2.3. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ

2.3.1. ПОНЯТИЕ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

В предыдущем разделе было показано, что в контур управле­ния ЭИС включается лицо, принимающее решение. ЛПР получа­ет информацию обратной связи от объекта управления.

В системах управления обратную связь можно определить и несколько иначе, а именно как информационную связь, с помощью которой в управляющую подсистему поступает информация о результатах управления объектом, т.е. информация о новом со­стоянии объекта, которое возникло под влиянием управляющих воздействий.

Благодаря наличию обратных связей сложные системы ока­зываются в принципе способными выходить за пределы действий, предусмотренных их разработчиками, ибо обратная связь созда­ет у системы новое качество: способность накапливать опыт, определять свое будущее поведение в зависимости от своего по­ведения в прошлом, т.е. самообучаться.

Управляющие воздействия, поступающие из управляющей подсистемы в управляемую, могут иметь различный характер: энергетический, материальный, информационный — в зависимо­сти от природы управляемого объекта.

Среди всех систем особое место занимают системы, управляе­мый объект у которых — люди, коллективы людей. Подобные системы получили название систем организационного управле­ния (или просто организационных систем), ибо управляющее воз­действие в них направлено на организацию (согласование) пове­дения коллективов людей и имеет информационный характер.

Для таких систем полностью справедливо кибернетическое опре­деление управления: управление есть процесс целенаправленной пе­реработки информации.

Область получения и использования информации в органи­зационных системах экономическая: она создается при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности и ис­пользуется в                                  этой деятельностью. Детальное изуче­ние экономических информационных систем (ЭИС) опирается на понятия "информация" и "система".

Информация и система являются простейшими фундаменталь­ными категориями, не выраженными через более общие понятия, поэтому приводимые далее определения всего лишь поясняют и уточняют эти категории.

Следовательно, экономическая информационная система—это человеко-машинная система,обеспечивающая с использованием ком­пьютерных технологий сбор, передачу, обработку и хранение ин­формации для управления производством. Особенностью такой системы на современном этапе является автоматизация процес­са переработки информации с помощью компьютера. Безуслов­но, по мере дальнейшего развития информационных техноло­гий и науки об управлении производством компьютеры будут использоваться в процессе управления значительно шире, вплоть до подготовки управленческих решений, с тем чтобы руково­дители имели возможность выбрать оптимальный вариант решения.

Разрабатывая организационную структуру предприятия, ак­ционерного общества при экономической информационной си­стеме управления, прежде всего необходимо четко установить, какие конкретные функции и операции процесса управления будут автоматизированы с помощью компьютера и других тех­нических средств. Эта информация должна быть использована при определении форм разделения труда в аппарате управления и при распределении функций между подразделениями системы управления.

Устанавливая перечень задач, выполненных с помощью вы­числительной техники, следует стремиться к тому, чтобы автома­тизировать все те управленческие операции, которые компьютер может осуществлять более эффективно, чем человек. В настоящее время на предприятиях накоплен определенный опыт использо­вания компьютеров для обработки учетной и аналитической ин­формации, для создания автоматизированных рабочих мест спе­циалистов.

Однако возможности применения компьютеров в управлении производством еще далеко не исчерпаны. Одной из причин неэф­фективного применения вычислительной техники является то, что она используется для обработки информации в отдельных зада­чах, а не в подсистемах и системах в целом.

Все это предъявляет особые требования к созданию и выбору вида организационной структуры, которая определяет форму системы управления предприятием. В управлении производством могут применяться линейная, функциональная и линейно-функ­циональная структуры. В сельскохозяйственных предприятиях в условиях рыночной экономики при использовании компьютер­ной и другой вычислительной и организационной техники наи­более эффективно применять линейно-функциональную структу­ру, основанную на сочетании линейного и функционального ру­ководства.

В средних сельскохозяйственных предприятиях эта схема обыч­но выглядит так: руководитель сельскохозяйственного предпри­ятия — главные специалисты (агроном, зоотехник, инженер) — руководители отраслей (цехов) — бригадиры (полеводческих, жи­вотноводческих бригад).

На более крупных сельскохозяйственных предприятиях схема принимает такой вид: руководитель предприятия — заместитель руководителя по производству — заместитель по экономике и финансам — заместитель по коммерции и другие заместители. Затем следуют подразделения, которыми руководят заместители руководителя предприятия.

2.3.2. СТРУКТУРА И СОСТАВ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Изучение и создание сложной человеко-машинной системы тре­буют четкого определения ее внутренней структуры, т.е. решения задачи структуризации. В процессе структуризации система раз­деляется на части, имеющие меньшую сложность, на подсистемы и их элементы (задачи). При этом должны решаться вопросы выбо­ра и реализации определенных принципов деления системы.

