Тема 14. Електронні таблиці MS Excel: Основи роботи
Програма Microsoft Excel є однією з програм, що входять до пакету програм Microsoft Office. Вона відноситься до табличних процесорів, або електронних таблиць. Її призначення - обробляти числові дані, зокрема табличні. Результати обробки можна оформляти у вигляді звітів заданої форми і роздруковувати їх. На основі електронних таблиць Microsoft Excel можуть бути створені інформаційні системи фірми (підприємства), різного роду облікові, планові та інші документи для бухгалтерів, економістів, менеджерів, юристів та інших спеціалістів. Застосування електронних таблиць спрощує роботу з даними і дозволяє одержати результати без проведення розрахунків вручну і без спеціального програмування.
Microsoft Excel можна ефективно використовувати для:
- проведення однотипних розрахунків з великими наборами даних;
- автоматизації підсумкових обчислень;
- табулювання функцій;
- розв’язання задач шляхом підбору значень параметрів;
- зберігання та обробки результатів експериментів;
- підготовки табличних документів;
- здійснення пошуку оптимальних значень параметрів;
- побудови графіків та діаграм.
Документ, створений за допомогою Microsoft Excel називається робочою книгою. Робоча книга являє собою набір робочих листів. При запуску Microsoft Excel, на екран виводиться перший робочий лист (Лист1) робочої книги, яка має декілька листів. Кількість робочих листів, які має нова робоча книга[1], залежить від настроювання програми.
ЗАПУСК, ДОВІДКА, ВИХІД
Запуск Microsoft Excel здійснюється вибором: кн.Пуск Þ ПрограммыÞ Microsoft Excel. При запуску, Microsoft Excel автоматично створює робочу книгу з ім’ям Книга1. На екран виводиться робочий лист, що має ім’я Лист1. Вигляд екрана після завантаження програми:
Як видно з наведеного малюнка, головне меню та панелі інструментів нагадують відповідні елементи в Microsoft Word. Головна візуальна відмінність робочого листа Microsoft Excel від сторінки документа Microsoft Word в тому, що робочий лист розбито вертикальними і горизонтальними прямими на прямокутні комірки.
Внизу ліворуч знаходяться ярлики робочих листів. Кожний робочий лист має ім’я, яке вказано на ярлику:
Ярлик робочого листа, який відображається на екрані, є втопленим (див. малюнок).
Запуск Microsoft Excel з наступним завантаженням робочої книги можна здійснити двічі клацнувши мишею на її імені. Робочі книги є файлами з розширенням .xls.
Одержати довідки по роботі з Microsoft Excel можна за допомогою пункту Справка головного меню. Робота з довідником цілком аналогічна роботі з довідником Microsoft Word (див. Тема 10. Редактор MS Word: Основи роботи з редактором). Виклик довідника можна здійснити також за допомогою клавіші F1.
Для завершення роботи з Microsoft Excel достатньо закрити вікно програми.
Завантаження існуючої робочої книги
здійснюється вибором з головного меню: ФайлÞОткрыть, або натисканням
комбінації клавіш Ctrl+O, або клацанням мишею на кнопці Открыть 
. Використовуючи вікно Открытие документа, яке при цьому
відкривається, потрібно вказати ім’я потрібної робочої книги.
Збереження робочої книги здійснюється клацанням на кнопці Сохранить.[2]
СТРУКТУРА РОБОЧОГО ЛИСТА
Елементарним елементом робочого листа є комірка. Сукупність комірок, які знаходяться в одному стовпці називається стовпцем робочого листа. Аналогічно, сукупність комірок, які знаходяться в одному рядку, називається рядком робочого листа. Можна ще сказати, що робочий лист складається з стовпців та рядків.
Кожний стовпець робочого листа має ім’я, яке є однією або двома латинськими літерами. Перший стовпець має ім’я А, другий – В, і т.д. до Z. Далі, стовпці іменуються двома літерами: АА, AB, ..., AZ, BA, ..., BZ, ..., IA, ..., IV. Всього стовпців є 256.
Кожний рядок робочого листа має номер - від 1 до 65536. Таким чином, на екрані видно лише частину робочого листа, а не весь робочий лист.
Ім’я комірки складається з імені стовпця і номера рядка. Так, перша (ліва верхня) комірка робочого листа має ім’я А1. Імена комірок, записані в такому вигляді, називають ще адресами комірок.
