8.4. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

При создании новых и модернизации старых автоматизиро­ванных экономических информационных систем необходимо ру­ководствоваться общеотраслевыми руководящими методически­ми материалами, суть которых раскрывается ниже.

8.4.1. ЗАДАЧИ ПРОЕКТИРОВАНИЯ

Под проектированием автоматизированных экономических ин­формационных систем понимается процесс разработки техничес­кой документации, связанный с организацией системы получе­ния и преобразования исходной информации в результатную, т. е. с организацией информационной технологии.

Документ, полученный в результате проектирования, носит название проект.

Целью проектирования является подбор технического и фор­мирование информационного, математического, программного и организационно-правового обеспечения.

Подбор технического             должен быть таким, чтобы

обеспечить своевременный сбор, регистрацию, передачу, хране­ние, наполнение и обработку информации.

Информационное обеспечение должно предусматривать со­здание и функционирование единого информационного фонда системы, представленного множеством информационных масси­вов, набором данных или базой данных.

Формирование математического обеспечения систем включа­ет комплектацию методов и алгоритмов решения функциональ­ных задач. При формировании программного обеспечения сис­тем особое внимание обращается на создание комплекса программ и инструкций пользователя и выбор эффективных программных продуктов.

Основныезадачипроектирования:

♦    оказание влияния на улучшение организации учетной, пла­новой и аналитической работы;

♦    выбор оборудования и разработка рациональной техноло­гии решения задач и получения результатной информации;

♦    составление графиков прохождения информации как внут­ри, так и между производственными и функциональными под­разделениями;

♦    создание БД, обеспечивающей оптимальное использование информации, касающейся планирования, учета и анализа хозяй­ственной деятельности;

♦   создание нормативно-справочной информации.

Разработка и внедрение системы автоматизированной обра­ботки информации осуществляются в очередности, установлен­ной техническим заданием. Содержание первой очереди системы определяется составом задач учета, анализа, планирования и опе­ративного управления, наиболее поддающихся автоматизации и имеющих существенное значение для принятия управленческих решений на предприятии. В процессе разработки последующих очередей системы происходят наращивание исходного комплек­са функциональных задач, расширение интеграция информа­ционного и математического обеспечения, модернизация комп­лекса технических средств.

При создании первой очереди ЭИС техническое задание раз­рабатывается на всю систему, а технический и рабочий проек­ты — на задачи и подсистемы, входящие в состав первой очереди системы.

11-1909

8.4.2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ. РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ

Обследование — это изучение и диагностический анализ суще­ствующей системы обработки информации. Материалы, получен­ные в результате обследования, должны быть использованы:

♦   для обоснования разработки и поэтапного внедрения систем;

♦   для составления технического задания на разработку систем;

♦    для разработки технического и рабочего проектов систем.

Обследование проводится разработчиками совместно с заказ­чиком после издания приказа заказчика о проведении работ по предпроектному обследованию.

Обследование начинается с изучения производственно-эконо­мических характеристик объекта, основных функций, осуществ­ляемых подразделениями и их руководителями. Далее изучаются задачи, обеспечивающие реализацию функций управления, орга­низационная структура, штаты и содержание работ по управле­нию на предприятии и в      а также характер подчи­ненности вышестоящим органам управления. В процессе обсле­дования должны быть выявлены:

♦    инструктивно-методические и директивные материалы, на ос­нове которых определяются состав подсистемы и перечень задач;

♦    возможности применения новых методов решения задач.

При изучении каждой функциональной задачи управления рас­сматриваются:

♦    назначение задачи; сроки и периодичность ее решения;

♦    степень формализуемости задачи;

♦    источники информации, необходимые для решения задачи;

♦    показатели и их количественные характеристики;

♦   порядок корректировки информации;

♦    действующие алгоритмы расчета показателей и возможные методы контроля;

♦    действующие средства сбора, передачи и обработки инфор­мации;

♦    действующие средства связи;

♦    принятая точность решения задачи;

♦    трудоемкость решения задачи;

♦    действующие формы представления исходных данных и ре­зультатов их обработки в виде документов;

♦    потребители результатной информации по задаче. При об­следовании документооборота следует составить схему маршру­та движения документов, которая должна отразить:

♦    количество документов;

♦    место формирования показателей документа;

♦    взаимосвязь документов при их формировании;

♦    маршрут и длительность движения документа;

♦    место использования и хранения данного документа;

♦   внутренние и внешние информационные связи;

♦    объем документа в знаках.