ЭИС классифицируются по многим признакам. Ниже дана классификация по функциональному признаку, по режимам ра­боты ЭИС и по способу распределения вычислительных ресур­сов. Другие аспекты классификации здесь рассматриваться не будут.

На рис. 2.5 приведена укрупненная схема состава экономи­ческой информационной системы управления аграрным предпри­ятием. В системе выделены две части: обеспечивающая и функци­ональная.

СОСТАВ ОБЕСПЕЧИВАЮЩЕЙ ЧАСТИ ЭИС

Состав, структура и характер взаимодействия обеспечиваю­щих подсистем, термины, определяющие понятия, связанные с элементами обеспечения системы, изменяются и уточняются в ходе развития методологии создания информационных систем. И в большей или меньшей степени они продолжают уточняться, де­тализироваться, отрабатываться по мере совершенствования ком­пьютерной техники, средств и методов программирования, раз­вития информационного обеспечения.

В настоящее время в составе обеспечивающей части инфор­мационной системы принято выделять подсистемы техническо­го, информационного, математического, программного, кадро­вого, организационно-правового обеспечения.

Техническое обеспечение системы — это комплекс технических средств (компьютер, оборудование локальной вычислительной сети, оргтехника, периферийная техника, средства связи).

Информационное обеспечение представляет собой совокупность базы данных и системы управления базой данных, системы вход­ной и выходной информации, а также унифицированной систе­мы документации.

Информационное обеспечение включает в себя всю экономи­ческую информацию предприятия, описание способов ее пред­ставления, хранения и преобразования. Информационное обес­печение организуется на основе технического и программного обеспечения и является по отношению к ним обеспечением более высокого уровня.

Исходя из задач информационного обеспечения можно обо­снованно выдвинуть требования к техническому обеспечению

Управление производством зерна *

Управление производством технических культур

 

Управление производством и переработкой кормов

 

Управление овощеводством

Управление садоводством и виноградарством

Управление химизацией и агротехобслуживанием

Управление переработкой с/х    продукции

Управление подсобным производством

Управление транспортом

Управление механизацией и электрификацией производства

Управление мелиорацией земель Управление инвестициями

Управление материально- техническим снабжением

Управление качеством и реализацией продукции

—| Управление производством "Ц Управление кадрами

Управление организацией и оплатой труда

Управление финансами

Техническое обеспечение

Информационное обеспечение

> >

Программное обеспечение

 

Управление племенным делом

 

Управление ветеринарной         службой     

Организационно-правовое обеспечение

системы и осуществить выбор соответствующих компьютеров и других технических средств.

Математическое обеспечение системы представляет собой совокупность средств и методов, позволяющих строить эконо­мико-математические модели задач управления предприятиями. Построение математической модели задачи управления можно разделить на следующие этапы: построение экономико-матема­тической модели, определение оптимального решения. Процесс построения экономико-математической модели требует выделе­ния критерия оптимальности, определения ограничений, наибо­лее лимитирующих моделируемый процесс, и установления соот­ношений, описывающих процессы управления.

На этапе получения оптимального решения определяют, к какому типу задач управления относится построенная модель, и выбирают вычислительный метод. Оптимальное решение в зада­чах информационной системы получают с помощью методов ма­тематического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания. Эти методы и составляют ос­нову математического обеспечения системы.

Программное обеспечение ЭИС — это совокупность программ (общесистемных и прикладных) для реализации задач, подсистем информационной системы на базе компьютерной техники. Про­граммное обеспечение должно предоставить пользователям наи­большие удобства в работе и свести к минимуму затраты на про­граммирование задач и обработку информации.

Кадровое обеспечение включает в себя персонал, занимающий­ся проектированием, разработкой, внедрением и эксплуатацией

эис.

Организационно-правовое обеспечениеинформационныхсистем представляет собой совокупность норм, устанавливающих и за­крепляющих организацию этих систем, их цели, задачи, структу­ру и функции, правовой статус системы и всех звеньев, регламен­тирующих процессы создания и функционирования ЭИС.

Выделение обеспечивающей части системы основывается на использовании различных видов средств, необходимых для ра­боты функциональных подсистем и экономической информаци­онной системы в целом.

Каждое из обеспечивающих средств (организационных, тех­нических, программных и др.) в масштабе системы трансформи­руется в соответствующую обеспечивающую подсистему ЭИС.

