ТЕМА 10.1 ОБЛІК ОПЕРАЦІЙ ЗА БАНКІВСЬКИМИ РАХУНКАМИ
У типовій конфігурації 1C: Бухгалтерия передбачено як можливість підготовки платіжних документів для подання до банку, так i введення інформації за банківськими (у тому числі валютними) рахунками. Провадячи цей розділ обліку, можна вручну вводити операції в журналі операції (тут суворих обмежень немає), однак у цьому випадку потрібно самостійно задати відповідні рахунки, об’єкти аналітичного обліку i суми проведень Тому, звичайно, зручніше вести облік за допомогою документів, що відображені в призначеному для цього журналі Банк.
Для виписування платіжних доручень призначений документ Платежное поручение, діалогова форма якого зображена на рис.1.
Рис. 1. Документ Платежное поручение
Нумерація платіжних доручень окрема для кожного банківського рахунка. Рахунок, з якого виконуватиметься оплата, вибирають відповідно значенню реквізиту Расчетный счет. У реквізиті Номер платежки автоматично пропонується черговий номер документа для вибраного рахунка. Для оформлення платіжного доручення на сплату податків чи інших обов’язкових платежів треба задати прапорець Оплата налога/отчисления i вибирати для реквізиту Вид налога з довідника Налоги и отчисления відповідний вид. Значення реквізиту Контрагент вибирають з однойменного довідника - це назва організації, якій буде перераховано гроші, а в реквізиті Р/Счет задають рахунок клієнта. Значення Счет вибирають згідно з бухгалтерським рахунком, на якому відображено взаєморозрахунки з цим контрагентом. У випадку оплати постачальникам або повернення грошей покупцям треба вибрати замовлення за допомогою кнопки “...", яка відкриває журнал Отбор заказов для конкретного клієнта. Якщо вибрати замовлення, то сума платіжного доручення i ПДВ автоматично набудуть значення відповідно до залишку щодо вибраного замовлення, однак їх можна скоректувати вручну. Заповнюючи призначення платежу, можна скористатися списком типових значень з довідника Назначение платежей. Кнопка Печать дає змогу надрукувати створене платіжне доручення.
Після проведення документа Платежное поручение залишки на рахунку, де обліковані операції з банком, не змінились, тому що цей документ не формує жодних проведень. Для відображення в бухгалтерському обліку руху коштів на банківських рахунках підприємства призначено інший документ - Банковская выписка (рис. 2). Дані в цей документ вносять на підставі отриманих з банку даних про фактичний рух коштів на банківському paxyнку. Типова конфігурація потребує ведення окремих банківських виписок на різних рахунках підприємства. Банківські рахунки в конфігурації називають розрахунковими, насправді сьогодні розрахункових рахунків нема (це застарілий термін). Банківські рахунки можуть бути поточними, позиковими, транзитними, рахунком бюджетного фінансування.
Рис. 2. Документ Банковская выписка
Для реквізиту Расчетный счет треба задати значення відповідно до банківського рахунка, за яким виконують операції, вибравши його з довідника Счета нашей фирмы. Табличну частину документа потрібно заповнювати у такій послідовності:
· задати ознаку надходжень - "+" (надходження коштів на рахунок) або видатків - "-" (списання коштів з рахунка);
· вибрати відповідний вид надходжень (видатку коштів) із запропонованого списку в графі Вид прихода/расхода;
· ввести рахунок, який буде в кореспонденції з відповідним субрахунком рахунка 31;
· визначити вид ПДВ, вибравши значення із запропонованого списку (20%, 0%, без ПДВ);
· у разі потреби вибрати об’єкт аналітичного обліку (значення субконто) відповідного рахунка;
· якщо платіж стосується взаєморозрахунків з контрагентами (покупцями або постачальниками), вказати замовлення, для якого виконується операція. Додаткові зручності під час заповнення даних щодо взаєморозрахунків надає кнопка Подбор по заказам. Вона відкриває спеціальний Отбор заказов по контрагенту, який забезпечує низку додаткових можливостей. По-перше, щодо всіх замовлень буде відображено їх поточне сальдо взаєморозрахунків, що виводиться або безпосередньо в списку, або окремо в інформаційному рядку залежно від того, який режим вибрано за допомогою реквізиту Способ отображения. По-друге, у цьому журналі можна відбирати замовлення клієнта (відображатимуться тільки замовлення вибраного клієнта);
· ввести суму з ПДВ i ПДВ платежу. Програма за замовчуванням пропонує підсумкову суму з ПДВ i підсумкову суму ПДВ документа-замовлення;
· у графі Д/Р ввести "+" або "-" ("+" означає, що операція стосується валових доходів, а "-" - валових витрат). Можливий i третій варіант — операція не стосується ні валових доходів ні валових витрат. У такому випадку в цій графі треба ставити "0”;
· ввести для операції пояснювальну інформацію, що буде виводитися як текстовий коментар до сформованих за цим рядком проведень.
