8.2. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УЧЕТА технологии в учете     в пределах

функций бухгалтерского учета полностью регламентировать ав­томатизированное получение: данных, необходимых как для ве­дения оперативного, синтетического и аналитического       так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетно­сти; данных, необходимых пользователям для выработки и при­нятия решений, а также для системного контроля за ходом про­изводственных процессов. При использовании информационных технологий на предприятии можно посредством отчетной инфор­мации установить иерархическую взаимосвязь различных уров­ней управления.

Под информационными технологиями« гчстеследует понимать человеко-машинные системы, созданные на базе современных средств вычислительной техники, обеспечивающих автоматизи­рованное выполнение функций бухгалтерского учета.

Ведение учета на основе ИТ выполняется бухгалтерами, учет­чиками, заведующими складами в организационной структуре АРМ, технически и программно объединенных в локальную вы­числительную сеть. Учет реализуется на основе типовых норма­тивных актов, т.е. положений о главных (старших) бухгалтерах, о бухгалтерских отчетах и балансах, о документах и записях в бухгалтерском учете, о плане счетов и др. При этом используют­ся традиционные элементы метода бухгалтерского учета (доку­ментация, инвентаризация, счета, двойная запись и т.д.). Однако их реализация в условиях использования ИТ имеет некоторые особенности.

В частности, в первичных документах (ПД) отражаются только оперативные (переменные) данные, а постоянная информация хра­нится в базе данных. ПД составляют в основном с помощью персо­нальных компьютеров. Формирование ПД и первичная обработка их данных преимущественно проводятся в местах выполнения хо­зяйственных операций, т.е. в подразделениях, на складах.

Процедуры записи на счетах бухгалтерского учета, закрытия бухгалтерских счетов, заполнения Главной книги, составления баланса и других форм отчетности осуществляются программно. Выявление результатов инвентаризации и составление соответ­ствующих ведомостей и других отчетных регистров бухгалтерс­кого учета выполняет ПК.

К организации информационной технологии в бухгалтерском учете предъявляется ряд требований:

♦     повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о состоянии производства. Это предусматривает автоматизированное выполнение функций учета и анализа, а так­же составление форм годовой и периодической отчетности;

♦     повышение качества учета за счет расширения аналитичес­ких показателей, достоверности и оперативности исходных дан­ных, внедрения оптимальных методов работы бухгалтеров с пер­вичными документами и выходными документами в режиме "зап­рос — ответ";

♦     улучшение организации учета и снижение его трудоемкости за счет автоматизации учетно-вычислительных функций и, как следствие, повышение производительности труда работников учетного аппарата.

С учетом функционального состава задач, эксплуатационных возможностей современных средств автоматизированной обра­ботки учетной информации и требований, предъявляемых к ин­формационным технологиям, они должны развиваться на прин­ципах: рационализации форм учета, системности, целостности, адаптации информационных технологий к внешней среде, интег­рации данных, банковской организации массивов, автоматиза­ции документооборота, автоматизации учетных функций.

Информационные технологии в учете обеспечивают решение следующих задач.

1.   Учет труда и его оплаты:

♦    формирование базы данных по учету кадров;

♦    формирование первичных документов по учету труда и его оплаты;

♦    обобщение данных по начислению оплаты труда по табель­ным номерам, бригадам, цехам и предприятию в целом;

♦    обобщение операций по счету "Расчеты по оплате труда";

♦    распределение затрат на заработную плату по объектам каль­куляции;

♦    формирование выходных документов по учету труда и его оплаты.

2.    Учет основных средств:

♦     формирование инвентарных карточек и других первичных документов по движению основных средств;

♦    формирование инвентаризационныхведомостей;

♦   исчисление и распределение износа по объектам калькуляции;

♦    расчет переоценки основных средств.

3.    Учет материальных ценностей:

♦     формирование первичных документов по движению мате­риальных ценностей;

♦    распределение затрат на материальные ценности по объек­там калькуляции.

4.     Учет работы автотранспорта предприятия.

5.    Учет денежных средств:

♦    обработка информации по учету кассрвых операций;

♦    обработка информации по учету банковских операций;

♦    обработка информации по расчетам с поставщиками и под­рядчиками.

6.    Учет затрат и калькулирование себестоимости продукции и услуг производства:

♦    учет продукции;

♦     создание массивов по учету затрат производства по отдель­ным видам продукции;

♦    закрытие счетов бухгалтерского учета.

7. Обработка информации по сводному синтетическому и ана­литическому учету.

♦    получение шахматного баланса и Главной книги;

♦      разработка баланса;

♦    составление форм бухгалтерской и статистической отчетности.

Рассмотрим особенности организации информационной тех­нологии на некоторых участках учета.

Процесс производства связан с затратами не только овеще­ствленного (в средствах и предметах труда), но и живого труда. Труд является важнейшим элементом производственного процесса. Повышением его производительности обусловлен рост эффектив­ности производства, а следовательно, его рентабельности, при­быльности.

