Тема 1. Основи організації бухгалтерського обліку.
1.1. Короткі теоретичні відомості
У сучасних умовах організація бухгалтерського обліку здійснюється відповідно до Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні від 16.07.99 р. № 996-ХІV, де є розділ III “Організація та ведення бухгалтерського обліку”.
Необхідно розрізняти два поняття: організацію бухгалтерського обліку як процесу (тобто організацію у вузькому розумінні) та організацію бухгалтерського обліку як системи (тобто організацію в широкому розумінні).
Друге поняття ширше, ніж перше та включає перше як час-тину (елемент). У свою чергу, перше поняття поділяється на дві складові: організацію технології обліку та організацію роботи виконавців.
Тому під організацією бухгалтерського обліку, з одного боку, розуміють систему умов та елементів побудови облікового процесу з метою отримання достовірної та своєчасної інформації про господарську діяльність підприємства і здійснення контролю за раціональним використанням економічних ресурсів; її призначення – удосконалення та раціоналізація обробки інформації, розподіл робіт між персоналом бухгалтерії, наукова організація праці.
Організація бухгалтерського обліку, з другого боку, – це цілеспрямована діяльність керівників підприємства зі створення, постійного впорядкування та удосконалення системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення інформацією внутрішніх та зовнішніх користувачів.
Мета – ефективне виконання обліком інформаційної, контрольної та управлінської функцій.
Організація обліку зводиться до таких основних завдань:
1) своєчасне, повне, достовірне, безперервне відображення всіх фактів господарської діяльності, які були здійснені на підприємстві;
2) обробка даних за допомогою відповідних процедур, прийомів та способів у відповідності до вихідної інформації;
3) складання на основі отриманого масиву обробленої інформації зафіксованої у первинних документах і регістрах балансу і фінансової звітності та подачі їх зацікавленим користувачам.
Організація бухгалтерського обліку потребує системного під-ходу. При цьому обов’язковим є додержання принципів: цілісності, всебічності, системоутворюючих відносин, динамічності, субординації і випереджуючого відображення, адаптивності, паралелізму, ритмічності, безперервності, прямопливності та пропорційності.
Організація бухгалтерського обліку передбачає вирішення наступних принципово важливих питань:
1) розробка концепції облікової політики підприємства;
2) встановлення межі застосування фінансового та управлінського обліку.
Від вирішення цих питань залежить структура та якість обліку і врахування запитів управлінської системи і функціонування інформаційної системи підприємства.
Основними об’єктами організації бухгалтерського обліку є: обліковий процес (номенклатура, носії, документообіг, документопотоки); праця виконавців (працівників бухгалтерії, лінійного апарату); забезпечення обліку (організаційне, інформаційне, правове, технічне, умов праці); розвиток системи бухгалтерського обліку.
Суб’єктами в організації бухгалтерського обліку виступають: власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), що здійснює керівництво підприємством, та головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства.
Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає форму його організації:
1) введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
2) користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;
3) ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою;
4) самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Ця форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися.
Найпоширенішими методами організації бухгалтерського обліку є графічний та проектний, а також методи моделювання, аналітичний, спостереження, сітьовий, експертний, нормативно-правовий.
Організація бухгалтерського обліку складається з двох частин: організація технології бухгалтерського обліку та організація управління бухгалтерським обліком і включає три взаємопов’язані етапи: методичний (вибір конкретного застосування елементів методу бухгалтерського обліку), технічний (вибір оптимальної форми бухгалтерського обліку), організаційний (організація роботи облікового апарату).
На першому, методичному етапі організації бухгалтерського обліку здійснюється вибір системи певних способів та прийомів, в основі яких лежать документування, інвентаризація, використання синтетичних та аналітичних рахунків, застосування методу подвійного запису, оцінка майна та зобов’язань, калькулювання, бухгалтерський баланс та звітність.
Другий етап організації бухгалтерського обліку – технічний – це вибір форми обліку, що найбільше відповідає галузі та розміру підприємства. Він полягає у: 1) виборі способу обробки облікових даних – безкомп’ютерного та комп’ютеризованого; 2) розробці переліку і форм облікових регістрів; 3) встановленні порядку здійснення записів у регістрах і переносу даних у регістри.
Третій етап полягає в організації роботи облікового апарату, або іншими словами, – це організація управління бухгалтерії. Він включає: встановлення найбільш економної та найбільш зручної загальної системи обліку (облік централізований або децентралізований); визначення оптимальної структури облікового апарату (розподіл облікової праці за ділянками обліку); встановлення норм праці та часу, необхідного для виконання робіт і визначення оптимальної чисельності бухгалтерів; організація робочих місць бухгалтерів тощо.
Організація бухгалтерського обліку включає наявність таких елементів:
– положення про бухгалтерську службу;
– положення про головного бухгалтера;
– схеми документообігу;
– посадові інструкції виконавців;
– організаційне, правове, методологічне забезпечення бухгалтерської служби;
– технічне забезпечення обліку;
– наукова організація праці;
– інші види робіт з організації обліку.