По результатам обследования следует установить перечень задач управления, решение которых целесообразно автоматизи­ровать, и очередность их разработки.

В отчете по обследованию, называемом технико-экономичес­ким обоснованием (ТЭО), приводятся: характеристика материаль­но-технической базы производства предприятия (объединения), численность работников по категориям, основные технико-эко­номические показатели производства и реализации продукции, краткое описание функций подразделений и должностных лиц, схемы информационных связей и объем информации по перио­дам, схемы маршрутов движения документов, данные об уровне автоматизации управленческого труда и методах управления.

В ТЭО обосновываются предложения по совершенствованию системы управления, выделяются функции, подлежащие автома­тизации, указываются первоочередной комплекс задач и предва­рительный перечень средств системы, проводится ориентировоч­ная оценка экономической эффективности создания

Техническое задание на систему разрабатывается заказчиком при непосредственном участии разработчика.

Техническое задание — это документ, утвержденный в уста­новленном порядке, определяющий цели, требования и основные исходные данные, необходимые для разработки автоматизиро­ванной системы управления, и содержащий предварительную оценку экономической эффективности системы.

Утвержденное техническое задание является документом, ко­торым разработчики должны руководствоваться на всех этапах создания системы, и проектирования задач. Изменения, вносимые в техническое задание, должны оформляться протоколом, явля­ющимся частью технического задания. Протокол должен утвер­ждаться заказчиком.

При разработке технического задания следует:

♦    установить общую цель создания ЭИС, определить состав подсистем и задач;

♦    разработать и обосновать требования, предъявляемые к информационным подсистемам;

♦    разработать и обосновать требования, предъявляемые к информационной базе, математическому и программному обес­печению, комплексу технических средств (включая средства связи и передачи данных);

♦    установить общие требования к проектируемой системе;

♦    определить перечень задач и исполнителей;

♦    определить этапы создания системы и сроки их выполнения;

♦    провести предварительный расчет затрат на создание системы и определить уровень экономической эффективности ее внедрения.

Техническое задание должно включать следующие разделы: Введение.

1.    Основание для разработки системы.

2.    Общие положения.

3.    Функциональная часть системы.

4.     Обеспечивающая часть системы.

5.    Организация работ и исполнители.

6.    Этапы разработки и внедрения системы.

7.                Предварительный расчет затрат на создание системы и эко­номической эффективности от ее внедрения.

После утверждения технического задания разрабатываются координационный план создания системы, сетевой график работ и проводится расчет затрат на разработку системы, и-.

8.4.3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАЗРАБОТКИ ТЕХНИЧЕСКОГО ПРОЕКТА

Основанием для разработки технического проекта системы служит техническое задание, утвержденное заказчиком.

Технический проект системы — это техническая документа­ция, утвержденная в установленном порядке, содержащая обще­системные проектные решения, алгоритм решения задач, а также оценку экономической эффективности автоматизированной сис­темы управления и перечень мероприятий по подготовке объек­та к внедрению.

Технический проект                      в целях определения

основных проектных решений по созданию системы. На этом этапе осуществляется комплекс научно-исследовательских и эксперимен­тальных работ для выбора наилучших вариантов решений, про­водятся экспериментальная проверка основных проектных реше­ний и расчет экономической эффективности системы.

Фактически технический проект содержит комплекс экономи­ко-математических и алгоритмических моделей.

Полный комплект технического проекта на систему включает в себя 10 документов:

1.   Пояснительная записка.

2.    Функциональная и организационная структура системы.

3.    Постановка задач и алгоритм решения.

4.    Организация информационной базы.

5.    Альбом форм документов.

6.    Система математического обеспечения.

7.    Принцип построения комплекса технических средств.

8.   Расчет экономической эффективности системы.