Вместе с тем процесс производства сопровождается потреб­лением живого труда, величина которого измеряется количеством отработанных человеко-часов. Отсюда вытекает необходимость исчисления размера оплаты труда каждому работнику и отнесе­ния затрат по оплате труда на издержки производства.

В действующей системе организации и оплаты труда пред­приятиям предоставляются значительные права в выборе форм оплаты труда и обеспечении механизма защиты работников по нижнему уровню оплаты труда, минимальной продолжительно­сти трудового отпуска, льготам для отдельных категорий пер­сонала и

Учет труда и его оплата ведется на основе первичных докумен­тов: наряд на выполненную работу, учетный лист тракториста- машиниста, учетный лист выполненных работ, ведомость начис­ленной заработной платы, табель учета рабочего времени, расчет начисления оплаты труда работникам животноводства и др.

Для определения общей суммы заработной платы, подлежа­щей выплате за месяц, первичные документы группируются, сум­мируется заработок за выработанную продукцию и производят­ся удержания. Документы, обобщающие данные о причитающейся и подлежащей выплате заработной плате, называются соответ­ственно расчетной и платежной ведомостями.

Учет труда и его оплаты — наиболее трудоемкий и ответствен­ный участок бухгалтерского учета. Эта задача многоэлементная,

ее составными частями, например, на сельскохозяйственном пред­приятии являются:

♦    начисление оплаты труда работникам с фиксированным ок­ладом или часовой тарифной ставкой;

♦    начисление оплаты труда работникам растениеводства (трактористам-машинистам, рабочим, занятым ручным трудом);

♦    начисление оплаты труда водителям автотранспорта;

♦    начисление сумм дополнительной оплаты труда;

♦    расчет подоходного налога, профсоюзных и других взносов;

♦   распределение заработной платы по направлениям произ­водственных затрат;

♦    формирование производственных отчетов подразделений;

♦    формирование данных по использованию машинно-трак­торного и автомобильного парка;

♦    формирование и выдача на печать машинограмм.

Периодичность решения задач по учету труда и его оплаты обус­ловливается уровнем автоматизации первичного учета: по начисле­нию оплаты труда (аванс) — два раза в месяц; по учету труда — подекадно. Это позволяет повысить качество текущего анализа и оперативного управления трудовыми ресурсами хозяйства.

Учетные задачи характеризуются массовостью информации при низком коэффициенте сложности расчетов — это типичные задачи обработки данных.

УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ

Под производственными запасами понимают различные веще­ственные элементы производства, используемые в качестве пред­метов труда в производственном процессе. Они целиком потреб­ляются в каждом производственном цикле и полностью перено­сят свою стоимость на себестоимость произведенной продукции.

Например, к производственным запасам — предметам тру­да — на предприятиях агропромышленного комплекса относят­ся: посадочный материал, семена, минеральные удобрения, запас­ные части и другие материальные ценности, необходимые для про­изводства сельскохозяйственной продукции и деятельности обслуживающих, вспомогательных и подсобных производств.

Материальные ценности занимают значительный удельный вес в издержках производства, и рациональное управление ими (конт­роль, учет, анализ) имеет решающее значение в снижении себесто­имости продукции и повышении эффективности производства. В выполнении этой задачи большое место отводится автоматиза­ции учета с использованием современной компьютерной техники.

Особенностью автоматизированной обработки информации по учету производственных запасов является необходимость опе­ративной обработки многих документов.

В связи с тем, что информация, введенная в память ПК, и по­лученные выходные документы могут иметь юридическую силу бухгалтерского документа, появляется реальная возможность ин­теграции оперативного и бухгалтерского учета. Это может быть обеспечено тем, что на ПК будут формироваться и распечаты­ваться первичные документы по учету товарно-материальных ценностей

Особенно перспективным является применение ПК, объеди­ненных в вычислительную сеть, что позволяет осуществить дис­танционную передачу информации и проводить ее оперативную обработку, установив компьютер в местах возникновения инфор­мации — на материальных складах.

Технологией обработки информации предполагается разра­батывать материальный отчет на ПК непосредственно в цент­ральной бухгалтерии, в дальнейшем отчет представляется для свер­ки на склад материально ответственным лицам.

Обработка информации по учету производственных запасов осуществляется в строгом соответствии с имеющимися инструк­тивными материалами бухгалтерского учета. При этом решают­ся задачи контроля за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки, за правильным и своевременным документированием всех операций по движе­нию материальных ценностей, за расчетом остатков материаль­ных ценностей по местам их хранения и статьям баланса.

УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Основные средства (ОС) представляют собой совокупность материально-вещественных объектов и ценностей, действующих в неизменной натуральной форме в течение длительного перио­да. Это средства, создающие материально-техническую базу и условия производственно-хозяйственной деятельности предпри­ятия. Основные средства подразделяются на производственные и непроизводственные.

К производственным основным средствам (фондам) относят здания, сооружения, оборудование, машины, транспортные сред­ства и другие объекты, функционирующие в сфере материально­го производства. Сохраняя первоначальную натуральную фор­му, они переносят свою стоимость на производимую продукцию, выполняемые работы или оказываемые услуги частями в сумме начисленной амортизации (износа).

