9.3. ОРГАНИЗАЦИЯ И АНАЛИТИЧЕСКИЕ ВОЗМОЖНОСТИ БУХГАЛТЕРСКИХ ПРОГРАММ

9.3.1. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ПРОГРАММ

Традиционно бухгалтерский учет разделяется на участки: бан­ковские операции, учет основных средств, складской учет и т.д. Этот подход положен в основу большей части бухгалтерских про­грамм. Начиная работать с такой программой, вы видите на эк­ране монитора перечень этих участков. За каждым из них в ком­пьютере скрывается программный модуль, называемый автома­тизированное рабочее место. В каждом таком АРМ собраны все функции соответствующего участка: в АРМ банковских опера­ций — оформление платежных документов, регистрация выпи­сок, формирование журналов-ордеров, оборотно-сальдовых ве­домостей и прочих отчетных банковских документов; в АРМ учета основных средств — функции ведения картотеки, расчета износа, формирования инвентаризационных ведомостей и т.д.

Практически во всех таких программах существует и АРМ главного бухгалтера. В нем собираются все проводки из основ­ных АРМ, формируются документы внутренней и внешней от­четности. Есть бухгалтерские программы, включающие АРМ уп­равления продажами. В них оформляются документы, связанные с реализацией продукции, товаров и       но бухгалтерские от­

четные формы могут отсутствовать. В этом случае они выполня­ются в другом — бухгалтерском АРМ.

Говоря о традиционной (классической) схеме построения бухгал­терской системы, следует обратить особое внимание на два суще­ственных требования. Первое из них — полнота представления фун­кций в АРМ. Каждый АРМ должен обеспечивать выполнение всех функций соответствующего участка, не требуя перехода в какой- либо другой участок. Такие переходы из одного АРМ в другой от­нимают много времени и отрицательно влияют на производитель­ность труда. Второе требование касается взаимосвязей между АРМ. К числу систем, построенных по классическому принципу, отно­сятся все программы "Интеллект-Сервис" (БЭМБИ, БЭСТ, БЭСТ-4), корпоративная система "Галактика" и многие другие.

Следующим вариантом организации бухгалтерских про­грамм является группировка в АРМ по классификации выполняе­мых действий. Так, в одном АРМ объединяются все действия по оформлению первичных документов вне зависимости от того, к какому участку учета они относятся, в другом АРМ — все опера­ции с проводками, в третьем — все отчеты и т.д. Такое построе­ние на первый взгляд может показаться неудобным. Однако ав­томатизация любой деятельности неизбежно изменяет техноло­гию труда человека. Работа бухгалтера на ЭВМ очень сильно отличается от "ручного" ведения учета. Построение журналов- ордеров, ведомостей, отчетов принимает на себя компьютер. За­дачи бухгалтерского персонала сводятся к педантичному и регу­лярному оформлению первичных документов, с одной стороны, и развитию аналитического учета — с другой.

В таком (видовом) построении системы значительную роль начинает играть механизм фильтрования (выделения). Чтобы получить информацию по счетам, нужно отфильтровать (выде­лить) их из списка первичных документов, а чтобы получить жур­нал операций по основным средствам — отфильтровать их из общего свода проводок. Фильтрация — очень удобный и эффек­тивный инструмент, широко используемый во всех без исключе­ния системах. Классическим примером видового построения бух­галтерской системы является "Парус".

Еще один способ построения бухгалтерских программ — это привязка к журналу хозяйственных операций (журнальный способ). В такой программе вы сразу попадаете в журнал хозяйственных операций. Он как бы является гвоздем, на который нанизаны все действия. По такому принципу построены "1С" и "Турбо-Бух­галтер". Для малых предприятий эти программы оказываются очень удобными. Однако при большом объеме и разноплановос­ти учетной информации постоянное фильтрование нужных дан­ных становится трудоемким.