План організації бухгалтерського обліку можна подати наступними блоками:
1) план документообігу – графік руху документів з моменту їх виписки до передачі в архів;
2) план проведення інвентаризації – терміни проведення річних та внутрішньорічних інвентаризацій;
3) графік виконання облікових робіт:
– індивідуальний – перелік робіт, які покладаються на кожного виконавця, терміни їх виконання;
– структурний – перелік і терміни облікових робіт у підрозділах господарства;
4) план проведення ревізій та перевірок – характер перевірки (повна, часткова), час, терміни, виконавці та дати розглядання результатів.
Організація бухгалтерського обліку підприємства залежить від обсягу облікових робіт, наявності комп’ютерної техніки, інших умов, а також від тієї облікової політики, яку веде підприємство. При цьому свою облікову політику підприємства розробляють самостійно на основі встановлених загальних правил бухгалтерського обліку.
Облікова політика – це сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності. Формування облікової політики підприємства здійснюється головним бухгалтером і затверджується наказом керівника.
Облікова політика розробляється кожним підприємством, що зареєстроване у встановленому законодавством порядку.
Основна мета облікової політики – забезпечити одержання достовірної інформації про майновий і фінансовий стан підприємства, результати його діяльності, необхідні для всіх користувачів фінансової звітності з метою прийняття відповідних рішень.
Ступінь свободи підприємства у формуванні облікової політики обмежений державною регламентацією бухгалтерського обліку, яка надана переліком методик і облікових процедур, серед яких однак припустимі альтернативні варіанти.
Розрізняють наступні елементи облікової політики:
1) теоретичні: принципи обліку, законодавчі акти, наукові положення конструювання підсистем обліку, визначення теоретичних основ бухгалтерського обліку (предмет, методи, правила складання документів, регістрів, звітності), положення та нормативні акти з питань організації обліку в Україні;
2) методологічні: принципи та правила отримання, обробки, фіксації, передачі інформації, оцінки, ведення рахунків, критеріїв розмежування основних засобів та малоціннихшвидкозношувальних предметів (МШП), нарахування амортизації та зносу, обліку ремонтів, оцінки запасів і готової продукції, списання витрат майбутніх періодів, визначення обсягу реалізації продукції, обліку та розподілу накладних витрат і включення їх до собівартості, утворення статутного (акціонерного, додаткового, резервного) капіталу, фондів спеціального призначення тощо;
3) технологічні, що передбачають використання Плану рахунків бухгалтерського обліку, форм бухгалтерського обліку; організацію документообігу; організацію внутрішнього контролю, порядок складання регістрів обліку та форм звітності, проведення інвентаризації майна та зобов’язань;
4) організаційні, які включають визначення структури бухгалтерії (централізовану чи децентралізовану систему обробки інформації), розробку інструкцій, внутрішніх стандартів, спосіб ведення обліку, взаємодію бухгалтерії з управлінськими службами та інші аспекти діяльності облікового апарату.
Обрана підприємством облікова політика обов’язково документується у наказі про облікову політику.
Наказ про облікову політику – це внутрішній нормативний документ з організації та порядку ведення обліку на підприємстві, який передбачає сукупність способів та процедур організації та ведення обліку, що використовуються з метою підготовки, складання та подання фінансової звітності. Він є основним внутрішнім документом, який регулює організацію облікового процесу на підприємстві та є обов’язковим для виконання всіма підрозділами та працівниками підприємства.
Структуру наказу про облікову політику можна представити у такому вигляді:
Преамбула.
1. Організація роботи бухгалтерської служби.
2. Методи і способи відображення в обліку його об’єктів.
3. Організаційно-технічні аспекти обліку.
У преамбулі наказу доцільно наводити основні відомості про підприємство: форму власності, організаційно-правову форму, відомості про державну реєстрацію, місцезнаходження, наявність філій та підрозділів, види діяльності, наявність ліцензій або патентів, кількість акціонерів, середньоспискову чисельність працівників тощо; також можна зазначити документи, якими керуються при веденні бухгалтерського обліку на підприємстві.
У першому розділі наказу “Організація роботи бухгалтерської служби” визначаються загальні організаційні питання роботи облікового апарату. В залежності від розмірів підприємства, обсягів облікових робіт, специфіки діяльності, здійснюється вибір форми організації бухгалтерського обліку, яка є доцільною для підприємства.
Також у цьому розділі наказу необхідно передбачити: схему ведення обліку, рівень централізації обліку, порядок виділення підрозділів на окремий баланс (при необхідності), систему внутрішньовиробничого контролю, взаємодію бухгалтерії з управлінськими службами та інші аспекти діяльності бухгалтерського апарату.
У другому розділі наказу “Методика і способи відображення в обліку його об’єктів” визначаються методичні аспекти організації бухгалтерського обліку. До методичних аспектів облікової політики відносяться положення, які передбачають правила визнання та оцінки статей звітності за конкретним напрямом обліку. Наприклад, оцінка запасів, товарів, незавершеного виробництва і готової продукції; метод амортизації основних засобів, нематеріальних активів та інших необоротних матеріальних активів; визнання доходів та витрат від реалізації продукції, товарів, робіт і послуг; варіанти ведення обліку витрат виробництва тощо.
У третьому розділі наказу “Організаційно-технічні аспекти обліку” регламентуються процедури організації роботи облікового апарату, вибору форми обліку, порядок затвердження первинних документів, організація документообігу тощо.