9.6. Регламентування  діяльності структурних підрозділів

Структурний підрозділ організації – це спеціально створений орган управління з чітко окресленими завданнями, функціями, правами та  відповідальністю за конкретну ділянку роботи [2, с.6].

У практиці діяльності різних організацій найчастіше зустрічаються такі види структурних підрозділів:

-                             департаменти;

-                             управління;

-                             служби;

-                             відділи;

-                             відділення;

-                             цехи;

-                             бюро;

-                             сектори;

-                             лабораторії;

-                             дільниці.

Необхідність створення у структурі організацій тих чи інших підрозділів залежить від багатьох чинників, головними серед яких є особливості та масштаби діяльності, фінансові можливості, наявність кваліфікованих кадрів, ефективність управління тощо.

Діяльність трудових колективів, формально об’єднаних у структурні підрозділи, регламентується положеннями про структурні підрозділи.

Положення про структурний підрозділ – це організаційно-правовий документ, який регламентує діяльність конкретної структурної одиниці у складі організації. Форма і структура цього документа не стандартизовані, тому в практиці управління організаціями можуть  зустрічатись положення, що суттєво відрізняються структурою одне від одного.

Домінують два підходи щодо структури й змісту положення про структурний підрозділ. Згідно з першим підходом цей документ регламентує завдання і функції підрозділу, права, обов’язки  і відповідальність керівника. В такому разі для керівника окрема посадова інструкція не потрібна. Згідно з другим підходом керівник повинен мати відповідну посадову інструкцію, а “Положення” не включає розділи, які регламентують діяльність керівника.

З урахуванням практичного досвіду рекомендується така структура положення:

1.                           Загальна частина;

2.                           Основні завдання;

3.                           Функції;

4.                           Структура;

5.                           Службові взаємозв’язки з іншими підрозділами;

6.                           Права;

7.                           Відповідальність.

Положення розробляється на підставі розподілу завдань і функцій між структурними одиницями організації й затверджується першим керівником.

У розділі “Загальна частина” необхідною є інформація про:

-                             місце підрозділу в структурі організації;

-                             порядок створення і ліквідації підрозділу;

-                             підпорядкованість;

-                             керівництво підрозділу;

-                             основні нормативно-правові документи, якими повинен керуватись підрозділ у своїй діяльності.

У розділі “Основні завдання” наводиться стислий перелік питань або проблем, для розв’язання яких і створюється структурний підрозділ.

Розділ “Функції” містить розгорнутий перелік робіт або дій, виконуваних персоналом підрозділу для забезпечення поставлених перед ним завдань. Цей перелік має бути узгоджений з відповідним розділом “Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників”. Наприклад, для розробки змісту даного розділу в “Положенні про відділ організації праці та заробітної плати” доцільно скористатись кваліфікаційною характеристикою начальника такого відділу [3, с.72-73], врахувавши особливості конкретного підприємства.

Структура кожного конкретного  підрозділу визначається керівником організації, виходячи з обсягу, складності виконуваних робіт, поділу праці та штатно-фінансових можливостей. Структура апарату центральних органів виконавчої влади в Україні регулюється постановою Кабінету Міністрів України від 15.10.2002 р. № 1550. Згідно з цією постановою, наприклад, самостійний відділ у складі апарату міністерства утворюється з чисельністю не менш як 5 працівників, у складі управління відділ може бути створений чисельністю не менш як 4 працівники, у виняткових випадках допускається створення відділу з трьох працівників [4, с.13-14],.

У розділі “Службові взаємозв’язки з іншими підрозділами” визначаються головним чином організаційні та інформаційні взаємодії між підрозділами як по горизонталі, так і по вертикалі (проекти яких документів готує даний підрозділ, з ким їх погоджує, від кого яку інформацію одержує, коли яку інформацію в які строки передає тощо).

Права структурного підрозділу одночасно є правами його керівника. У розділі “Права” наводиться перелік делегованих підрозділу прав, користування  якими сприяє виконанню закріплених завдань і функцій. Наприклад: одержувати від інших підрозділів необхідну для роботи інформацію, вести переписку з питань, що не потребують погодження з керівництвом організації, давати роз’яснення, консультувати з питань, що входять до компетенції підрозділу.

У розділі “Відповідальність” зазначається, за що персонально відповідає керівник структурного підрозділу. Наприклад: за своєчасну і якісну підготовку державної статистичної звітності, за збереження закріплених за підрозділом матеріальних цінностей, за дотримання працівниками правил і норм охорони праці та протипожежної безпеки. Стилістично неправильно формувати складові відповідальності в негативній формі на зразок: неналежне забезпечення, неякісну підготовку і т.п.