ТЕМА 10.4 ОБЛІК ЗАПАСІВ

Питання теми: - поняття замовлення; - оформлення відносин з постачальниками;

• надходження запасів, придбаних за кошти;
• аналіз операції придбання;
• облік товарно-матеріальних цінностей;
• надходження МШП через підзвітну особу і передача його в експлуатацію;
• переміщення;
• реєстрація податкових накладних.

Аналітичний облік запасів у конфігурації ведеться в розрізі місць зберігання, ТМЦ і партій (крім рахунка 23 "Виробництво). Місцем зберігання можуть бути як склади, так і матеріально відповідальні особи (МВО) - працівники підприємства.

Поняття замовлення

Облік придбання запасів тісно пов'язаний з обліком ПДВ. У зв'язку з операціями з придбання товарів, робіт, послуг у платників ПДВ виникає право на податковий кредит. При цьому датою виникнення права на податковий кредит є перша з подій, визначених п. 7.5 ст. 7 Закону про ПДВ. Для коректного обліку податкового кредиту необхідно точно визначати дату виникнення першої події для кожної операції придбання, яка в загальному випадку може містити часткові оплати і (або) надходження. Прийнятий у конфігурації механізм обліку розрахунків з контрагентами в розрізі окремих операцій дозволяє це робити автоматично.

У конфігурації замовлення є перший документ, що відображає операцію придбання або продажу. У цьому випадку програма автоматично відстежуватиме першу подію при обліку ПДВ.

Надходження запасів у конфігурації оформляється так:

1. Якщо є договір з постачальником, він реєструється в конфігурації документом Договор, який надалі виступатиме замовленням.

2. Рахунок постачальника або його витратна накладна реєструються документами Счет входящий або Приходная накладная. Якщо в полі Заказ такого документа нічого не зазначати, він вважається першим в операції і сам стає замовленням.

3. Якщо на момент надходження запасів, у супроводі видаткових документів постачальника або документів про надання послуг, вартість яких включається в первісну вартість запасів, у конфігурації вже є зареєстроване замовлення за цією операцією, документ, що відображає надходження запасів (робіт, послуг), вводять на підставі документа-замовлення.

4. При проведенні документів, що відображають надходження запасів (робіт, послуг, які включаються в собівартість запасів), формуються відповідні проведення.

Документи, якими в конфігурації може відображатися надходження запасів і формування їх первісної вартості:

- Приходная накладная;

- Расходы на приобретение;

- Авансовый отчет.

Розглянемо приклади операції придбання запасів. Оформлення відносин з постачальниками

Відносини з постачальниками оформляють двома способами - оплачуються виставлені постачальником рахунки (вважається, що договір укладено в усній формі) або укладається договір купівлі-продажу (частіше з постійними постачальниками, при цьому за договором можуть виписуватися рахунки). Для реєстрації цього в типовій конфігурації призначені документи Договор і Счет входящий. Вибір варіанта реєстрації відносин з постачальником (за рахунками/накладними або за договорами) визначається в полі Вид взаиморасчетов довідника Контрагенты. Якщо вибрати по договорам, залишається можливість вести облік із цим контрагентом і в розрізі рахунків.

На рис.1 показано договір з ВАТ "Транспортник". Новий договір вводиться через меню Документы/Договор або з журналу Договора, де вони зберігаються.

 

Рис.1. Діалогове вікно заповнення документу Договор

Поле Вид торговли має три види торгівлі:

- за наличные, який передбачає розрахунок через касу;

- бартер, який вибирають для договорів міни;

- предоплата. Він використовується в усіх інших випадках.

Якщо сума і дата закінчення договору відомі, треба їх зазначити. Увімкнена опція по договору выписываются итоговые налоговые дозволяє виписати наприкінці місяця підсумкову податкову накладну за всіма придбаннями за місяць в рамках цього замовлення з урахуванням першої події.

Тепер на підставі цього договору введімо Счет входящий. Вибравши в меню Журналы/Договора договір ДГ-000001, введімо команду меню Действия/Ввести на основании (або ALT+F9).

