження і вибуття 03, первісна вартість |
2. Облік товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) |
Облік наявності, надходження і витрати |
Залишок ТМЦ на кінець звітного періоду, надходження, витрата і рух ТМЦ |
Залишок ТМЦ на початок звітного періоду, надходження матеріалів, відпуск матеріалів у виробництво |
3. Облік коштів і фінансових операцій |
Облік наявності та руху коштів на поточному рахунку (ПР), у касі підприємства, облік розрахунків з підзвітними особами, дебіторами кредиторами |
Залишок коштів у касі, на ПР, у підзвіті та заборгованість на кінець періоду, звіти за дебітом рахунку, оборот за кредитом рахунку за період |
Залишок коштів у касі, на ПР, у підзвіті на початок періоду, надходження, витрата, повернення коштів |
4.Облік праці та заробітної плати |
Облік розрахунку з працюючими за заробітною платою, облік відпрацьованого часу |
Суми нарахованої та виплаченої заробітної плати, утримання із заробітної плати |
Тарифні ставки, оклади, кількість відпрацьованого часу, норми вироблення, норми утримань і нарахувань, фактичне вироблення |
5. Облік готової продукції. її відвантаження та реалізація |
Складання звітів з випуску готової продукції, руху на складах, за відвантаженими товарами й обсягом реалізації |
Залишок готової продукції на кінець місяця, обороти за дебітом і кредитом рахунків, обсяг реалізації |
Обсяг випуску продукції, прихід, витрата, відвантаження, оплата продукції, залишок на початок місяця |
б. Облік витрат на виробництво |
Визначення фактичної собівартості обсягу витрат на виробництво |
Витрати на виготовлення продукції |
Поопераційні трудові і матеріальні витрати |
7. Зведений синтетичний облік |
Рознесення за рахунками, субрахунками господарських операцій, складання зведених звітних документів, "Головної книги", "Сальдово-обігової відомості", бухгалтерського балансу |
Баланс підприємства, сальдо за рахунками на кінець звітного періоду, обороти за дебітом і кредитом рахунків |
Сальдо за рахунками на початок звітного періоду, рух засобів на рахунках |
Особливості взаємозв'язку комплексів задач підсистеми БО на підприємстві показано на схемі. Позначені на ній цифрами інформаційні зв'язки означають:
1 — інформація нормативна, планова з єдиного ІФ;
2 — інформація про залишки і рух ресурсів для інших підсистем;
3 — інформація про проведення за дебітом і кредитом кореспондуючих рахунків;
4 — інформація про витрату ресурсів на виробництво;
5 - інформація про оплату матеріальних цінностей;
6 - інформація про платежі, що надійшли за відвантажену продукцію;
7— інформація про виплату сум підзвітним особам.
Рис.1. Особливості взаємозв'язку комплексів задач підсистеми БО на підприємстві.
Загальні положення, основні принципи організації
комп’ютерної технології обліку
Автоматизація сприяє вдосконаленню форм обліку. Форма БО є сукупністю облікових регістрів, які використовуються для ведення облікових записів у певній послідовності та взаємозв'язку із застосуванням принципів подвійного запису.
Основні ознаки, що характеризують форму БО:
- кількість, структура, зовнішній вигляд, призначення, послідовність регістрів;
- засоби і техніка їх ведення;
- взаємозв'язок хронологічної та систематичної, аналітичної та синтетичної інформації.
Застосування обчислювальної техніки привело до необхідності вдосконалення форми БО. Вона має відповідати вимогам обчислювальної техніки і визначати методологічні, технологічні й інформаційні аспекти організації БО та оброблення облікової інформації.
Основні елементи автоматизованої форми БО реалізовані в АРМі. В умовах застосування ПЕОМ та АРМБ розробляється нова форма БО — діалогова автоматизована (людино-машинна).
Діалогова автоматизована форма БО ґрунтується на таких принципах:
- автоматизація документування господарських операцій;
- організація файлової системи;
- чергування сеансів активного діалогового режиму й автоматичного режиму при формуванні вихідної інформації.
Застосування ПЕОМ докорінно змінює технологію та організацію облікового процесу. У загальних рисах технологія облікового процесу на ПЕОМ складається з таких етапів:
- збирання облікових даних і введення їх у ПЕОМ;
- створення ІБ (інформаційна база);
- оброблення інформації на ПЕОМ;
- видача результатної інформації;
- зберігання інформації (в тому числі інформації минулих періодів).
В основу організації системи БО з використанням АРМів мають бути покладені такі принципи:
- автоматизоване оброблення облікових даних у реальному часі безпосередньо на робочих місцях бухгалтерів;
- взаємодія бухгалтера з ІC в діалоговому режимі;
- організація первинних документів на носіях;
- організація регістрів аналітичного та синтетичного обліків у пам'яті ПЕОМ,
- формування і видача результатної інформації в режимі запиту і необхідному для бухгалтера обсязі.
