Тема 9. Організація праці персоналу, зайнятого бухгалтерським обліком та аналізом
9.1. Короткі теоретичні відомості
Наукова організація праці персоналу, зайнятого бухгалтерсь-ким обліком, контролем та аналізом має на меті:
– суворо регламентувати обов’язки та відповідальність кожно-го працівника, усувати в їхній роботі невластиві функції та пара-лелізм, розумно поєднувати працю різних виконавців;
– передбачати комплексне планомірне вирішення всіх питань організації праці;
– ураховувати все передове у певній галузі знань.
На сучасному етапі розвитку суспільства до організації роботи працівників обліку, контролю та аналізу ставляться такі вимоги:
– комплексний підхід;
– використання нагромадженого багатства наукових знань, пов’я-заних з працею цих людей;
– поглиблення поділу та кооперації праці;
– чітке обслуговування та своєчасна підготовка робіт;
– створення найсприятливіших умов для виявлення здібностей кожного працівника у підвищенні своєї кваліфікації та продуктивності праці.
Елементами наукової організації праці є: поділ, кооперування, методи і прийоми праці, її нормування і стимулювання, організація робочих місць і зон, обслуговування їх, створення сприятливих умов праці.
Суть поділу праці у галузі бухгалтерської роботи полягає у розчленуванні облікового, контрольного і аналітичного процесів на ок-ремі процеси, виділення їх у самостійні види роботи (спеціалізацію), відокремлення виконавців визначених дільниць та видів робіт.
Сукупність операцій дає змогу виділити організаційні місця, які характеризують виконавчі пости, що можуть бути трьох рівнів: висо-кокваліфіковані спеціалісти (головний бухгалтер, головний економіст, заступник головного бухгалтера), спеціалісти середнього рівня (стар-ший бухгалтер, старший економіст, керівник сектора, групи), технічні виконавці (рахівник, фактурист, розрахунковець, обліковець та ін.).
Основними ознаками, за якими здійснюється поділ роботи працівників обліку, контролю та аналізу, є предметна дільниця, яку ви-значено за топологією: облік, контроль і аналіз основних засобів, ма-теріалів, оплати праці, виробництва тощо.
Кооперування праці – це поєднання трудової діяльності пра-цівників обліку, контролю та аналізу для досягнення спільної мети.
Розрізняють два організаційні рівні кооперації праці:
1) між окремими працюючими, внаслідок чого досягається вузька професійна спеціалізація виконавчої роботи з цілеспрямованого забезпечення обліковою, контрольною та аналітичною інформацією визначених дільниць управлінської роботи (управління ресурсами, пра-цею, витратами тощо);
2) між функціональними підрозділами, що знаходить своє ві-дображення у предметній спеціалізації та об’єднанні зусиль при ви-рішенні складних облікових, контрольних та аналітичних завдань (облік виробничого процесу та калькулювання собівартості продукції, облік реалізації продукції та визначення фінансових результатів від реалізації тощо).
Останнє може бути визначено також у поділі бухгалтерського обліку на два організаційних підрозділи: фінансова та виробничо-ко-мерційна (внутрішньогосподарська) бухгалтерії.
Облікова, контрольна та аналітична роботи складаються з ро-бочих операцій, кожна з яких, у свою чергу, поділяється на прийоми, тобто елементарні дії. Сукупність операцій формує вид робіт, об’єд-нання яких визначає функцію окремого виконавця, що дає змогу визна-чити об’єкти нормування.
Залежно від мети та пов’язаного з нею розрахунку трудо-місткості бухгалтерські роботи нормують трьома методами:
1) експертним методом оцінки трудомісткості облікових, контроль-них і аналітичних робіт, що дає спеціальна комісія, до складу якої вхо-дять висококваліфіковані спеціалісти: бухгалтери, плановики, фінан-систи тощо;
2) дослідно-статистичним, що базується на порівнянні трудо-місткості робіт з аналітичними, раніше виконаними роботами, на під-ставі дослідно-статистичних даних з індивідуальних планів-завдань бухгалтерських, контрольних і аналітичних робіт.
3) розрахунково-аналітичним методом, який ґрунтується на фото-графуванні або самофотографуванні робочого часу. До цього методу належить і метод моментних спостережень.
Витрати праці працівників у бухгалтерії визначають у вигляді норм часу і виробітку, керованості, обслуговування, співвідношення та чисельності.