Діапазоном називається сукупність двох чи більше комірок листа. Комірки діапазону можуть бути як суміжними, так і несуміжними. Надалі ми будемо розглядати тільки діапазони, що складаються із суміжних комірок, і являють з себе прямокутні блоки. На малюнку нижче виділено кольором три діапазони. Посилання на діапазони (їх "імена") задаються вказівкою імені лівої верхньої комірки (першої комірки діапазону) і імені правої нижньої комірки (останньої комірки діапазону), між якими ставиться двокрапка. Так, посилання на діапазон, комірки якого зафарбовані жовтим кольором, є В3:Е3. Посилання на діапазон комірок, що зафарбовані рожевим кольором, є В5:В9. Посилання на діапазон комірок, які зафарбовані жовтим кольором, є D5:F8.
В одній з комірок робочого листа знаходиться табличний курсор – прямокутник, який можна переміщувати по полю робочого листа. На малюнку він знаходиться в комірці А1. Комірка, в якій знаходиться табличний курсор[3], називається активною. Адреса активної комірки відображається в полі Имя, яке знаходиться над коміркою А1:
На малюнку вгорі, в ньому записано А1.
Праворуч від вікна Имя знаходиться рядок формул (Строка формул). Перед ним знаходиться кнопка зі знаком дорівнює (=):
В рядку формул відображається текст або формула, яка знаходиться в активній комірці, тобто, в комірці, в якій знаходиться курсор. При вводі, текст одночасно відображається в рядку формул і в активній комірці.
Робочий лист, що відображений на екрані називається активним. Коли необхідно послатись на комірку іншого, неактивного листа, використовують повну адресу. Повна адреса комірки складається з імені листа, на якому комірка знаходиться, і адреси самої комірки, що розділені знаком оклику. Наприклад, повна адреса комірки А1, яка знаходиться на робочому листі Лист2, є Лист2!А1.
Ім’я робочого листа можна змінювати. Для зміни імені листа, потрібно клацнути правою клавішею миші на його ярлику і з контекстного меню вибрати пункт Переименовать. Лист стає активним, а його ім’я відображається інверсним кольором. Тепер потрібно набрати на клавіатурі нове ім’я і натиснути клавішу Enter. Замість натискання клавіші Enter можна клацнути мишею на будь-якій комірці електронної таблиці.
Видалити робочий лист з книги можна вибором пункту Удалить з контекстного меню, яке відкривається при клацанні правою клавішею миші на ярлику листа. Видалений лист не можна відновити, тому перед видаленням потрібно переконатись, що лист не містить важливих даних.
Аналогічно здійснюється вставка робочого листа в робочу книгу. Клацаємо на будь-якому ярлику правою клавішею миші. В контекстному меню, яке з’являється, вибираємо пункт Добавить. В вікні Вставка, що відкривається, вибираємо Лист (на вкладці Общие)
ПЕРЕМІЩЕННЯ ПО РОБОЧІЙ КНИЗІ ТА РОБОЧОМУ ЛИСТУ
Щоби перейти до іншого робочого листа, достатньо клацнути мишею на ярлику з його ім’ям.
Перемістити курсор з одного місця в інше на робочому листі можна за допомогою клавіш управління курсором (® , ¯ , , ¬) або клацнувши мишею на потрібній комірці.
Для переміщення курсора можна також
скористатись горизонтальною та вертикальною смугами прокрутки. Клацання мишею
на кнопці 
, яка знаходиться на вертикальній смузі прокрутки, призводить до
пересування екрану на один рядок вгору, а клацання на кнопці 
– на один рядок вниз. Клацання мишею на вертикальній смузі
прокрутки, вище повзунка, призводить до пересування таблиці на екран вгору, а
нижче – на екран вниз. Аналогічно, здійснюється переміщення в горизонтальному
напрямку. При цьому курсор не пересувається. Для його встановлення на потрібну
комірку слід, після того як комірка стала видимою, клацнути на ній мишею.
Для переміщення на велику відстань, необхідно переміщувати бігунок, утримуючи натиснутою клавішу Shift.
Переміщення курсора можна здійснювати вибором з головного меню ПравкаÞПерейти... або натиснувши комбінацію клавіш Ctrl+G. На екрані відкривається вікно Переход:
В полі Ссылка треба вказати адресу комірки, до якої потрібно перейти, після чого, клацнути на кнопці ОК. Після цього, курсор переміщується в вказану комірку і відповідно зміщується таблиця, щоби комірка стала видимою.
Порядок слідування листів в робочій книзі можна змінити. Для цього треба захопити за допомогою миші ярлик листа і перетягнути його в потрібне місце.