Основні реквізити "шапки" будуть заповнені значеннями, зазначеними в договорі. Залишиться тільки заповнити поля Что приходуем і Номер счета поставщика. У полі Что приходуем виберемо Запасы. У табличну частину введемо відомості про кожний матеріал. Запаси, які вносяться в табличну частину, можуть обліковуватися на різних рахунках обліку запасів. Рахунок обліку зазначено для кожного елемента довідника у відповідному полі (закладка Дополнительные у формі редагування елемента довідника "Номенклатура"). Якщо такі матеріали надходять уперше, то інформацію про них можна безпосередньо внести до довідника. Надходження запасів, придбаних за кошти

Оскільки договір, і вхідний рахунок вже зареєстровані в конфігурації, введемо документ Приходная накладная на підставі Счета входящего СВ-000001. Значення відповідних полів, у тому числі табличної частини, будуть скопійовані з рахунка (рис.2).

У полі Место хранения зазначають склад, куди надходять запаси; у нашому випадку - Основной склад. У полі Вид поставщика зазначимо Отечественный поставщик (таким чином ми вибираємо рахунок розрахунків з постачальником). На закладці Дополнительные будуть скопійовані реквізити Статья валовых расходов і Вид НДС. Якщо підприємство не має права на податковий кредит за цією поставкою, наприклад витрати не відносяться до валових, треба ввімкнути опцію НДС на себестоимость.

 

Рис.2. Діалогове вікно документа Приходная накладная

Після проведення документа будуть сформовані проведення:

1. За позабалансовим рахункам обліку валових витрат з урахуванням першої події.

2. Нараховано суму податкового кредиту з ПДВ в дебет рахунка 6415 з урахуванням першої події. У конфігурації передбачено й інший варіант обліку податкового кредиту. Якщо при заповненні констант була позначена константа Учет налогового кредита только по полученной налоговой накладной, сума податкового кредиту враховується за дебетом рахунка 644. При отриманні податкової накладної і ПДВ враховується проведенням у дебет рахунка 6415 з кредиту рахунка 644.

3. Оприбутковано отримані запаси - за дебетом рахунків обліку запасів і кредитом рахунків розрахунків з постачальниками. Аналіз операції придбання

Тепер погляньмо, які документи зараз стосуються операції, замовленням якої є договір ДГ-000002. Для цього в меню Сервис виберімо пункт Дерево подчиненных документов.

На рис.3 ви бачите всі сформовані нами документи. Дерево можна деталізувати: подвійним натисненням у полі Журн. буде розкрито журнал із зазначеним документом.

Розгляньмо, як сформована первісна вартість цих запасів. Для цього зручно використати стандартний звіт Анализ счета по субконто. Побудуймо його за березень 2003 р. Встановімо для субконто "ТМЦ" режим Отбирать і значення "Трикотаж білий". Дебетове сальдо покаже собівартість запасів цього виду.

 

Рис.3. Дерево подчиненных документов

Облік товарно-матеріальних цінностей

У процесі господарської діяльності підприємство набуває ТМЦ для перепродажу, виробництва та з іншою метою. Для ведення списку ТМЦ призначений довідник Номенклатура, зображений на рис. 4. У ньому міститься також інформація про матеріали, номенклатуру продукції, яку виготовляють, перелік виконуваних po6ir i послуг.

 

Рис. 4. Довідник Номенклатура

Розглянемо реквізити елемента довідника Номенклатура, інформація про кожний елемент довідника розміщена на двох закладках – Цены i Дополнительно. Кожний елемент довідника Номенклатура має стислу i повну назву. Стисла назва відображена на екранних формах i призначена для швидкого пошуку ТМЦ, а повна виводиться в друковані форми документів. Кожний ТМЦ характеризує низка цін. Відпускні ціни, зазначені у валют продажу. Під час виписування документа буде перерахована у валюту документа згідно з уведеним курсом, наступна ціна - закупівельна ціна, задана у валюті, її зазначають без ПДВ. На відміну від них, роздрібну наводять з ПДВ i тільки в гривнях. Скориставшись кнопкою Истоpiя, можна переглянути історію зміни роздрібної ціни кожної ТМЦ (детальніше див Урок 8.3).

Для реквізиту Вид потрібно вибрати одне зі значень Товар/Услуга/Тара/ Продукция/ Материал/ Стройматериал /Топливо /Запчасти/ МБП/ Полуфабрикат. Розглянемо особливості обліку кожного з видів ТМЦ.

Товар. Це вид ТМЦ, які можна придбати i продавати (бухгалтерський рахунок обліку товару за замовчуванням 28.1).

Услуга. Під послугою розуміють як послуги, що їх надають, так i послуги, їх одержують інших організацій (бухгалтерський рахунок обліку послуг за замовчуванням 84).