Розробники конфігурації 1C: Бухгалтерия подбали про те, щоб максимально полегшити працю бухгалтера. Наприклад, у разі роботи з документом Банковская выписка не треба повторно вводити дані , уведені під час заповнення платіжного доручення. Цю інформацію можна внести у Банковскую выпнску автоматично , якщо скористатися кнопкою <Заполнить по платежкам. Під час автоматичного заповнювання також можна відібрати платіжні доручення з тією ж датою що й виписка (увімкнути За дату документа) або платіжні доручення, виписані за довільний період (увімкнути Произвольный период).
Для розрахунку підсумкових сум прибутку i видатку за випискою застосовують кнопку "?".
Як зазначено, розробники конфігурації прагнули максимально спростити роботу з програмою i тому, коли у разі введення виписки відбувається зарахування коштів від покупця, яке спричиняє виникнення податкових зобов'язань, то під час проведення виписки на підставі її даних може автоматично формуватися документ Налоговая накладная. Цей документ автоматично формується лише у випадку, якщо константа Автоматическое создание налоговых накладных має значення Да.
Підсумкову та детальну інформацію про рух коштів на рахунках у банках можна отримати за допомогою стандартних звітів. Дані про залишки на початок, o6ir за період i залишки на кінець періоду звітності за всіма банківськими рахунками надає стандартний звіт Оборотно-сальдовая ведомость по счету (рис 3). У діалоговому вікні налаштування параметрів звіту треба задати період звітності, рахунок 31.1, а Вид субконто 1 - Наши денежные счета.
Рис 3. Одержання інформації про банківські рахунки за допомогою звіту Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
Стандартний звіт Анализ cчета містить зведені обороти рахунка 31 з іншими рахунками за період звітності.
Звіт Карточка счета дає змогу отримати детальну інформацію про рух коштів на банківських рахунках.
ТЕМА 10.2.
ОБЛІК КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ
Питання теми:
- ведення історії курсу валют;
- прибутковий касовий ордер;
- видатковий касовий ордер;
- касова книга;
- аналіз інформації.
Чинними нормативними документами передбачено ведення обліку готівкових коштів за допомогою комп'ютера. Касові операції оформляються документами, типові форми яких затверджено Наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 р. №51 "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій", що допускає ведення первинних касових документів за допомогою комп'ютера. Пункт 3.11 “Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні №72 ”, затверджене постановою правління НБУ від 19.02.2001 р. згадує про можливість автоматизованого ведення журналу реєстрації первинних касових документів, а п. 4.4 визначає вимоги до програмного забезпечення, що використовується для ведення касової книги, а також до зберігання друкованих форм та електронного вигляду касової книги.
У програмі "1С:Бухгалтерія для України" для бухгалтерського обліку готівкової валюти використовуються рахунки 301 "Каса в національній валюті" і 302 "Каса в іноземній валюті". У типовій конфігурації передбачено роботу з прибутковими i видатковими касовими ордерами, на підставі яких формують касову книгу. Всі касові документи, за допомогою яких ведуть облік руху коштів у касі, відображені в журналі Касса.
Аналітичний облік на цих рахунках організований з допомогою субконто Наши денежные счета. Це дворівневий довідник, відкрити який можна через меню Справочники/Счета нашей фирмы. Крім основної каси, підприємство може мати підрозділи, які здійснюють операції з готівкою з оформленням прибутковими і видатковими касовими ордерами, розташовані окремо від нього, які також зобов'язані мати свою касу і вести окрему касову книгу.
Тоді, крім елемента Основна каса, слід ввести додатково стільки кас, скільки є таких підрозділів. Крім того, за кожною іноземною валютою в касі підприємства ведеться окрема касова книга й аналітичні облікові регістри. Тому слід ввести до довідника стільки елементів, скільки є в касі підприємства валют (наприклад "Каса (GBP)", "Каса (FFR)"). Для кожної каси в довіднику зазначається рахунок обліку і валюта з довідника Валюты. Значення останніх номерів касових документів програма заноситиме до довідника самостійно.