9.    Мероприятия по подготовке объекта к внедрению системы.

10.    Ведомость документов.

Из приведенного перечня документ 3 "Постановка задач и алгоритм решения" выполняется для каждой отдельной задачи, включаемой в ЭИС, остальные документы — общие для всей си­стемы. Кроме того, документы 1, 2, 5, 8 и 9 могут разрабаты­ваться для отдельных подсистем.

Все перечисленные документы можно сгруппировать и пред­ставить в виде четырех основных частей технического проекта: экономико-организационная, информационная, математическая, техническая.

Экономико-организационная часть технического проекта со­держит пояснительную записку с обоснованием разработки сис­темы, перечень организаций разработчиков, краткую характери­стику объекта с указанием основных технико-экономических по­казателей его функционирования и связей с другими объектами, краткие сведения об основных проектных решениях по функцио­нальной и обеспечивающей частям системы.

В разделе технического проекта, посвященном организацион­ной и функциональной структуре системы, даются: обоснование выделяемых подсистем, их перечень и назначение; перечень за­дач, решаемых в каждой подсистеме, с краткой характеристикой их содержания; схема информационных связей между подсисте­мами и между задачами в рамках каждой подсистемы.

Для каждой задачи, включенной в комплекс первоочередных задач, выполняются ее постановка и алгоритм решения. В этот раздел технического проекта включаются:

♦    организационно-экономическая сущность задачи (наимено­вание, цель решения, краткое содержание, метод, периодичность и время решения задачи, способы сбора и передачи данных, связь задачи с другими задачами, характер использования результатов решения, в которых они используются);

♦    экономико-математическая модель задачи (структурная и развернутая форма представления);

♦    входная оперативная информация (характеристика показа­телей, их значность и диапазон изменения, формы представления);

♦    нормативно-справочная информация (НСИ) — содержание и формы представления;

♦    информация, хранимая для связи с другими задачами;

♦   информация, накапливаемая для последующих решений дан­ной задачи;

♦    информация по внесению изменений (система внесения из­менений и перечень информации, подвергающейся изменениям);

♦    алгоритм решения задачи (последовательность этапов рас­чета, схема, расчетные формулы);

♦    контрольный пример (набор заполненных данными форм входных документов, условные документы с накапливаемой и хранимой информацией, формы выходных документов, заполнен­ные по результатам решения экономико-технической задачи и в соответствии с разработанным алгоритмом расчета).

В документе "Расчет экономической эффективности системы" содержится сводная смета затрат, связанных с эксплуатацией си­стем, приводится расчет годовой экономической эффективности, источниками которой являются оптимизация производственной структуры хозяйства (объединения), снижение себестоимости продукции за счет рационального использования производствен­ных ресурсов и уменьшения потерь, улучшения принимаемых управленческих решений.

В документе "Мероприятия по подготовке объекта к внедре­нию системы" приводятся перечень организационных мероприя­тий по совершенствованию сложившейся структуры управления, перечень работ по внедрению системы, которые необходимо вы­полнить на стадии рабочего проектирования, с указанием сро­ков и ответственных лиц.

Информационная часть технического проекта объединяет до­кументы 4 и 5. В документе "Организация информационной базы" отражаются: источники поступления информации и способы ее передачи для решения первоочередного комплекса функциональ­ных задач; совокупность показателей, используемых в системе; состав документов, сроки и периодичность их поступления; ос­новные проектные решения по организации фонда НСИ; состав НСИ, включая перечень реквизитов, их определение, значность, диапазон изменения и перечень документов НСИ; перечень мас­сивов НСИ, их объем, порядок и частота корректировки инфор­мации; предложения по унификации документации, контрольный пример по внесению изменений в НСИ; структурная форма НСИ с описанием связи между элементами; требования к технологии создания и ведения фонда; методы хранения, поиска, внесения изменений и контроля, определения объемов и потоков инфор­мации

"Альбом форм документов" содержит формы НСИ.

Математическая часть технического проекта содержит обо­снование структуры математического обеспечения, обоснование выбора системы программирования, в том числе перечень стан­дартных программ.