Есть системы и с гибким механизмом построения. Весьма по­казательна в этом отношении программа "Интегратор" фирмы "Инфософт". Изначально эта программа поставляется с класси­ческой схемой организации: в начальном меню (списке АРМ) — знакомые названия участков бухгалтерского учета. Вместе с тем "Интегратор" содержит средства создания новых АРМ. При не­обходимости вам предоставляется возможность создать свои, спе­циализированные АРМ. В программе "Интегратор" можно со­здать несколько однотипных АРМ, каждый из которых будет до­статочно независим от остальных.

Программный комплекс "Галактика?', обладающий наиболь­шим функциональным охватом из российских разработок, пол­ностью реализован ш базе инструментальных средств собствен­ной разработки, в числе которых собственная СУБД, средства проектирования экранных форм, отчетов и возможность произ­вольного подключения нестандартных пользовательских проце­дур на языках Паскаль и Си.

Новые продукты фирмы "1С" ("1С:Торговля" и "1С:Расчет") развиваются в сторону расширения инструментальных средств на базе собственной платформы версии 7. Последняя версия про­граммы "Турбо-Бухгалтер" заявлена как "специализированная система программирования экономических задач".

Таким образом, развитие программного обеспечения для рын­ка экономических программ в России в значительной степени ори­ентируется уже не столько на более полный функциональный ох­ват, сколько на создание инструментов, необходимых для адап­тации системы к потребностям пользователя его же собственными силами.

9.3.2. ГЛУБИНА ДЕТАЛИЗАЦИИ УЧЕТА В ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТАХ

Анализ учетных данных в полном объеме можно провести лишь в том случае, если программа имеет:

♦     многоуровневый бухгалтерский учет, т.е. разбиение груп­пы аналитических признаков на подгруппы;

♦     многомерный бухгалтерский учет, анализ счета (группы сче­тов) по нескольким независимым признакам. Многие разработ­чики бухгалтерских программ указывают на большое количе­ство уровней, умалчивая о том, что все уровни относятся к одно­му измерению, в результате чего у пользователя складывается ложное мнение, что программа очень мощная и все может;

♦    возможность привязать один аналитический признак к раз­ным счетам;

♦    отчеты по группе счетов с общими аналитическими призна­ками;

♦    отчеты по одному аналитическому признаку по всем счетам;

♦    дополнительные реквизиты к аналитическим признакам (пас­портные данные, банковские реквизиты, норма амортизации и т.д.).

Развитая интегрированная система должна обеспечивать ввод, обработку и хранение данных с получением выходных докумен­тов по каждому участку учета с той степенью детализации, кото­рая необходима конкретному пользователю. В несложных про­граммах аналитика поддерживается, как правило, сквозной, но с жестко заданной и ограниченной структурой. В специализиро­ванных функциональных программах особенности конкретных участков учета отражаются обычно с большей глубиной анали­тики. Однако в комплексных системах часто недостает согласо­ванности между аналитическими данными различных АРМ.

Отсутствие общепринятой классификации аналитических по­казателей приводит к их различным толкованиям. Разработчики бухгалтерских систем и пользователи понимают и интерпрети­руют аналитический учет по-разному. Некоторые разработчики декларируют неограниченное количество уровней, хотя подразу­мевается всего лишь иерархическая структура одного из показа­телей. При внимательном рассмотрении таких программ оказы­вается невозможным организовать учет материальных ценнос­тей на нескольких складах или в разрезе нескольких материально ответственных лиц и т.п.

Рассмотрим общие принципы работы с аналитическим уче­том в бухгалтерских программах. Начинающие бухгалтеры, осо­бенно на малых предприятиях, часто не пользуются аналитичес­ким учетом, довольствуясь только синтетическим. Чем крупнее бухгалтерия, тем больше необходимо знать о производстве, тем более серьезные требования предъявляются к аналитическому уче­ту. Многие предприятия ведут аналитический учет по основным средствам, нематериальным активам, материалам, видам затрат, поставщикам и покупателям, товарам, подотчетным лицам и др.

Часто нужен многоуровневый бухгалтерский учет, когда пер­вичные аналитические признаки объединяются в подгруппы, за­тем в группы и т.д. Бухгалтерские программы должны позво­лять вести аналитический учет по нескольким уровням, формиро­вать развернутые отчеты по самому последнему уровню с промежуточными итогами по более верхним уровням, сводные отчеты по какому-либо уровню, отчеты по какой-либо группе аналитических признаков и т.д.