У програмі для оформлення надходження і видачі готівкових коштів, у тому числі валютних, використовуються документи "Приходный кассовый ордер" і "Расходный кассовый ордер" (нумерація ордерів ведеться за кожною касою незалежно). Для формування касової книги використовується звіт "Касова книга" (може бути сформована за кожною касою окремо і за всіма касами підприємства в національній валюті). Для побудови журналу-ордера №1 і відповідної відомості використовується стандартний звіт "Журнал-ордер по субконто".
Щоб автоматично сформувати касову книгу, у типовій конфігурації константа Проводки по кассе только кассовыми ордерами повинна мати значення да. Якщо встановлено значення нет це дозволяє створення проведень по касі іншими документами. У цьому випадку звіт формується, але не передбачене автоматичне визначення номерів витратних ордерів для проведень, створених іншими документами. Значення константи має бути вибране тільки один раз на початку обліку.
Розгляньмо приклад ведення обліку касових операцій.
Ведення історії курсу валют
При обліку готівкової валюти в касі слід відобразити в обліку різниці, що виникають за рахунок коливання курсу. У програмі передбачено автоматичний розрахунок курсових різниць у бухгалтерському обліку й облік прибутків (збитків) від зміни курсу іноземної валюти відносно курсу гривні. інформація про історію зміни курсу за датами зберігається в періодичних реквізитах Курс НБУ і Кратность в довіднику Валюты.
Щоб внести курс валюти USD за потрібні дати, необхідно відкрити довідник Справочники/Валюты і вибрати в списку потрібну валюту. Натиснення кнопки История у вікні списку викличе історію курсу валюти. Кнопки Добавить, Изменить, Удалить, Удалить на дату використовуються для додання або виправлення записів.
Програма дозволяє завантажити курси валют через Інтернет зі сайту finance.com.ua. Для цього призначена обробка Загрузка курсов валют, доступна в меню Сервис. Викликати її можна натисненням кнопки Загрузить у формі довідника Валюты. У діалоговій формі треба позначити валюти, для яких завантажуватимемо курси, і зазначити потрібний період.
Після підготовки довідника можна розпочинати оформлення касових операцій.
Прибутковий касовий ордер
Вилучені з розрахункового рахунка кошти надходять до каси підприємства. Усі надходження готівки до каси оформляються прибутковим касовим ордером (ПКО) типової форми КО-1.
У програмі оприбуткування готівкових коштів у касу виконується документом Приходный кассовый ордер (меню Документы/Касса). Готівкові кошти до каси надходять з різних джерел. Під час заповнення документа джерело надходження коштів вибирається в полі Вид операции (рис.1). Залежно від значення в полі Вид операции будуть вибрані рахунок, що кореспондує з касою, і його аналітика. Цей реквізит може набувати одне з таких значень:
· Приход денег из подотчета - внесення грошей до каси підзвітною особою. В кореспонденції з рахунком каси у цьому випадку є відповідні субрахунки рахунка 37.2 Расчеты с подотчетными лицами.,
· Оплата заказа покупателем - внесення грошей до каси покупцем за відвантажений товар або передоплата згідно з рахунком-фактурою. Кореспондентським рахунком буде рахунок 36 Расчеты с покупателями и заказчика.ми.
· Поступление денег из банка - отримання готівки в банку від одного з поточних рахунків фірми. Кореспондентський рахунок –31.
· Прочие операции - надходження грошей до каси з будь-якого іншого джерела, кореспондентський рахунок може бути будь-яким.
Рис.1. Документ Приходный кассовый ордер
Якщо зазначити в цьому полі Поступление денег из банка, то в групі Аналитика буде вибрано кореспондуючий рахунок 311 і "основний" розрахунковий рахунок. У групі реквізитів Касса, сумма необхідно вибрати "основну касу" підприємства, куди надходять готівкові кошти, і зазначити суму, що прибуткується. Валютою прибуткового ордера вважатиметься валюта, зазначена для вибраної каси в довіднику Счета нашей фирмы. У реквізит Номер ПКО потрапляє черговий номер для друкованої форми прибуткового ордера, при цьому його можна змінити вручну. Програма веде автоматичну нумерацію ордерів для кожної каси (касової книги), збільшуючи відповідний реквізит у довіднику Счета нашей фирмы. У групі Реквизиты ордера є текстові поля, які будуть перенесені до друкованої форми ордера.
На закладці Дополнительно містяться реквізити, які показують, чи належить операція до валових доходів або витрат, а також інформація для відображення першої події (якщо її треба визначити вручну). Якщо такої потреби немає, перша подія буде визначена для замовлення, вибраного в поле Заказ на основній закладці. Ці поля заповнюються тоді, коли джерелом надходження коштів є виручка.