К непроизводственным основным средствам (фондам) относят объекты основных средств, функционирующие в отраслях непро­изводственной сферы (жилищно-коммунальное хозяйство, учреж­дения культуры, здравоохранения и т.п.).

В практике учета к основным средствам относятся предметы стоимостью выше 100 ММОТ (минимальная месячная оплата труда) и сроком службы более года.

Классификация основных средств учитывается при создании справочников для базы данных.

В базе данных учитываются многие экономические и учетные характеристики основных средств: сдачи в эксплуатацию ОС, инвентарный номер, заводской номер, подразделение и матери­ально ответственное лицо, за которым закреплены ОС, шифр и норма амортизации, балансовая стоимость, износ и др.

Основные средства оцениваются по первоначальной, восста­новленной (рыночной) и остаточной стоимости. Фиксируемая в бухгалтерском учете первоначальная стоимость — это величина затрат на приобретение или возведение объектов. Она относи­тельно постоянна.

В базе данных фиксируется балансовая стоимость ОС, кото­рая отражается в отчетности и балансе.

В процессе эксплуатации ОС изнашиваются, стоимостная ве­личина износа фиксируется в базе данных. Если из балансовой стоимости ОС вычесть износ, получим расчетную величину ос­таточной стоимости ОС, которая также фиксируется в БД.

Учет поступления ОС ведется в разрезе классификационных групп, инвентарных объектов, подразделений и материально от­ветственных

При поступлении ОС в эксплуатацию оформляется акт при­емки-передачи, в котором проставляются все перечисленные рек­визиты и корреспонденция счетов. Акт приемки-передачи ОС составляют на каждый объект в отдельности, а информация со­храняется в БД.

Каждому объекту ОС, принятому на учет (программно на ПК), присваивается инвентарный номер. При этом используется порядковый код. Присваивать вновь поступившим ОС инвентар­ные номера выбывших объектов нельзя.

Перемещение ОС из одного подразделения в другое оформля­ют накладной на внутреннее перемещение. При подготовке ее к обработке на ПК наряду с другими реквизитами проставляют корреспонденцию счетов.

Учет наличия и движения ОС ведется на активном балансо­вом счете 01 "Основные средства".

Стоимостный износ компенсируется за счет накапливания средств путем включения в себестоимость продукции амортиза­ционных отчислений. Величина амортизационных отчислений зависит от балансовой стоимости объекта ОС и нормы амор­тизации.

В условиях рыночной экономики степень интенсивности амор­тизации ОС определяется характером финансовой политики и стратегии предприятия. При благоприятной конъюнктуре сбыта и цен оно стремится быстрее амортизировать стоимость актив­ной части ОС, а с ухудшением конъюнктуры замедлить темпы амортизации.

В нашей стране запрещено начислять амортизацию и износ по полностью амортизированным объектам.

Годовые нормы амортизации ОС утверждаются централизо­ванно и являются едиными для всех предприятий независимо от форм собственности. Не начисляется амортизация по объектам жилищного фонда, книжному фонду, продуктивному скоту.

Амортизацию (износ) начисляют ежемесячно по вновь при­нятым на учет ОС начиная с 1-го числа месяца, следующего за месяцем поступления. По выбывшим объектам начисление амор­тизации прекращается с 1-го числа месяца, следующего за меся­цем выбытия из эксплуатации.

Расчет амортизации по автотранспорту производится отдель­но с учетом фактического пробега автотранспорта за отчетный месяц. Все это необходимо учитывать при автоматизированной обработке данных.

СВОДНЫЙ СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ

Автоматизированная обработка информации по сводному синтетическому учету предполагает в качестве обязательного условия перевод на автоматизированную обработку всех участ­ков бухгалтерского учета. Обработка информации на данном участке имеет свои особенности. Прежде всего по сводному син­тетическому учету на ПК не создаются дополнительные инфор­мационные массивы, и соответственно дополнительные исходные документы по данному разделу не приводятся, а используются массивы, созданные по другим участкам учета.

Данные по каждому синтетическому счету, а в их пределах — по каждому субсчету и статье аналитического учета формируют­ся путем постепенного накапливания их во внешней памяти ПК — на жестком диске. На жесткий магнитный диск записывается или первичная информация, вводимая в компьютер, или производ­ная, полученная при решении задач учета.

Основным накопительным и итоговым регистром по сводно­му синтетическому учету является Главная книга, куда заносится информация из журналов-ордеров при использовании журналь- но-ордерной формы учета. Обычно в конце месяца итоги из жур­налов-ордеров переносят в Главную книгу, которая предназна­чена для обобщения данных, находящихся в журналах-ордерах, для проверки правильности выполнения записей по счетам и для составления отчетного баланса.

На каждый счет в Главной книге отводят один лист. В нем показывают начальное сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главной книге одновременно являет­ся и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ор­дерах. При записи текущих оборотов из журналов-ордеров в Главную книгу кредитовые обороты каждого синтетического сче­та представляют одной записью, а дебетовые обороты — с ука­занием корреспондирующих счетов.

Баланс составляют по данным Главной книги с использова­нием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.