Тара. Тара відрізняється від товару лише особливостями заповнення документа Налоговая накладная (рахунок обліку тари за замовчуванням 28.4).

Продукция. Під продукцією розуміють ТМЦ, то їх виготовляє i продає організація (рахунок обліку продукції за замовчуванням 26).

Материал. Це ТМЦ, що їх набуває організація i потім використовує для виробництва продукції (бухгалтерський рахунок обліку матеріалів 20.1).

Стройматериалі/Топливо. Піх цими видами розуміють будматеріали i паливо, що їх використовують для власних потреб i які не підлягають продажу (бухгалтерські рахунки 20.5 i 20.3, відповідно).

Запчасти. Сюди належать запасні частини, що їх використовують для ремонту i заміни зношених машин, транспортних засобів (бухгалтерський рахунок обліку 20.7).

МБП. Малоцінні і швидкозношувані предмети (дрібне обладнання, інвентар, спецодяг тощо). Рахунок обліку - 22.

Полуфабрикат. Рахунок обліку - 25.

Бухгалтерський рахунок обліку, що повинен бути зазначений для кожної ТМЦ, буде використано для формування бухгалтерських проведе Послуги і матеріали також потребують визначення рахунка і виду затоа • ця інформація буде використана для формування проведень щодо оде ' жання послуг і списання матеріалів у виробництво. Для автоматичного заповнювання сум транспортних затрат у податкових накладних потрібно для відповідних послуг увімкнути прапорець Считать услугу транспорт­ной затратой.

Операції з надходження в організацію ТМЦ відображені в обліку за допомогою документа Приходная накладная. Введені прибуткові накладні зберігаються в однойменному журналі У випадку одержання від постачальника рахунка-фактури вводять документ Счет входящий. У разі передоплати за ще не отримані ТМЦ цей документ може відігравати роль замовлення.

Якщо передоплати немає (ТМЦ отримані від постачальника і лише потім будуть оплачені), то введення документа Счет входящий необов'язкове. У цьому випадку роль замовлення під час оплати Зіграє Договор або ж сама Приходная накладная, якою оприбутковують ТМЦ.

ТМЦ можна продавати кількома способами. Один з варіантів – коли покупцю виставляють рахунок на оплату придбаного товару. Для цього призначений документ Счет-фактури. Тоді Расходную накладную треба виписувати на підставі Счет-фактури, використавши режим введення документа на підставі.

У такому випадку більшість реквізитів документа Расходная накладная (у тому числі її таблична частина) будуть заповнені автоматично. Якщо Счет-фактура, на підставі якого введено накладну, був уведений на підставі документа Договор, то в полі Заказ документа Расходная накладная відобразяться реквізити цієї угоди.

Під час заповнення рахунка треба вибрати покупця з довідника Контрагенты, зазначити валюту і її курс. Реквізит Вид торговли набуде значення, заданого за замовчуванням для вибраного клієнта в довіднику Контрагенты. Проте значення цього реквізиту у разі потреби можна змінити в кожному конкретному доку­менті.

У випадку взаєморозрахунків з покупцем у розрізі угоди, якщо, до того ж, у довіднику Контрагенты для нього задана угода за за­мовчуванням, реквізити цієї угоди будуть відображені у полі Заказ документа Счет-фактура. Значення цього реквізиту можна змінити, вибравши іншу угоду, укладену з цим контр­агентом, за допомогою кнопки "...". Якщо ж скористатися кнопкою X, то Счет-фактура стане першим документом у ланцюгу взаєморозрахунків з клієнтом - документом-замовленням. У цьому випадку реквізит Заказ матиме значення Без заказа.

За умови взаєморозрахунків із покупцями в розрізі рахунку/накладних виписаний рахунок автоматично стає документом-замовленням.

Реквізит Срок оплаты містить дату, до якої виписаний рахунок є дійсним.

Таблична частина Счета-фактуры/Рахунка-фактури повинна мати такі дані:

- назва товару, який відпускають;

- кількість товару (продукції);

- одиниця вимірювання;

- коефіцієнт перерахунку вибраної одиниці вимірювання в основну;

- ціна товару без ПДВ;

- сума без ПДВ для рядка (без знижки);

- сума знижки;

- суми для рядка без ПДВ і з ПДВ з урахуванням знижки;

- сума ПДВ.