Норма керованості – кількість працюючих, якими повинен ке-рувати той чи інший старший керівник (головний бухгалтер, старший бухгалтер, завідуючий сектором, керуючий групою) відповідної квалі-фікації при заздалегідь визначених організаційно-технічних умовах роботи.
Норма співвідношення – це кількість працівників певної ква-ліфікації, яка припадає на одного працюючого іншої кваліфікації за заздалегідь визначених організаційно-технічних умов.
Норма чисельності – кількість бухгалтерських працівників, яку встановлюють для виконання робіт і яка закріплена за всією бухгалтерією в цілому або за її підрозділом при заздалегідь визначених організаційно-технічних умовах роботи.
Норма обслуговування – кількість одиниць, об’єктів обліку, що обслуговує один або група працівників відповідної кваліфікації при заздалегідь визначених організаційно-технічних умовах. Норма обслу-говування подається у вигляді:
Н0 = 9360 / НЧ, (9.1)
де 9360 – місячний календарний фонд часу одного облікового працівника; Нч – норма часу на один об’єкт обслуговування, який ви-значають за формулою:
, (9.2)
де Чс.о – сумарний оперативний час на обслуговування одного об’єкта, що визначений методом прямого технічного нормування;
– сума часу на підготовчо-заключні роботи,
організацій-но-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок, особисті
пот-реби у відсотках до оперативного часу.
Норма часу – це витрати часу на виконання одиниць робіт одним або групою працівників за визначених організаційно-технічних умов, визначені у людино-годинах і людино-днях.
Норма виробітку – це кількість одиниць роботи (запис, підсу-мовування, підготовка документа), яку повинен виконати той чи інший працівник за одиницю часу (годину, день, місяць) при визначених ор-ганізаційно-технічних умовах.
Типові норми були розроблені та встановлені з усіх видів бух-галтерських робіт. У типових нормах часу враховано витрати часу на підготовчо-заключні роботи, на організаційно-технічне обслуговуван-ня робочого місця, відпочинок, особисті потреби у розмірі 9 % опе-ративного часу, у тому числі на відпочинок та фізичну культуру – 4,2 %.
Посади старших бухгалтерів, керівників груп, секторів, тощо встановлюють у межах загальної чисельності, виходячи із норм часу та обслуговування. Ці працівники поряд з виконанням своїх обов’язків керують також підлеглими виконавцями.
У зв’язку з передачею частини облікових робіт на машинну обробку важливим елементом організації є визначення питомої ваги робіт, що виконуються за допомогою цих машин.
Обсяг робіт, що їх передають на машинну обробку, розра-ховують за формулою:
(9.3)
де Ч1, Ч2 – трудомісткість робіт, які відповідно виконує бух-галтерія за місяць вручну і за допомогою ПК.
Для визначення потрібної кількості облікового, контрольного і аналітичного персоналу застосовують норми, розроблені як у центра-лізованому порядку, так і на самих підприємствах або норми-аналоги.
Чисельність працівників для виконання облікових, контроль-них та аналітичних робіт визначають методами прямого розрахунку на підставі обсягу робіт і норм та непрямими методами.
Для встановлення чисельності у кожному топологічному під-розділі визначають насамперед середньомісячну кількість документів.
У кожному топологічному підрозділі документи групують що-до норм та кількісно-якісних характеристик: рядків, колонок, відсотка робіт, що передають на машинну обробку. Далі визначають загальну кількість працівників, необхідну для виконання обсягу робіт.
Для розрахунків обсягу облікових робіт використовують такі одиниці вимірювання: один первинний прибутково-видатковий доку-мент; кількість рядків та колонок в одному документі; кількість запи-сів у облікові реєстри; чисельність працюючих, охоплених табельним обліком; чисельність працівників, яких обслуговує один бухгалтер; ступінь автоматизації (механізації), %.
На підставі даних про обсяги робіт у нормах часу на один документ визначаючу загальну кількість облікових працівників у кож-ному топологічному підрозділі за формулою:
Чоп= хНч / 9360, (9.4)
де х – середньомісячна кількість первинних документів; Нч – норма часу на один первинний документ; 9360 – місячний фонд ро-бочого часу одного бухгалтера, хв.