ВИДІЛЕННЯ КОМІРОК ТА ДІАПАЗОНІВ
Для того, щоби зробити з даними, які
знаходяться в комірках, або з самими комірками якісь дії, необхідно їх спочатку
виділити. Щоби виділити одну комірку, достатньо зробити її активною, тобто,
встановити на неї курсор. Для виділення діапазону комірок, потрібно встановити
курсор на першу комірку діапазону і, утримуючи натиснутою клавішу Shift, перемістити
його в останню комірку діапазону. При цьому виділені комірки, крім першої,
будуть зафарбовані бузковим кольором (
). За допомогою миші виділити діапазон комірок можна так:
клацнути мишею на першій комірці діапазону, а далі, утримуючи натиснутою
клавішу Shift, клацнути мишею на останній комірці діапазону.
Виділення декількох несуміжних комірок здійснюється послідовним клацанням на них мишею з утримуванням натиснутою клавіші Ctrl.
Для виділення всього стовпця або рядка, потрібно клацнути на кнопці, на якій написано заголовок (ім’я) стовпця або заголовок (номер) рядка відповідно.
Виділення всіх комірок робочого листа здійснюється клацанням мишею на кнопці Выделить все. Місцезнаходження цієї кнопки зображено на малюнку:
Виділити декілька робочих листів робочої книги можна клацаючи мишею на їх ярликах і утримуючи при цьому натиснутою клавішу Shift.
ВВІД ТА РЕДАГУВАННЯ ДАНИХ
Для вводу даних в комірку робочого листа, потрібно її зробити активною (встановити на неї курсор). Після цього можна здійснювати ввід. Коли набір даного завершено, потрібно натиснути клавішу Enter.
Основними типами даних в Excel є числа, текст і формули.
Цілі числа записуються, при вводі, в звичній формі. Є тільки одне доповнення: при наборі від’ємного числа можна замість набору знака мінус (-) перед числом, брати число в дужки. Після набору від’ємного числа в такий спосіб і натискання клавіші Enter, число в комірці перетворюється в форму зі знаком мінус. Тобто, набравши, наприклад, (12), після натискання клавіші Enter у комірці буде записано –12.
Дробові числа можна записувати в трьох формах: в вигляді звичайного дробу, в вигляді десяткового дробу з фіксованою комою, в вигляді десяткового дробу з плаваючою комою.[4]
Запис додатного звичайного дробу потрібно починати з 0, за яким, через пропуск, записується сам дріб. При записі від’ємного звичайного дробу знак мінус повинний знаходитись перед 0.
Запис десяткового дробу у формі з фіксованою комою не відрізняється від загальноприйнятого. Наприклад, числа –1,356; 21,3 так само записують при вводі.
Запис числа у вигляді M×10P називається записом у формі з плаваючою комою. Тут М – ціле число або десятковий дріб, а p – ціле. М називається мантисою, а p – порядком. Приклади чисел, записаних у формі з плаваючою комою: 0,36×106; -12,3×10-15. При вводі чисел у формі з плаваючою комою (а також при записі їх в формулах) знак множення не пишуть, а десятку замінюють латинською літерою е або Е.
Формула – це конструкція, що містить числа, адреси комірок, функції. Якщо в комірці записати формулу, то Excel підставить замість адрес комірок їх вміст, проведе обчислення і відобразить результат в комірці, в якій була формула записана.[5] В загальному випадку формула може містити не тільки числа (або не містити їх взагалі), але й інші типи даних, наприклад текст. І результатом, відповідно, може бути не тільки число. Запис формули починається знаком "дорівнює" (=). Більш детально розгляд формул буде зроблено в наступній лекції (Тема 15. Електронні таблиці MS Excel: Робота з формулами).
Приклади формул:
=А1*В1; =СЦЕПИТЬ(С12;"-й номер"); =SIN(X^2)/КОРЕНЬ(F12)
Все що не є формула і не є число є текст.[6] Текст являє собою послідовність символів (літер, цифр, пропусків та інших).
Приклади тексту (тут текстове дане займає один рядок):
abcd
123F
123 345
Список співробітників фірми
Щоби внести виправлення в дане, що записано в комірці, потрібно двічі клацнути мишею на ній. В комірці з’являється І-подібний курсор, після чого, можна робити виправлення. По завершенню редагування потрібно натиснути клавішу Enter.
Вносити виправлення в дане в комірці також можна, клацнувши мишею на комірці, а після – на рядку формул.
Замінити вміст комірки на інший можна, встановивши на неї курсор і ввівши нове дане за допомогою клавіатури. Натискання на клавішу Delete призводить до очищення комірки.
Ширину стовпця можна змінити, переміщуючи за допомогою миші праву границю його заголовка.
