ТЕМА 8.3 ЗАПИС ДОВІДНИКІВ
Питання теми:
- структура довідників;
- основні дії під час роботи з довідниками;
- призначення та спосіб використання довідників.
Доступ до довідників можна отримати трьома різними способами. По-перше, через головне меню - команда Справочники з пункту Операции, якою відкривають діалогове вікно для вибору конкретного довідника. По-друге, також через головне меню - пункт Справочники, у спадному меню якого перелічені довідники. По-третє, через панель інструментів, натискаючи на відповідну кнопку. Останній cnoci6 можливий лише для довідників, що позначені піктограмами в меню.
Усі довідники мають однотипний сервіс, однакові панелі інструментів i дають змогу виконувати над даним и практично одні і ті ж дії, тому головні принципи роботи з довідниками розглянемо на прикладі довідника Номенклатура.
Якщо відкрити довідник Номенклатура будь-яким із зазначених способів, то на екрані з явиться вікно зі списком елементів довідника (рис. 1).
Рис.1. Довідник Номенклатура
Програма 1C дає змогу оперувати з довідниковими даними, які мають деревоподібну структуру, тобто створювати розділи, що складаються з підрозділів, які, відповідно, об’єднують інші підрозділи i т.д.
Наприклад, у довіднику Номенклатура можна створити розділи за групами, об’єднавши в них ТМЦ (товарно-матеріальні цінності), що мають спільні споживчі властивості (наприклад, продовольчі i непродовольчі товари). Для перегляду структури дерева призначена права частина вікна довідника, де розділи зображені у вигляді дерева. У правій частині вікна дані наведені списком. Для переміщення по розділах довідника можна використовувати як ліву, так i праву частини вікна, однак швидко переміщатися зручніше по правій частині вікна.
Об’єкти довідника у лівій частині вікна позначають по-різному:
- розділ активного рівня (папка, яку можна відкрити);
- активний розділ (відкрита папка);
- елемент довідника (товар).
По дереву розділів довідника у лівій частині вікна переміщуються за допомогою мишки: подвійним клацанням відкривають будь-яку папку, клацанням на знаку “+” розкривають список розділів відповідної папки, а клацанням на знаку “-“ закривають цей список.
Переміщення по розділах у правій частині вікна потребує більших зусиль, оскільки можна відкрити лише папку активного рівня (подвійним клацанням на папці). Якщо ж потрібний розділ розташований на іншому рівні, то треба вийти з активного розділу (двічі клацнувши на заголовку рівня) i далі можливо, ще з кількох розділів, щоб перейти на рівень, де розташовано шуканий елемент.
Інформація в довіднику зберігається у вигляді записів: всі вузли дерева містять записи однакової структури. Ha6ip реквізитів для кожного довідника довільний, за винятком двох ключових: коду об’єкта i назви об’єкта. Код об’єкта (ТМЦ) є унікальним для конкретного довідника i дає змогу звертатися до цього об’єкта з інших місць програми. Для кожного об’єкта зберігається історія модифікації його значення.
Унаслідок відкривання вікна довідника в головному меню з’являється додатковий розділ Действия, тому, працюючи з довідником можна використовувати:
- меню Действия;
- панель інструментів;
- контекстне меню, яке викликають, клацаючи правою клавішею мишки на рядку довідника;
- комбінації клавіш.
Під час роботи з довідниками в програмах 1C передбачено виконання наступних дій.
Додавання рядка. Для того, щоб додати рядок, треба натиснути на кнопку 
панелі інструментів довідника або на клавішу Insert
чи застосувати команду Новый з пункту Действия головного меню. У
контекстному меню, яке викликають натисканням на праву клавішу мишки, теж є
відповідний пункт. Внаслідок будь-якої з цих дій з’являється діалогове вікно для
введення реквізитів нового елемента довідника (наприклад, ТМЦ). Зазначимо, що
новий товар (або ТМЦ) потрапляє в активний розділ. Тому перед його уведенням
зверніть увагу на те, який розділ довідника активний, оскільки в разі помилки
його треба буде переносити з групи в групу. Після заповнення вcix реквізитів
потрібно натиснути на кнопку ОК діалогового вікна. Програма перепитає
про необхідність збереження елемента у довіднику i після підтвердження
запам’ятає його.