Техническая часть технического проекта включает: описание и обоснование схемы технического процесса обработки данных; обоснование требований к разработке нестандартного оборудо­вания; обоснование и выбор структуры комплекса технических средств и его функциональных групп; комплекс мероприятий по обеспечению надежности функционирования технических средств.

8.4.4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАЗРАБОТКИ РАБОЧЕГО ПРОЕКТА

Рабочее проектирование заключается в разработке материа­лов, обеспечивающих эксплуатацию                                                                            систе­мы обработки информации.

Рабочий проект — это техническая документация, утвержден­ная в установленном порядке, содержащая уточненные данные и детализированные общесистемные проектные решения, програм­мы и инструкции по решению задач, а также уточненную оценку экономической эффективности автоматизированной системы уп­равления и уточненный перечень мероприятий по подготовке объекта к внедрению.

Рабочий проект разрабатывается на основе технического про­екта, утвержденного заказчиком.

На этапе рабочего проектирования заказчик должен закон­чить работы по подготовке объекта к внедрению системы, под­готовить помещения для установки компьютеров, организовать учебу работников всех звеньев организационной структуры, раз­местить заказы на изготовление нестандартного оборудования.

Разработчиками на этом этапе создания системы уточняется сетевой график выполнения                                                   проекта, проводятся экс­

периментальные исследования для изыскания путей реализации принятых проектных решений, обосновываются дополнительные проектные решения, разрабатывается технологический процесс сбора и обработки информации, составляется рабочая доку­ментация, уточняются расчеты экономической эффективности системы.

В состав рабочей документации проекта входят документы:

1.   Пояснительная записка.

2.     Функциональная и организационная структура.

3.    Должностные инструкции.

4.    Инструкция по заполнению входных оперативных документов.

5.     Инструкция по использованию выходных документов.

6.     Инструкция по организации и ведению нормативно-спра­вочной информации.

7.    Инструкция по организации хранения информации в архиве.

8.    Инструкция по подготовке информации к вводу в ПК.

9.    Расчет экономической эффективности системы.

10.    Мероприятия по подготовке объекта к внедрению.

Ведомость документов.

Экономико-организационная часть рабочего проекта содержит уточненный перечень задач, решаемых каждой подсистемой, с указанием периодичности и сроков их решения; инструкции каж­дому должностному лицу с описанием действий при нормальном режиме функционирования системы и при его нарушениях; по­рядок и правила использования входных документов и маршру­ты их движения.

Расчет экономической эффективности проводится на основе уточненных сметно-финансовых расчетов на создание системы. Мероприятия по подготовке объекта и внедрению системы вклю­чают общий перечень работ, наименование подразделений и от­ветственных исполнителей, срок исполнения и формы заверше­ния отдельных этапов.

Информационная часть рабочего проекта включает материа­лы с перечнем показателей, используемых в задачах различных подсистем; описание порядка формирования массивов информа­ции; описание методов внесения изменений в информацию и ме­тодов организации контроля информации; перечень показателей, выдаваемых по запросу аппарата управления.

Кроме того, приводятся альбомы документов и рабочие ин­струкции: по формированию исходных данных для решения за­дач, по организации массивов информации, внесению в них из­менений, по хранению и обновлению информации.

Математическая часть рабочего проекта содержит уточне­ние в составе экономико-математических моделей; описание методов, алгоритмы и программы решения задач; описание ме­тодов организации массивов информации; выбранную систему программирования; используемую операционную систему; биб­лиотеку стандартных программ и инструкции для их использова­ния; эталоны программ для решения задач и для работы с НСИ.

Техническая часть рабочего проекта предусматривает опре­деление технических средств (тип ЭВМ, периферийные устрой­ства, средства связи и передачи данных); описание технологичес­кого процесса обработки данных; расчет и составление графика загрузки комплекса технических средств; описание режима функ­ционирования комплекса технических средств.

Проектная документация, включая техническое задание, тех­нические и рабочие проекты, оформляется в соответствии с тре­бованиями Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

8.4.5. ВНЕДРЕНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Рабочий проект служит основой для внедрения системы. Вне­дрение системы представляет собой процесс, включающий под­готовку объекта, опытную эксплуатацию и приемку ЭИС в про­мышленную эксплуатацию.