Реквізити Сумма б/с і Скидка з'являться в таблич­ній частині документа тільки у тому випадку, якщо константа Использо­вать скидку має значення Да. Тоді підсумкові суми для рядка з ПДВ і без ПДВ будуть обчислені з урахуванням знижки. Після заповнення табличної частини документа мож­на визначити суму або відсоток знижки для накладної загалом, викорис­тавши режими Сумма по накладной.

Табличну частину можна заповнювати різними способами - як звичай­ним уведенням даних по рядках, так і багаторазовим вибиранням з довід­ника ТМЦ. Для цього призначена кнопка Подбор.

Операції гуртової реалізації товару виконують у типовій конфігурації за допомогою документа Расходная накладная (рис. 9). За цим документом отримують друковані форми видаткової накладної та акта виконаних робіт.

У випадку, коли клієнту вже виписано Счет-фактуру, то Расходную накладную треба вводити лише на підставі Счета-фактуры в режимі Ввод на основании. Можли­вий також випадок, коли видаткова накладна буде першим документом у нцюзі взаєморозрахунків, і тоді в полі замовлення відобразиться рядок Без заказа.

 

Рис. 5. Документ Расходная накладная

Для реквізиту Место хранения вибирають склад, з якого відвантажують продукцію або товар (вибір з довідника Места хранения), він обов'язково повинен мати вид Оптовый. Продаж з роздрібних складів (з крамниць) забезпечує інший доку­мент - Розничная накладная.

Таблична частина Расходной накладной май­же така, як у документа Счет-фактура і правила її заповнення подібні. Зазначимо лише, що в графі Остаток відоб­ражено поточний залишок товару на складі. Табличну частину Расходной накладной заповнюють як безпосереднім уведен­ням, так і багаторазовим вибиранням з довідника ТМЦ.

Закладка Дополнительно може містити інформацію про доручення, на підставі якого відпущено товар (група реквізитів Доверенность) і про співробітника, що видав товар (реквізит Отпустил). Співробітника, який постійно видає товар, можна зазначити у константі БазОтпустил.

Документ Расходная накладная дає змогу отримати дві різні друковані форми: видаткову накладну і акт виконаних робіт (у випадку реалізації послуг). Потрібну друковану форму вибирають з меню, що з'явиться після натискання на кнопку Печать.

Програма 1C: Бухгалтерия забезпечує автоматичне формування податкових накладних під час оформлення операцій, унаслідок яких виникають і податкові зобов'язання. Для того, щоб програма автоматично сформувала документ Налоговая накладная, треба, щоб константа Автоматическое создание налоговых накладных мала значення Да.

Документи Расходная накладная містяться в однойменному журналі.

Надходження МШП через підзвітну особу і

передача його в експлуатацію

Оформлення запасів, що надходять на підприємство через підзвітних осіб, має свої особливості. Коли підзвітна особа купує матеріальні цінності за рахунок підзвітних сум, оформляється прибутковий ордер на матеріали, що надійшли на склад, та авансовий звіт працівника про витрачання сум, за рахунок яких вони були придбані. Проведення ж за рахунками матеріальних цінностей мають бути сформовані один раз: або прибутковою накладною, або авансовим звітом. Треба вибрати один зі способів і послідовно його дотримуватися.

Оскільки до собівартості запасів іноді доведеться включати додаткові витрати (наприклад оплату відрядження - повністю або в частині придбання таких запасів), проведення краще формувати прибутковою накладною.

Серед запасів через підзвітних осіб найчастіше надходять МШП. Їх первісна вартість формується за дебетом рахунка 22, за кредитом цього рахунка відображається вибуття МШП в експлуатацію за обліковою вартістю зі списанням на рахунки обліку витрат, а також списання недостач і втрат від псування таких цінностей, цілком аналогічно до інших запасів. Але при введенні їх в експлуатацію п. 23 П(С)БО 9 передбачено вести облік МШП в оперативному порядку.

При прибуткуванні матеріальних цінностей від підзвітної особи на закладці Дополнительные треба встановити прапорець Закрыть подотчет на сумму. За умовчанням сума дорівнює підсумковій сумі за прибутковою накладною, але поле може бути відредаговане.

Підзвітну особу вибирають із довідника Сотрудники. Найчастіше така накладна сама є замовленням. При заповненні табличної частини у довідник Номенклатура треба внести відомості про МШП, що оприбутковується. У довіднику зазначається рахунок витрат і вид діяльності, на які буде списана облікова вартість МШП при введенні його в експлуатацію. При натисненні кнопки "ОК" будуть сформовані проведення.