Якщо проведення по касі можуть формувати інші документи конфігурації (наприклад, це був би документ Банковская выписка), слід відзначити прапорець Только зарегистрировать, інакше проведення буде сформовано двічі.
Кнопка Печать дозволяє надрукувати типову форму КО-1 прибуткового касового ордера або виконати "вдруковування" даних у бланк суворої звітності. Перед друком перевірте форму документа на відповідність вимогам Наказу №51. Зокрема, в графі "Прийнято від..." має бути зазначено ПіБ особи, що здає гроші в касу. За потреби друковану форму документа можна відредагувати. Для цього вимкніть кнопку Только просмотр на панелі інструментів Редактор таблиц. Подвійне натиснення мишкою в потрібному полі викличе режим редагування цього поля. Закінчивши введення, натисніть клавішу ENTER, щоб закрити редагування. Виправлену форму можна надрукувати, а за потреби - зберегти у файлі (меню Файл/ Сохранить).
Заповнені документи зберігаються в журналі документів Касса.
Оформлення надходження в касу валютних коштів виконується аналогічно.
Видатковий касовий ордер
Для оформлення видачі коштів з каси підприємства вибираємо режим меню Документы/Касса/Расходный кассовый ордер. Зовнішній вигляд екранної форми документа і процес його заповнення аналогічні документу Приходный кассовый ордер (рис.2). Нумерація ордерів ведеться за кожною касою окремо. При натисненні кнопки Печать формується друкована форма видаткового касового ордера КО-2.
Рис.2. Документ Расходный кассовый ордер
Касова книга
Усі надходження і видача готівки у національній валюті обліковуються в касовій книзі (типова форма КО-4, затверджена Наказом №51).
Під час формування звіту слід задати період, за який має бути створений звіт (якщо задати довільний період, звіт формується за кожний касовий день цього періоду окремим аркушем касової книги). Якщо під час формування звіту не вибрати касу, звіт буде сформовано за всіма касами підприємства в національній валюті. Касир після здійснення необхідних дій з приймання грошей до каси знаходить на комп'ютері в журналі Касса потрібний прибутковий ордер і проводить його (ця дія відповідає запису до касової книги, яку касир у цей момент повинен зробити в разі "ручного" обліку).
Ті прибуткові ордери, за якими не було прийнято готівку до кінця робочого дня, так і залишаться непроведеними. Вони будуть відображені в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, але до звіту "Касова книга" потраплять тільки проведені документи.
Після завершення всіх операцій за день касир друкує форму Лист кассовой книги в двох примірниках, перший з яких буде власне вкладним аркушем касової книги (відповідає невідривній частині книги при ручному обліку), другий - "Звітом касира". Правильність складання звіту зручно перевіряти, поки друкована форма ще в електронному вигляді. Для цього у звіті передбачена деталізація. У тому місці, де покажчик набирає форми "лупи", при натисненні ENTER ви побачите операцію, якій вона відповідає, і можете переглянути і відредагувати операцію.
Після перевірки правильності складання і друку цих документів касир здає "Звіт касира" разом із прибутковими і видатковими документами до бухгалтерії під підпис у вкладному аркуші, який повертається касирові. Положення №72 вимагає підшивати вкладні аркуші касової книги окремо за кожний місяць і зшивати їх за рік (або в міру потреби). Також слід протягом 36 місяців зберігати касову книгу в архіві підприємства на електронних носіях. Зберігати треба не електронні копії самих друкарських форм, а базу даних. У цьому випадку доведеться зберігати всю базу даних (в "1С:Бухгалтерії" вона неподільна і не можна виділити тільки касову книгу).
Аналіз інформації
В "1С:Бухгалтерії" є стандартний звіт Журнал-ордер по субконто (меню Отчеты/Журнал-ордер по субконто), який можна сформувати за субконто Наши денежные счета, вибравши потрібну касу. Він дозволяє формувати як журнал-ордер (дебетові обороти рахунків з кредитом субконто), так і відомість (кредитові обороти рахунків з дебетом субконто), і сумістити ці звіти. Зручніше, коли вони надруковані окремо. Формувати такий звіт можна за місяць. Якщо вибрати деталізацію за датами, ви отримаєте форму самого журналу №1 і відомості №1. При деталізації "за операціями" - форму з деталізацією за кожним документом (із зазначенням змісту операції).
Для роботи зручніше користуватися стандартним звітом "Аналіз рахунка по датах". При завданні довільного періоду звіт буде сформований за кожний касовий день. Необхідні цифри деталізуються до операції. Досить зручні також звіти "Аналіз рахунка по субконто" і "Оборотно-сальдова відомість по рахунку".