Внедрение системы — это процесс постепенного перехода от существующей системы учета и анализа к новой, предусмотрен­ной документацией рабочего проекта на всю систему. Внедрение отдельных задач и подсистем может проводиться параллельно с разработкой рабочего проекта на всю систему.

Основными этапами внедрения системы являются:

♦    подготовка объекта к внедрению системы;

♦    сдача задач и подсистем в опытную эксплуатацию;

♦   проведение опытной эксплуатации;

♦    сдача задач, подсистем, системы в целом в промышленную эксплуатацию.

Опытная эксплуатация ЭИС заключается в проверке алгорит­мов, программ и звеньев процесса обработки данных в реальных условиях. Она проводится для окончатель­ной отладки программ и отработки технологического процесса решения задач; проверки подготовленности информационной базы; отработки взаимосвязи задач системы; приобретения на­выков работы персоналом предприятия.

Сдача задач в опытную эксплуатацию осуществляется после пред­ставления рабочей документации заказчику и оформляется актом.

Началу опытной эксплуатации должно предшествовать изда­ние приказа, определяющего степень участия и ответственность заказчика и разработчика, а также сроки ее проведения.

Опытная эксплуатация задач проводится на основе реальной информации о производственно-финансовой деятельности пред­приятия в установленном режиме функционирования с дублиро­ванием работ персонала объекта. На данном этапе разработчик проводит обучение персонала работе на компьютере по конк­ретным программам.

Срок проведения опытной эксплуатации устанавливается в каждом конкретном случае.

После окончания опытной эксплуатации задач составляется протокол о ходе и результатах опытной эксплуатации. Сдача за­дач в промышленную эксплуатацию оформляется актом, подпи­сываемым заказчиком и разработчиком.

Опытная эксплуатация подсистем проводится в целях комп­лексной проверки всех ее элементов, подготовленности инфор­мационной базы, отладки технологического процесса сбора и обработки информации, обучения персонала работе в условиях функционирования подсистемы.

Опытную эксплуатацию подсистемы следует осуществлять на основе полного объема реальной информации в установленном режиме функционирования с необходимым дублированием работ.

Сдача подсистемы в промышленную эксплуатацию проводится после сдачи в промышленную эксплуатацию задач пускового ком­плекса данной подсистемы.

Опытная эксплуатация всей информационной системы про­водится в целях комплексной проверки функционирования ее за­дач, проверки подготовленности обеспечивающей части системы к функционированию, окончательной отладки технологического процесса сбора и обработки информации.

Опытная эксплуатация системы должна осуществляться на основе необходимого объема         о деятельности объекта

в установленном режиме функционирования.

После окончания опытной эксплуатации системы составляет­ся отчет о внедрении. При положительных результатах опытной эксплуатации система сдается в промышленную эксплуатацию.

Промышленная эксплуатация ЭИС. В ходе промышленной экс­плуатации ЭИС проводится анализ функционирования системы. Целями анализа функционирования системы являются проверка эффективности реализованных проектных решений в условиях ее промышленной эксплуатации, выработка рекомендаций по даль­нейшему развитию системы и формирование         решений.

Анализ функционирования системы предусматривает проверку:

♦    функционирования технических средств;

♦     функционирования задач и подсистем в условиях автомати­зированной обработки;

♦   действий персонала в условиях функционирования системы.

Результаты анализа используются для оценки качества систе­мы и ее реальной экономической эффективности.

Работы по анализу функционирования системы проводятся разработчиком в порядке авторского надзора на основе догово­ра с заказчиком после некоторого периода эксплуатации ЭИС

(не менее 6 месяцев). Проведение авторского надзора осуществ­ляется за счет средств, выделенных на создание системы.

Программа работ по проведению анализа составляется раз­работчиком и согласовывается с заказчиком. Анализ функцио­нирования системы начинается после издания приказа о прове­дении этой работы. В приказе указываются сроки и объекты об­следования (согласно программе), а также назначаются представители заказчика, участвующие в этой работе, и лица, от­ветственные за своевременное и полное представление необходи­мых материалов разработчику системы. Сбор всех данных (за­полнение необходимых        регистрация в журнале и др.) осу­ществляется представителем заказчика и контролируется разработчиком. Накопленные данные передаются в сроки, ука­занные в программе, представителям разработчиков для раз­работки.