Додавання групи Якщо натиснути на кнопку 
панелі інструментів, або вибрати команду Новая группа з
контекстного меню чи пункту Действия головного меню, або натиснути на
комбінацію клавіш CTRL+F9, то відкриється діалогове вікно для введення
назви групи.
Редагування рядка Натискання на кнопку 
панелі інструментів, вибір команди Изменить пункту
Действия головного меню або натискання на комбінацію клавіш Shift+Enter
спричинить появу на екрані такого ж Діалогового вікна, як i у випадку введення
нового товару чи групи товарів (залежно від того, на якому рядку був у цей
момент курсор - на товарі чи заголовку розділу), з доступними для редагування
реквізитами.
Перегляд. Унаслідок натискання на кнопку 
або застосування команди Просмотр на екрані
з’являються всі реквізити розділу Довідника чи товару в такому ж діалоговому
вікні, як i в разі редагування, однак без можливості коригування реквізитів.
Копіювання рядка. Цю дію виконують натисканням на кнопку 
панелі інструментів, за допомогою команди Копировать
з контекстного меню чи пункту Действия головного меню або натисканням
на клавішу F9. Унаслідок цього у довіднику буде створено новий рядок, що
є копією виділеного (за винятком коду ТМЦ). Код програма створює автоматично,
проте його також можна відредагувати.
Позначання для вилучення. Для виконання цієї дії треба натиснути на кнопку 
чи клавішу Delete або застосувати команду
Пометить на удаление з пункту Действия головною меню. Унаслідок
цього піктограма, що позначає заданий елемент довідника, буде перекреслена. Щоб
зняти позначку для вилучення, потрібно виконати ті ж самі дії Позначання для
вилучення та його відміна потребують підтвердження. Позначання для вилучення не
приводить до фізичного вилучення запису. Він буде вилучений фізично лише після
виконання команди Удаление помеченных объектов з пункту Операции
головного меню.
Збереження змін забезпечує наступна кнопка панелі інструментів.
Отримання інформації з довідника. Ця функція доступна у випадку звертання до довідника під час уведення документів, формування звітів тощо.
Історія модифікації значення. 3'явиться вікно зі списком модифікацій цього елемента. Крім значень елемента, у ньому відображена також інформація про дату присвоєння значення. Інформація виводиться лише стосовно одного реквізиту елемента довідника.
Перенесення в групу Переміщення товару з одного розділу в інший забезпечує кнопка . Для перенесення треба виконати такі дії:
• у лівій частині вікна розмістити курсор на тому розділі (гpyпi), куди треба перемістити товари;
• у правій частині вікна розмістити курсор на тому товарі або розділі, який потрібно перемістити (декілька розташованих поряд товарів можна відокремити, якщо, утримуючи натиснутою ліву клавішу, провести по них мишкою);
• натиснути на кнопку Перенести в
группу 
панелі інструментів або застосувати команду меню Перенести
в другую группу з пункту Деиствия головного меню.
За допомогою кнопки Onucaниe можна довідатися про призначення довідника, його заповнення. Кнопка Рассказать про дає змогу отримати стислу інформацію про елемент діалогу.
Коротко розглянемо, які довідники є в типовій конфігурації 1С:Бух-галтерия, їх призначення i спoci6 використання.
Номенклатура
У довіднику Номенклатура зберігається список ТМЦ (товарів, продукції, матеріалів тощо), а також інформація про послуги, що їх надають i отримують. Дані з цього довідника використовують для заповнення різноманітних документів i для провадження аналітичного обліку на рахунках 20, 22, 26, 28 та ін.
Для зручності в роботі довідник має трирівневу структуру, ТМЦ у ньому об’єднані в групи i підгрупи за певними ознаками, що значно полегшує шукання потрібного елемента. В інформаційних полях у нижній частиш вікна виводиться інформація про ціну цього елемента з ПДВ та без ПДВ.
Необоротні активи
Список об’єктів основних засобів, нематеріальних активів тощо зберігається в довіднику Необоротные активы. Цей довідник використовують під час уведення i редагування документів, а також для аналітичного обліку на рахунках 10, 11, 12, 13, 18,01.