АРМБ в системі управління підприємством розглядається як робоче місце, оснащене ПЕОМ, яке дає змогу автоматизувати одержання, організацію, оброблення та передачу облікової інформації, залишаючи за бухгалтером функції управління і контролю над інформаційним процесом обліку, вибір і прийняття управлінських рішень. При цьому бухгалтер виступає в новій для нього ролі кінцевого користувача АРМу.
Упровадження АРМБ одночасно з організацією децентралізованої системи оброблення облікових даних зумовлює інтеграцію облікової інформації в єдиній БД.
Організаційно БО реалізується мережею АРМів, що створюються в місцях виникнення та використання інформації, охоплюючи не тільки власне бухгалтерську, а й виробничо-оперативну інформацію. Мережа АРМів може організовуватися за одно-, дво- і багаторівневою структурою. За цим принципом їх класифікують на АРМи низового, загальногосподарського рівня та зведеного обліку.
АРМи низового рівня використовують для оформлення первинних документів, ведення цехової локальної БД, оперативного введення даних про випуск, рух деталей і напівфабрикатів, складання звітів цехів про залишки та використання матеріальних цінностей, передачі первинних документів і звітів, а також їхніх аналогів на ГМД або по каналах зв'язку на загальногосподарський рівень системи. АРМи низового рівня мають функціонувати в режимі реального часу. При цьому в одному процесі поєднуються оформлення первинного документа і введення інформації в ПЕОМ.
Відповідальність за підтримку та ведення БД покладається на користувача ПЕОМ. Для контролю в системі кожного АРМу необхідно реєструвати дату господарської операції, номер документа, що вводиться в оброблення, і код особи, яка виконала реєстрацію операції. Має бути передбачений також санкціонований доступ до цієї інформації, щоб виключити дозапис, вилучення або виправлення даних.
На АРМах низового рівня формуються первинні машинні записи, що відображають господарські операції в натуральних розмірах, здійснюється ведення облікових регістрів з поточного контролю й оперативного управління.
АРМи загальногосподарського рівня на дільницях обліку забезпечують введення і контроль інформації АРМів низового рівня, ведення хронологічних та систематичних електронно-облікових регістрів на дільниці обліку (комплексу задач), регламентне відображення їх на екрані дисплея або друк і виведення за запитом.
На кожному функціональному АРМі обліку загальногосподарського рівня проводиться формування стандартних уніфікованих машинних бухгалтерських проведень за групами синтетичних рахунків для ІБ АРМу зведеного обліку та звітності.
На АРМі зведеного обліку здійснюють введення і контроль машинних носіїв АРМів дільниць обліку або через ЛОМ — облік та відображення введених записів.
АРМи зведеного обліку забезпечують ведення електронних облікових регістрів аналітичного обліку за синтетичними рахунками, регламентне або за запитом відображення облікових даних, формування і відображення даних для складання звітності.
На рис.2 зображено організацію АРМБ за функціональним принципом.
Інформаційне забезпечення задач із БО може складатися з автономних файлових систем (БД) окремих АРМів або бути єдиною БД локальної мережі.
До складу файлової системи АРМу входять:
1. Допоміжні файли заготовок форм первинних документів (документограм). При документуванні господарських операцій користувач бачить на екрані дисплея відповідну форму і з використанням клавіатури вводить в документ оперативні дані та ключові реквізити, за якими система автоматично заповнює графи НДІ і виконує потрібні обчислення. Одночасно введений запис надходить у файли вхідних форм відповідно до прийнятої в них систематизації даних.
2. Довідкові файли класифікаторів, призначені для розшифрування кодових позначень у вихідних повідомленнях.
3. Допоміжні файли заготовок форм регламентних вихідних регістрів — (відеограм).
4. Інформаційні файли норм витрати ресурсів.
5. Інформаційні файли первинного обліку.
6. Файли з інформацією минулих періодів (формуються автоматично).
Основу системного автоматизованого оброблення облікових даних складають файли синтетичних рахунків (БД зведеного синтетичного й аналітичного обліків та звітності).
Записи господарських операцій у файлах синтетичних рахунків мають однакову структуру і включають як за дебітом, так і за кредитом вартісні показники (в аналітичному обліку — також кількісні), період здійснення господарських операцій, класифікаційні угруповання (в синтетичному обліку — код рахунку і субрахунку, в аналітичному — додають також підрозділ, в якому проводиться операція, й об'єкт обліку). Файли синтетичних рахунків заповнюються автоматично на основі файлів первинного обліку (хронологічні масиви даних).