Результаты обработки данных по каждому исследованному элементу ЭИС (или групп однотипных элементов) протоколиру­ются разработчиком с участием представителей заказчика. На основе оформленных протоколов разработчик после завершения всех работ, предусмотренных программой, составляет отчет по анализу функционирования ЭИС.

Сдача заказчику отчета по анализу функционирования систе­мы является завершающим этапом работы разработчика.

В процессе анализа функционирования задач, подсистем и действий персонала в условиях      ЭИС проводятся ра­

боты, аналогичные обследованию объекта по параметрам каж­дой функции подсистем ЭИС, с учетом применяемого комплекса технических средств и следующих факторов:

♦     своевременности поступления куправлснческому персона­лу необходимой информации;

♦   повышения достоверности информации;

♦    улучшения технико-экономических показателей работы пред­приятия.

Качество функционирования отдельных задач и подсистем оценивается по показателям достоверности и своевременности информации, повышения качества соответствующих управленчес­ких решений.

По результатам анализа функционирования системы разра­батываются предложения для дальнейшего развития ЭИС.

8.4.6. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Внедрение информационных технологий сопряжено с капи­тальными вложениями как на приобретение техники, так и на разработку проектов, выполнение подготовительных работ и подготовку кадров. Поэтому внедрению должно предшествовать экономическое обоснование целесообразности внедрения ЭИС. Это означает, что должна быть рассчитана эффективность при­менения

Под эффективностью автоматизированного преобразования экономической информации понимают целесообразность приме­нения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных. Различают расчет­ную и фактическую эффективность. Первую (расчетную) опреде­ляют на стадии проектирования автоматизации информацион­ных работ, т.е. разработки технорабочего проекта; вторую (фак­тическую) — по результатам внедрения технорабочего проекта.

Обобщенным критерием экономической эффективности явля­ется минимум затрат живого и овеществленного труда. При этом установлено, что чем больше участков управленческих работ ав­томатизировано, тем эффективнее используется техническое и программное обеспечение.

Экономический эффект от внедрения вычислительной и орга­низационной техники подразделяют на прямой и косвенный.

Под прямой экономической эффективностью ИТ понимают эко­номию материально-трудовых ресурсов и денежных средств, по­лученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспо­могательных материалов вследствие автоматизации конкретных видов планово-учетных и аналитических работ.

Не исключено, что внедрение ИТ на первом этапе не приведет к уменьшению числа работников планово--учетных служб. В этом случае учитывают косвенную эффективность, проявляющуюся в конечных результатах хозяйственной деятельности предприятия. Ее локальными критериями могут быть: сокращение сроков со­ставления сводок, повышение качества планово-учетных и ана­литических работ, сокращение документооборота, повышение культуры и производительности труда и т.д. Основным же пока­зателем является повышение качества управления, которое, как и при прямой экономической эффективности, ведет к экономии живого и овеществленного труда. Оба вида рассмотренной эко- эффективности взаимоувязаны.

Экономическую эффективность определяют с помощью тру­довых и стоимостных показателей. Основным при расчетах явля­ется метод сопоставления данных базисного и отчетного перио­дов. В качестве базисного периода при переводе отдельных ра­бот на автоматизацию принимают затраты на обработку информации до внедрения ИТ (при ручной обработке), а при со­вершенствовании действующей системы автоматизации экономи­ческих работ — затраты на обработку информации при достиг­нутом уровне автоматизации. При этом пользуются абсолютны­ми и относительными показателями.

Например, на ручную обработку сельскохозяйственных сче­тов-фактур следует затратить 100 чел./ч (То), а при использова­нии ИТ — 5 чел./ч (Г1).

Абсолютный показатель экономической эффективности составляет:

Т_ж =То - Т\ = 100 - 5 = 95 чел./ч.