Совокупность этих подсистем, увязанных и согласованных меж­ду собой, должна обеспечить весь технологический цикл функци­онирования ЭИС при условии достижения заданных технико-эко­номических характеристик системы. Особенностью комплекса обеспечивающих подсистем является невозможность исключения их из системы в целом, тогда как отдельные функциональные под­системы могут при создании системы временно функционировать в традиционном варианте. Например, отсутствие технического обеспечения не позволяет практически реализовать работу ма­шинных программ с информацией, вырабатываемой в функцио­нальных подсистемах ("работать не на чем"); отсутствие про­граммного обеспечения делает невозможным использование ком­пьютера, превращая технику в "мертвое железо"; отсутствие программного обеспечения делает информацию системы недо­ступной для программ, а через них для компьютера и т.д. Поэто­му если очередность разработки функциональных подсистем оз­начает возможность последовательного проектирования и вне­дрения отдельных подсистем, то очередность разработки обеспечивающей части ЭИС предполагает обязательное одновре­менное создание всех обеспечивающих подсистем и их последую­щее совершенствование.

СОСТАВ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ПОДСИСТЕМ

Состав функциональных подсистем в ЭИС для различных пред­приятий может быть различным. На рис. 2.5 приведена функцио­нальная структура экономической информационной системы для управления многоотраслевым сельскохозяйственным предприяти­ем. В данном случае выделены подсистемы, связанные с функция­ми управления: учет и отчетность, экономический анализ, текущее планирование, прогнозирование, а также подсистемы по отрасле­вому признаку — управление производством, в состав которой входят подсистемы управления отраслями сельскохозяйственного производства: управление растениеводством по отраслям, управ­ление животноводством по отраслям. Основными задачами здесь являются задачи оперативного управления, а также задачи бух­галтерского учета, текущего планирования и анализа.

Необходимо подчеркнуть некоторую условность выделения функциональных подсистем в силу многообразия связей как меж­ду подсистемами, так и между задачами внутри каждой функцио­нальной подсистемы.

Рассмотрим некоторые функциональные подсистемы, а также задачи, решаемые в их составе.

Подсистема учета и отчетности обеспечивает возможность использования информации для оперативного руководства фи­нансово-хозяйственной деятельностью предприятия, составления финансовой отчетности, калькулирования себестоимости произ­водимой продукции.

По составу задач подсистема бухгалтерского учета включает следующие основные укрупненные задачи:

♦     учет труда и его оплаты;

♦      учет денежных средств и расчетов;

♦      учет основных средств;

♦      учет производственных запасов;

♦      учет затрат на производство;

♦     сводный синтетический и аналитический учет, баланс;

♦      учет фондов, резервов и результатов хозяйственной деятель­ности.

Использование компьютерных технологий при решении этих задач открывает принципиально новые возможности повышения актуальности, оперативности и достоверности учетной инфор­мации в системе управления предприятием не только без увели­чения численности бухгалтерского персонала, но и с тенденцией к ее сокращению при правильной технологии и организации ра­бот. Достоверность и оперативность обработки учетной инфор­мации позволяют принимать своевременно управленческие ре­шения по повышению эффективности производства.

Подсистема экономического анализа позволяет проводить ана­лиз производственно-хозяйственной деятельности в целом по предприятию и его подразделениям, а также по отдельным от­раслям. Задачи данной подсистемы не регламентированы. Наи­более широко выполняется автоматизация следующих задач:

♦      анализ производственно-хозяйственной деятельности по предприятию;

♦      анализ производства продукции и затрат на производство по отдельным сельскохозяйственным отраслям;

♦      анализ производительности труда;

♦      анализ себестоимости отдельных видов продукции;

♦      анализ рентабельности отдельных видов продукции и пред­приятия в целом и другие задачи.

Решение перечисленных задач информационно связано с бух­галтерским учетом.

Подсистема "Текущее планирование " обеспечивает разработ­ку текущих годовых, календарных и рабочих планов. При этом решаются следующие задачи:

♦       автоматизированная разработка технологических карт воз­делывания сельскохозяйственных культур;

♦      автоматизированная разработка рабочих и календарных планов;

♦     разработка бизнес-плана:

♦      прогнозирование урожайности сельскохозяйственных культур.

При разработке указанных задач в этой подсистеме, как и в

подсистеме "Прогнозирование", широко используются матема­тические методы: линейное программирование, корреляционно- регрессионный анализ и другие оптимизационные методы и ме­тоды математической статистики.

Следует еще раз подчеркнуть некоторую условность состава и содержания функциональных подсистем и задач внутри подси­стемы. Однако понимание общих закономерностей структуриза­ции ЭИС по функциональному признаку позволяет разработать в каждом конкретном случае ЭИС со структурой, наиболее соот­ветствующей данному предприятию.