Тема 3. Організація облікового процесу

3.1. Короткі теоретичні відомості

 

За аналогією до виробничого процесу, де з різних вхідних (сировинних та інших) даних отримують готовий продукт, обліковий процес можна розглядати як технологічну сукупність, тобтотехно-логічний процес, де із вхідних даних у результаті обробки та пере-робки дістають вихідну продукцію у формі показників.

Обліковий процес – це здійснення облікових робіт у певній послідовності, за окремими стадіями, які тісно пов’язані між собою і являють собою єдину систему. Основні стадії облікового процесу– це виявлення, вимірювання і первинна реєстрація явищ, що обліковують-ся; обробка первинної інформації та отримання облікових показників з необхідною деталізацією та групуванням з одночасноюперевіркою пра-вильності цих показників. Основні етапи облікового процесу наступні:

Перший етап. Поточний нагляд, вимірювання та реєстрація господарських операцій (документування операцій) – первинний облік.

Другий етап. Систематизація та групування облікової інфор-мації, яка міститься у первинних документах, технічна обробка первин-ної інформації, її систематизація згідно з вимогами організації бух-галтерського обліку, управління та поточного контролю – поточний облік.

Третій етап. Складання встановлених форм бухгалтерської (фінансової) звітності на підставі даних бухгалтерського обліку – під-сумковий облік.

На кожному етапі основні об’єкти організації облікового про-цесу такі: облікові номенклатури; носії облікових номенклатур; рух носіїв; технологія облікового процесу і забезпечення останнього.

Організація облікових номенклатур передбачає: складання за-гальної характеристики; визначення структури облікової інформації, виходячи з того, що мінімальна одиниця – реквізит, серед яких виді-ляють реквізити-ознаки та реквізити-основи; побудову облікових номенк-латури різних етапів облікового процесу (первинного, поточного – для застосування плану рахунків бухгалтерського обліку, підсумкового – для звітності обліку).

Облікова номенклатура – це перелік господарських фактів про форми функціонування майна – засобів господарства, а також ка-піталу – джерела утворення зазначених засобів, про господарські опе-рації, а також результати господарської діяльності, які мають знайти відображення у бухгалтерському обліку.

Облікові номенклатури на кожному етапі облікового процесу набувають нового змісту. Так, на етапі первинного обліку обліковими номенклатурами виступає перелік усіх об’єктів, які мають бути зафік-совані у первинних документах. Обліковими номенклатурами поточ-ного обліку є класифікація об’єктів обліку, їх рух за видами, за дже-релами утворення та процесами. На етапі підсумкового обліку облі-ковими номенклатурами виступають підсумкові показники (фактичні, планові, нормативні, кошторисні та інші).

Організація носіїв облікової інформації потребує додержання трьох особливостей бухгалтерського обліку як процесу формування доказів.

Перша особливість бухгалтерського обліку як процесу полягає у тому, що кожний господарський факт – явище або процес – має бути насамперед зафіксованим на носії як доказ, тобто як документ.

Друга особливість – усі господарські факти – явища та про-цеси – із первинних документів, тобто доказів про їх реальність, під-лягають обов’язковому запису (реєстрації) та нагромадженню в облі-кових реєстрах.

Третя особливість бухгалтерського обліку полягає у тому, що облік як процес не закінчується визначенням нового стану об’єкта в облікових реєстрах, а підсумкові дані мають бути перенесені із облікових реєстрів у звітні форми, які після заповнення їх автоматично стають носіями облікової (підсумкової, звітної) інформації та відпо-відно доказами.

Отже, характерні особливості бухгалтерського обліку як тех-нологічного процесу визначають три види способів формування об-лікової інформації: документи (докази), облікові реєстри, звітні форми.

Вибір носіїв облікової інформації залежить від наявності тех-нічних засобів, організаційної та обчислювальної техніки. В умовах ручної обробки інформації матеріальними носіями даних та інформації є паперові, а у разі використання обчислювальної техніки – технічні (ві-део- і машинограми, дискети та ін.).

Значна кількість носіїв – первинних документів і реєстрів – типові та уніфіковані. Якщо типових або уніфікованих форм немає, розробляють власні форми.

Комплекс робіт з визначенням змісту форми носіїв облікової інформації умовно можна розподілити на такі стадії:

– визначення основних характеристик майбутньої форми;

– вибір необхідних реквізитів;

– попереднє проектування зон розміщення інформації;

– вибір форми розміщення реквізитів у зони;

– компонування елементів інформації у ланки, а ланок – у зони;

– монтаж форми у цілому;

– креслення ескізів;

– розрахунок загальної площі та вибір формату;

– редагування;

– оформлення.

Організація технології облікового процесу включає:

– встановлення стадій документообігу із використанням гра-фічних методів;

– організація руху носіїв облікової інформації, визначення ви-дів графіків;

– виявлення та врахування особливостей організації технології облікового процесу на різних етапах: первинний облік; поточне ві-дображення: просування первинних документів у бухгалтерії, здійс-нення арифметичних дій, групування, перегрупування; підсумкові опе-рації, включаючи складання пояснювальної записки.