Некоторые разработчики объявляют субсчета к основному счету как дополнительный уровень разбивки, что некорректно, так как по субсчетам, как правило, нельзя строить такие же под­робные и удобные отчеты, как по независимым аналитическим признакам. Кроме того, аналитический признак может относить­ся к разным счетам, а субсчет — нет. По аналитическим призна­кам можно строить отчет по группе счетов, а по субсчету, есте­ственно, нельзя. К аналитическому признаку можно добавить дополнительные признаки, а к субсчету пока нет.

Ведение многомерного аналитического учета позволяет ана­лизировать счет (или группу счетов) по нескольким независимым аналитическим признакам (например, по поставщикам и това­рам, подотчетным лицам и инструментам и т.д.). К сожалению, такая возможность имеется далеко не во всех бухгалтерских сис­темах. Так, программа "1С" позволяет вести до трех уровней, "Инфо-Бухгалтер" — до пяти уровней. Количество уровней в программе "Турбо-Бухгалтер" не ограничено.

Не все бухгалтерские программы могут делать такие отчеты, в которых задействованы разные бухгалтерские счета и общая аналитика. Более того, некоторые бухгалтерские программы не позволяют вести один и тот же аналитический учет на различных счетах. В таких системах, если аналитический признак на каких- то счетах повторяется, для каждого счета расчет по этому при­знаку надо выполнить заново.

Во многих бухгалтерских программах каждой группе анали­тических признаков можно присваивать различные дополнитель­ные параметры, которые затем можно использовать в отчетах, бланках, расчетах, типовых операциях; проводить поиск и сор­тировку по дополнительным признакам. Например, для группы аналитических признаков Сотрудники можно указывать паспор­тные данные (для автоматического занесения в приходные и рас­ходные кассовые ордера), адреса, телефоны, даты рождения, ко­личество иждивенцев и оклад (для зарплаты) и др. Для организа­ций можно указывать банковские реквизиты (для платежек), адреса, телефоны, ФИО директора и бухгалтера (для автомати­ческого формирования договоров). Для учета основных фондов указывают норму амортизации, дату постановки на учет и др. Естественно, все дополнительные параметры должен определять и переопределять сам пользователь бухгалтерской программы.

Таким образом, обзор российского рынка программ финан­сово-экономического направления показывает:

♦ в основном рынок представлен бухгалтерскими программа­ми, что, очевидно, отражает покупательский спрос;

на рынке стали появляться корпоративные системыроссии- ских разработчиков, что свидетельствует о наполнении рынка системными программными продуктами и одновременно являет­ся косвенным показателем оздоровления экономики России;

•      при выборе программного продукта необходим предвари­тельный, всесторонний анализ функций, для реализации которых приобретается программный продукт.

Вопросы для самопроверки

1.         Перечислите признаки, отличающие финансово-экономические программы.

2.         Назовите основные классы финансово-экономических програм­мных продуктов.

3.         Чем характеризуется класс программ "Бухгалтерский конструк­тор"? Назовите достоинства и недостатки программ данного класса.

4.         Какие подсистемы присутствуют в классе программ "Бухгалте­рия-офис"?

5.         Перечислите основные функции, выполняемые программами клас­са "Финансово-аналитические системы".

6.         Расскажите о назначении и возможностях правовых систем.

7.         Что такое корпоративные системы и каково их назначение?

8.         Какие подсистемы включают в себя корпоративные системы?

9.         Назовите программные продукты фирмы "1С" и их особенности.

10.     Какими программными продуктами известна фирма "Интеллект- Сервис" и какова их проблемная ориентация?

11.     Перечислите основные функции и отличительные особенности программы "Интегратор" фирмы "Инфософт".

12.     В чем состоит назначение корпоративной системы "Галактика"? Назовите ее отличительные особенности.

13.     Назовите подходы, положенные в основу создания бухгалтерс­ких программ.

Какими возможностями должна обладать бухгалтерская програм­ма для