Тепер розгляньмо авансовий звіт працівника, який можна сформувати через меню Документы/Прочие, пункт Авансовый отчет. На рис.6 показано заповнену форму документа.

Зверніть увагу: у полі Проводить? вибрано значення Нет, щоб при проведенні документа не формувалися проведення за цими рядками, оскільки:

- підзвітну суму, за яку придбані МШП, закрили прибутковою накладною.

Бажано дотримуватися єдиного підходу, тобто:

- ТМЦ оформляти прибутковою накладною;

- інші витрати - документом "Авансовый отчет".

 

Рис.6. Документ Авансовый отчет

Такий підхід може видатися складним, але він дозволяє автоматично контролювати першу подію при обліку ПДВ й автоматизувати розподіл додаткових витрат. Його краще застосовувати, якщо складом і розрахунками з підзвітними особами займаються різні працівники бухгалтерії. Документом Авансовый отчет формують тільки проведення за витратами, які є витратами періоду.

При натисненні кнопки Печать отримаємо друковану форму авансового звіту (типову форму №807).

Другим варіантом обліку надходження ТМЦ через підзвітних осіб є оформлення тільки авансового звіту. Прибуткову накладну при цьому проводити не треба. Однак при виникненні додаткових витрат, що включаються до собівартості запасів, їх доведеться розподілити вручну.

При передачі МШП в експлуатацію вони списуються з балансу, а їх подальший облік ведеться відповідними особами за місцями експлуатації в оперативному порядку. У конфігурації для цього передбачено позабалансовий рахунок МЦ МБП в эксплуатации, на якому передбачено кількісний облік. Аналітичний облік ведеться в розрізі Мест хранения, ТМЦ і Партий. Передача МШП в експлуатацію проводиться за допомогою документа Ввод в эксплуатацию.

Введення цього документа проводиться через меню Документы/Необоротные активы и МБП/Ввод в эксплуатацию.

Переміщення ТМЦ

Для відображення переміщень зі складу на роздрібні склади (магазини), а також між місцями зберігання передбачено документ з меню Документы/Складские/Перемещение .

У заголовній частині зазначаємо, звідки і куди переміщуємо товар. Ці значення вибираються з довідника Места хранения.

У табличній частині документа слід вибрати:

- переміщувані ТМЦ;

- рахунок обліку переміщуваного об'єкта;

- партію, до якої належить об'єкт ТМЦ. Для роздрібного магазину з лише сумовим обліком автоматично використовується Партия по умолчанию;

- назва ТМЦ після переміщення;

- партію обліку ТМЦ після переміщення;

- кількість переміщуваних об'єктів.

Як бачимо, доводиться заповнювати досить багато реквізитів. Для уникнення помилок використовують підбір за залишками ТМЦ або за партіями (кнопка Подбор у формі документа).

Розгляньмо режим Подбор. Цей інструмент заповнення табличної частини використовується в багатьох документах, що працюють з активами. Список матеріалів може містити реквізити ТМЦ, а також поля залишків, що обчислюються як за рахунком обліку товару (визначеного в реквізиті ТМЦ Учет), так і за заданим рахунком (наприклад 281). Кількісні залишки для зазначеного ТМЦ в обраному місці зберігання можуть бути розраховані на кінець місяця або на поточний документ.

У режимі підбору можна подвійним натисненням миші послідовно зазначати потрібні товари, і вони будуть внесені в табличну частину накладної.

Торгова націнка на товар визначається як різниця між обліковою і роздрібною ціною які зберігаються в довіднику Номенклатура.

Реєстрація податкових накладних

Для реєстрації податкових накладних призначено документ "Запись книги приобретения" (меню Документы/Налоговый учет, пункт Запись книги приобретения). Зручно використати режим "ввод на основании", оскільки це економить час і зменшує можливість помилок введення. Усі перелічені вище документи вже були заповнені в попередніх уроках, тому документи Запись книги приобретения вводитимемо на їх підставі. Відкриймо журнал Приходные накладные і виберімо ПН-000001. Для введення "на підставі" можна натиснути клавіші ALT+F9 або викликати натисненням правої кнопки миші на документі контекстне меню і вибрати в ньому відповідний пункт. Зі списку, що з'явився, документів, доступних для введення на підставі, виберімо Запись книги приобретения.

Номер і дата присвоюються автоматично.