Относительный индекс производительности труда

Л1.Т ""- 0,05.

Это значит, что для обработки счетов-фактур при автомати­зации требуется по сравнению с ручной обработкой только 5% времени. Используя индекс производительности труда мож­но определить относительный показатель экономии трудовых затрат. При обработке счетов-фактур в результате применения ИТ экономия составит 95%.

Наряду с трудовыми показателями необходимо рассчитывать и стоимостные показатели, т.е. определять затраты на обработ­ку информации при базисном и отчетном (Со) вариантах в денежном выражении.

Абсолютный показатель стоимости С_ж определяется отно­шением:

С_эк = С\- С₀.

Индекс стоимости затрат рассчитывается по формуле

, _Сі

Срок окупаемо! ^ _ (Зр +П₀)^дф пивается по формуле:

С₀-С, '

где Зо — затраты на техническое обеспечение; По — затраты на программное обеспечение; — коэффициент эффективности.

Технологические стадии разработки автоматизированных эко­номических информационных систем, регламентируемые стандар­тами как у нас в стране, так и за рубежом, приведены в прило­жении.

8.4.7. ЭСКИЗНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ РЕШЕНИЯ ЧАСТНЫХ ЗАДАЧ УПРАВЛЕНИЯ

Экономист любой специализации, будь то менеджер, бухгал­тер, плановик, финансист или аналитик, должен уметь опреде­лить возможность и целесообразность применения автоматизи­рованной информационной технологии в своей профессиональ­ной деятельности. Для этого он должен уметь проводить упрощенное эскизное проектирование информационной техно­логии, автоматизирующей выполняемые им функции.

Как правило, на специалиста возлагается обязанность реше­ния частных задач управления, входящих в состав функциональ­ного комплекса. (Например, задачи учета основных средств вхо­дят в состав комплекса учетных задач системы управления пред­приятием.) Тем не менее при эскизном проектировании нужно учитывать, что информационная технология — это система, все ее элементы взаимосвязаны, и решение частных задач должно увязы­ваться с целями и критериями задач, решаемых на соседних уров­нях управления. При эскизном проектировании такой частной информационной технологии выполняются те же стандартизиро­ванные этапы проектирования автоматизированных систем, толь­ко в упрощенном виде, доступном неспециалисту-системщику. Краткое содержание этапов упрощенного эскизного проектиро­вания изложено ниже.

Элементыпредпроектного анализа:

♦    анализ организационной структуры существующей систе­мы управления и определение места специалиста;

♦    анализ функциональной структуры системы управления и определение места и структурных связей автоматизируемых функций;

♦    анализ информационных потоков (документооборота), их мар­шрутов, узлов пересечения, содержания, периодичности, объемов.

Элементы технического проектирования:

♦    выбор хранимых данных (показателей);

♦    определение функциональных (алгоритмических) зависимо­стей показателей;

♦    организация информационной базы;

♦    определение форм входных и выходных документов.

Элементырабочего проектирования:

♦    выбор технических средств реализации частной информа­ционной технологии;

♦    выбор базовых и функциональных программных средств.

Элементы внедрения:

♦    приобретение и установка технических и базовых программ­ных средств;

♦    приобретение, адаптация и настройка функционального программного обеспечения;

♦    создание внутримашинного информационного фонда (за­полнение базы данных).

На стадии упрощенного предпроектного анализа основная задача состоит в определении узла пересечения информационных потоков, в котором находится рабочее место специалиста, и де­тальном выявлении их содержания, периодичности возникнове­ния, объемов (в байтах). Точное определение этого узла невоз­можно без знания общей организационной и функциональной структуры предприятия. В этом и состоит системность предпро- ектного анализа, увязывающего частные задачи (функции) спе­циалиста со всей организационной и функциональной системой управления предприятием.

Знание содержания (т.е. документов) информационных пото­ков, частоты обработки и объемов информации позволяет оце­нить минимально необходимые ресурсы (производительность и емкость запоминающих устройств) вычислительной техники. Обычно для информационного узла заполняется специальная таблица (рис. 8.13). Напоминаем, что один символ (цифра, бук­ва, знак) в документе — это один байт.