Загальну чисельність працівників облікової служби по госпо-дарству визначають підсумовуванням розрахункової чисельності пра-цюючих, яку було визначено з окремих топологічних замкнених діль-ниць – обліку основних засобів, обліку матеріалів, а також працівни-ків, зайнятих обслуговуванням дільниць з оплати праці та табельного обліку.
Крім того, необхідно визначити чисельність працюючих у бух-галтерії, роботу яких не нормують: заступників головного бухгалтера, касирів, ревізорів.
Для кожного господарства загальну чисельність працівників обліку визначають у двох показниках: явочна та облікова. Явочна чисельність – це кількість працівників обліку, контролю і аналізу, яку було визначено прямим розрахунком – без урахування неробочих днів, чергових відпусток, хвороби та ін. Облікова чисельність – це кількість працівників облікової, контрольної та аналітичної служб, які потрібні для виконання усього комплексу робіт.
Під час прямого розрахунку дістають чисельність без ураху-вання неробочих днів, чергових відпусток, хвороби тощо. Тому для то-го щоб дістати облікову (явочну) чисельність, її слід помножити на коефіцієнт облікового складу за формулою:
Чо = Чя · Ко.ч., (9.5)
де Чя – явочна чисельність облікових працівників; Ко.ч. – кое-фіцієнт облікової чисельності.
У свою чергу, коефіцієнт облікового складу визначають за формулою:
Ко.ч. = Фн /(Фн – Ан.д.), (9.6)
де Фн – номінальний річний фонд робочого часу; Ан.д. – кіль-кість неробочих днів одного працюючого за рік, яку визначають з виразу:
Ан.д. = В + Х + Р – Д + М,
де В – кількість днів відпустки; X – кількість днів хвороби (за звітними даними за минулий рік); Р – кількість днів відпустки у зв’яз-ку з пологами та вагітністю (за даними минулого року); Д – кількість днів, витрачених на виконання державних доручень за законом; М – кількість днів, які e минулому році були надані матерям для годування немовлят (за звітними даними у минулому році).
Самоорганізація – це комплекс заходів, які виконуються пра-цівником для забезпечення систем та порядку в роботі. Основними еле-ментами самоорганізації є раціональний режим праці, стиль і послі-довність роботи, організація поточної роботи, робочого місця, робочої зони та ін.
Режим роботи – це чергування робочого часу і відпочинку. Має бути встановлений такий режим, коли заздалегідь відомі початок роботи, перерви у роботі, змінність, чергування видів робіт, графіки відпусток, кінець роботи і т. ін.
Стиль роботи – визначена система застосованих працівни-ком прийомів. Розрізняють конкретний стиль окремого працюючого (суто індивідуальний, властивий одному працівнику) та загальний стиль роботи окремої професії. Загальний стиль роботи полягає у то-му, що у своїх найбільш важливих рисах та аспектах – професійно-організаторських та морально-психологічних – передбачає відпові-дальність, науковий підхід, високу культуру праці, контроль та пере-вірку виконання, правдивість, рішучість, самостійність, твердість, вимог-ливість, чуйність, скромність тощо.
Організація поточної роботи включає планування робочого дня, чітку систему організації власної роботи. Робочий час має бути щодня розподілений за годинами.
Однією з передумов успішної роботи виконавців є забезпе-чення їх нормативно-довідковою документацією, яка використовуєть-ся для уточнення того або іншого господарського процесу, та відпо-відність її діючим нормативним актам.
Під діловодством розуміють сукупність таких видів робіт: скла-дання кореспонденції (листування), приймання листів, які надходять, відправлення листів адресатам (вихідних документів), реєстрація лис-тів, що надходять і які відправляють, зберігання відпрацьованих до-кументів у поточному архіві, передавання документів з поточного ар-хіву до архіву постійного зберігання.
Діловодство організовують відповідно до Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Воно має забезпечувати оперативну ро-боту всього облікового апарату, її злагодженість.
У всіх господарствах встановлюють єдиний порядок прий-мання документації, яка надходить, її реєстрації, відправки документів своїм контрагентам, зберігання відпрацьованих документів, форму-вання папок-справ тощо.
Вихідним елементом організації діловодства є номенклатура – перелік назв справ господарства для групування та зберігання у них документів.
Загальну номенклатуру справ для господарства складає канце-лярія, погоджуючи її з різними підрозділами, у тому числі і з бух-галтерією. У цій номенклатурі зазначають перелік справ, які необхідно відкрити для зберігання.