У довіднику доцільно створити такі групи: об’єктів основних засобів (03), інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів, інших активів.
Елементи цього довідника можуть мати тільки одну одиницю вимірювання. Важливо правильно заповнити параметри нарахування зношень необоротних активів для бухгалтерського i податкового обліку (параметри на закладці Дополннтельно діалогової форми редагування елемента довідника).
Складові продукції
Цей довідник підпорядкований довіднику Номенклатура. Для кожного елемента довідника, що є продукцією (задано відповідний реквізит), у довіднику Состав продукции міститься список матеріалів та інших затрат, потрібних для виробництва конкретного виду продукції.
Партії ТМЦ
Довідник Партии ТМЦ також підпорядкований довіднику Номенклатура. Він призначений для зберігання списків партій ТМЦ. 3міст цього довідника заложить від способу ведення обліку. У разі використання методу обліку По партиям записи довідника створюються автоматично під час проведення прибуткових документ. Якщо облік ТМЦ ведуть за середньою ціною, то в довіднику є одна партія Партия по умолчанию i облік провадять за нею.
Одиниці вимірювання
Довідник Единицы измерения теж підпорядкований довіднику Номенклатура, його використовують у типовій конфігурації для зберігання інформації про одиниці вимірювання ТМЦ. Щоб відкрити цей довідник, треба попередньо відкрити довідник Номенклатура i вибрати ТМЦ.
Реквізит Коэффициент задає коефіцієнт перерахунку певної одиниці вимірювання в базову (у базових одиницях вимірювання облікують залишки товару). Наприклад, для обліку товару в штуках i упаковках можна як базову одиницю задати "шт.". Нехай в упаковці товару міститься 5 штук, тоді в довіднику Единицы измерення можна створити додаткову одиницю "уп." i задати для неї коефіцієнт перерахунку 5.
Валюти
В довіднику зберігається список валют i їх курси. Його застосовують з метою формування бухгалтерських проведень між рахунками, для яких задано ознаку валютного обліку. Перш ніж почати роботу з програмою, треба перевірити, щоб у довідник було введено національну валюту (гривню), її також потрібно зазначати у відповідній константі. Для неї курс НБУ i кратність дорівнюють одиниці.
Контрагенти
У довіднику Контрагенты міститься інформація про постачальників, покупців та інших, тобто про всіх контрагентів підприємства (юридичних i фізичних oci6, з якими підприємство спілкується). У програмі цей довідник використовують для виписування різноманітних документа та організації аналітичного обліку на рахунках 36, 37, 63 та ін. Трирівнева структура довідника дає змогу групувати контрагенти за певними ознаками (наприклад, постачальники и одержувачі), що суттєво полегшує роботу з ним.
Грошові рахунки
Довідник Денежные счета, підпорядкований довіднику Контрагенты, об’єднує список рахунків контрагента, через які проводяться безготівкові платіжні розрахунки.
Фірми
Головні відомості про організацію, облік якої ведуть у конфігурації, містяться в довіднику Фирмы. Сучасна конфігурація дає змогу вести облік декількох організацій. В довіднику буде зберігатися список фірм, а також відомості, потрібні для ведення обліку. Діалогове вікно ведення чи редагування реквізитів фірм побудовано за принципом картотеки: воно має декілька закладок, що містять потрібні реквізити.
У разі ведення обліку кількох фірм потрібно заповнити для них префікс номера документа. Це дасть змогу організувати окрему нумерацію документів для кожної з фірм.
Місця зберігання
Довідник Места хранения використовують з метою ведення списку місць зберігання основних засо6iB, нематеріальних активів, матеріалів. Стосовно кожного елемента потрібно зазначити тип місця зберігання (склад, матеріально-відповідальну особу тощо) i його назву. Якщо тип місця зберігання Склад, то його характеризують ще одним параметром - вид. Цей параметр може набувати два значення – Склад (гуртовий) або Магазин (роздрібний).