Организационная и функциональная структуры системы ото­бражаются в виде схем, которые, при физическом (рабочем) про­ектировании помогают выбрать топологию компьютерной сети предприятия. Кроме того, вдумчивый анализ существующих орга­низационной структуры и документооборота, как правило, по­зволяет внести предложение по их оптимизации.

Стадия упрощенного технического проектирования дает обоб­щенную концептуальную модель решаемой задачи и позволяет ча­стично провести логическое проектирование процессов накопле­ния и обработки данных. Для создания информационной базы данных необходимо прежде всего определить состав хранимых показателей, т.е. первичной независимой информации. К такой информации относится, во-первых, нормативно-справочная ин­формация, помещаемая в справочники баз данных, и, во-вторых, входная информация функциональных задач. Для формализован­ного определения состава хранимых элементов данных, помимо справочных, все показатели, характеризующие функциональную задачу, сводят в одну или несколько (в зависимости от сложности задачи) таблиц (матриц) смежности (см. разд. 5.1) и с их помощью определяют как входные (подлежащие хранению), так и промежу­точные и выходные показатели. Одновременно эти таблицы по­зволяют определить состав функционально зависимых показате­лей, а для каждого из них перечень показателей-аргументов.

После выявления наборов входных, промежуточных и выход­ных показателей (элементов данных) определяют математичес­кие функции для зависимых показателей. Набор этих функций и составляет математическую модель решаемой задачи.

Для того чтобы выбранные хранимые показатели занести в базу данных ЭВМ. необходимо представить их в виде, соответ­ствующем модели организации данных в БД. На персональных компьютерах в основном используют реляционные (табличные) БД, поэтому процесс организации информационной базы при упрощенном эскизном проектировании сводится к разработке простых таблиц, содержащих входные (хранимые) показатели. При отсутствии форм входных и выходных документов разраба­тываются новые или модернизируются старые формы.

При выполнении элементов рабочего проектирования произво­дится выбор аппаратно-программных средств, решающих функци­ональную задачу в автоматизированном режиме. Тип компьютера должен выбираться с учетом перспективы развития информацион­ных технологий на предприятии и расширения состава решаемых специалистами задач. Кроме того, должны учитываться ресурсы компьютера, необходимые для установки базового программного обеспечения и программ, которые повсеместно используются в ежед­невной профессиональной деятельности экономиста.

Простые задачи (расчет одной или нескольких таблиц), а так­же работы с матрицами смежности при выборе хранимых дан­ных могут быть запрограммированы с помощью электронных таблиц (например, Excel), что фактически является элементом автоматизации этапов технического и рабочего проектирования.

Помимо усилий, направленных на организацию автоматизи­рованного решения собственных функциональных задач, эконо­мисту в отчете о проведенном упрощенном эскизном проектиро­вании будет неплохо предложить топологию и схему компьютер­ной сети, которую можно разработать на основе анализа организационно-функциональной структуры и маршрутов ин­формационных потоков предприятия.

После обсуждения и уточнения упрощенного эскизного про­екта информационной технологии решения частных задач насту­пает стадия внедрения, состоящая в приобретении, установке и изучении технических (компьютер, принтер, сетевые компонен­ты и т.п.) и программных средств (базовое и функциональное программное обеспечение) реализации этой технологии. Приоб­ретаемые функциональные программные средства, как правило, являются многофункциональными, а их базы данных пустыми, т.е. содержат только программную оболочку (структуру). Поэто­му в задачу специалиста входит после изучения инструкций пользователя выбрать те функции программы, которые им будут использоваться, а затем заполнить базу данных информацией, подготовленной на этапе упрощенного технического проектиро­вания. Как правило, эта работа состоит в заполнении клавиа­туры ПК справочников, предназначенных для хранения входной и нормативно-справочной информации. При проектировании автоматизации решения простых задач специалист может само­стоятельно подготовить их решение с помощью базовых про­граммных средств (например, Excel и Access). После удовлетво­рительного решения задач на контрольных примерах (т.е. зада­чах с заранее известным ответом) можно приступить к эксплуатации спроектированной информационной технологии.