Рахунки нашої фірми
У довіднику Счета нашей фирмы зберігають інформацію про всі банківські рахунки i каси організації. Довідник використовують як для редагування документів, так i для аналітичного обліку на рахунках бухгалтерського обліку 30 Касса і 31 Счета в банках. Дворівнева реалізація довідника дає змогу створити в ньому групи для розрахункових банківських рахунків у гривнях, банківських рахунків у валюті i готівкових рахунків (кас). Для банківських рахунків у гривнях i валюті потрібно задати прапорець Безналичный счет, а також банківські реквізити (вони автоматично вставлятимуться в друкарські форми платіжних доручень).
Співробітники
Інформація про співробітників, які працюють в організації міститься в довіднику Сотрудники. Цей довідник використовують для аналітичного обліку на рахунках 37.2 Расчеты с подотчетными лицами, 37.7. 3 Расчеты с рабочими и служащими по другим операциям, 66 Расчеты по оплате труда.
Діалогове вікно редагування реквізитів елемента довідника має декілька закладок. Закладка Общпе містить головні відомості про співробітника: табельний номер (код), прізвище, ім’я, по батькові, стать, посада. Якщо робота в організації є головним місцем роботи фізичної особи, то це позначають прапорцем Основной. На закладці Данные по з/п розміщені реквізити, що містять дані, необхідні для нарахування заробітної плати i вирахування прибуткового податку: сума місячного окладу (або погодинного тарифу), розмір авансу, кількість дітей, пільги щодо прибуткового податку, а також рахунок i статтю витрат, на які списуватимуть нараховану заробітну платню. Реквізит Вид затрат потрібно заповнювати обов'язково.
Валові прибутки/видатки
Цей довідник використовують для аналітичного обліку на позабалансових рахунках ВР Валовые расходы i ВД Валовые доходы. Структура довідника відповідає структурі Декларації про прибуток, тому змінювати її не можна.
Види затрат
Довідник Виды затрат містить список видів затрат. Структуру цього довідника можна довільно змінювати залежно від завдань аналізу витрат організації.
Податки i відрахування
У довіднику Налоги и отчисления розмішений список податків, відрахувань, зборів до різних цільових фондів. Якщо довідник заповнений правильно, то під час редагування документів програма обчислить суми податків i відрахувань автоматично. Кожний елемент довідника має yнiкaльний текстовий код i набір реквізитів. Назви параметрів i текстові коди використовуються в алгоритмах конфігурації, тому їх зміна призведе до некоректних розрахунків.
Призначення платежів
Для зберігання списку типових призначень платежів застосовують довідник Назначения платежей. За його допомогою заповнюють документ Платежное поручение. Він містить стислу i повну назви платежу.
Цінні папери
У довіднику Ценные бумаги зберігають список цінних паперів, що належать організації.
Банки
Для зберігання списку банків України призначений довідник Банки. Інформацію з довідника застосовують для заповнення реквізитів довідників Контрагенты, Денежные счета i Наши денежные счета. МФО банку використовують як код елемента довідника.
Ще один пункт головного меню містить п'ять довідників:
Види діяльності. Всі види діяльності, які провадить фірма, потрібно ввести до довідника Виды деятельности. Ці види безпосередньо зазначають у документах, які формують проведення з прибутків чи витрат, завдяки цьому після закінчення місяця фінансові результати можна вибрати в розрізі кожного з видів діяльності.
Якщо нема потреби вести облік у розрізі декількох видів діяльності, то в довіднику достатньо елемента „Головна діяльність'
Доходи майбутніх періодів. Довідник призначений для ведення списку видів доходів, отриманих у поточному звітному період і, які стосуються майбутніх звітних періодів.
Кредити. У цьому довіднику зберігається перелік наданих організації кредитів та інших позичених коштів, а також відкладених платежів до бюджету (різних боргових зобов'язань організації).
Гарантії. Довідник об’єднує перелік виданих i отриманих організацією гарантій виконання зобов'язань i платежів. Призначений для аналітичного обліку на позабалансових рахунках 05 і 06.
Контрактні зобов'язання. У довіднику міститься список зобов'язань організації за укладеними контрактами. Головне призначення довідника — ведення аналітичного обліку на позабалансовому рахунку 03 Контрактные обязательства.