Можна змінювати форму відображення даних, які знаходяться в комірці або діапазоні комірок. Для цього їх потрібно виділити і вибрати з головного меню: ФорматÞФормат ячейки або натиснути комбінацію клавіш Ctrl+1. В діалоговому вікні, що виводиться, вибирається потрібний формат.
ПЕРЕМІЩЕННЯ ТА КОПІЮВАННЯ ДАНИХ
Вміст комірок можна переміщувати. Для цього потрібно встановити табличний курсор на потрібну комірку і захопивши її мишею перетягнути в потрібне місце. Захоплювати комірку слід тоді, коли вказівник миші набуде форму стрілки. Аналогічно можна переміщувати вміст зразу декількох комірок, виділивши їх перед цим.
Переміщення даних з однієї комірки в
іншу або з групи комірок в інше місце можна здійснювати за допомогою кнопок
Вырезать 
и Вставить 
. Замість кнопок можна скористатись комбінаціями клавіш Ctrl+X і
Ctrl+V відповідно. Можна замість натискання на комбінацію клавіш Ctrl+V
натискати клавішу Enter.
Копіювання даних є однією з найважливіших операцій при роботі з Microsoft Excel. Копіювання можна здійснювати подібно тому, як це робиться в редакторі Word: виділити потрібні комірки, після чого клацнути мишею на кнопці Копировать. Вміст комірки копіюється в буфер обміну. Далі, встановлюємо табличний курсор в комірку, куди слід скопіювати дані, після чого, клацаємо на кнопці Вставить або на клавіші Enter.
При клацанні мишею на кнопці Копировать або кнопці Вырезать, тобто після того, як вміст комірки або діапазону скопійований в буфер обміну, навколо комірки (діапазону) з’являється рухома пунктирна лінія. Якщо вміст комірки був скопійований в буфер (а не вирізаний), то при клацанні мишею на кнопці Вставить буфер не очищається. Це значить, що вміст буфера можна вставити в довільне число комірок. Якщо ж замість клацання на кнопці Вставить натиснути клавішу Enter, то в комірку, де в цей момент знаходиться курсор, буде перенесено зміст буфера обміну, тобто буфер очищається і вставити в іншу комірку дані з буфера без повторного копіювання не можна.
При копіюванні чисел, а також тексту, вони не змінюються. При копіюванні формул, Excel, автоматично вносить в них зміни, якщо спеціально не заборонити йому це робити. Метою автоматичного корегування формул є спрощення формування робочих листів користувачем. Суть зміни в формулі – в зміні адрес комірок, які в неї входять.
Нехай в комірку А1 занесено число 1,2, а в комірку В2 – число 2,3. Запишемо в комірці С3 формулу для обчислення суми чисел, які знаходяться в комірках А1 і В2. Такою формулою є
=А1+В2
(Після запису формули в комірку і натискання в ній з’явиться результат обчислень). Скопіюємо цю формулу з комірки С3 в комірку Е6. Після копіювання в комірці Е6 буде знаходитись формула =С4+D5.[7]
Як здійснюється модифікація формули, можна проілюструвати на наступному малюнку:
В першому прямокутнику А1:С3 зеленим і синім кольором зафарбовані комірки, що входять в формулу =А1+В2. При копіюванні формули з комірки С3 в комірку Е6, адреси комірок змінюються таким чином, наче ми пересуваємо прямокутник А1:С3 як тверде тіло так, щоби комірка С3 перемістилась в Е3. Комірка А1, зафарбована в зелений колір, при такому переміщенні переміститься в С4, а комірка В2, зафарбована в блакитний колір, переміститься в D5.
Якщо скопіювати формулу з С3 в комірку D7, то в комірці D7 буде записано
=B5+C6
Щоби скопіювати формулу без зміни адрес комірок, які в неї входять, потрібно доповнити імена цих комірок знаками долара. Знаки долара не впливають на обчислення, а лише вказують Excel, що імена рядків і стовпців, перед якими вони стоять, не потрібно змінювати. Так, щоби скопіювати формулу з комірки С3 в комірку Е6 без зміни, її потрібно записати у вигляді =$A$1+$B$2.
Адреса, записана з використанням знаків долара, називається абсолютною адресою.
Копіювати дані можна не тільки з комірки в комірку, а й з комірки в область (тобто в діапазон). Перед вставкою даних з буфера, в цьому випадку, область повинна бути виділена.
Можна також копіювати дані з області
в область. Для цього виділяємо область, яку хочемо скопіювати, і копіюємо її в
буфер обміну. Переміщуємо вказівник миші в комірку, яка є самою верхньою лівою
коміркою області, в яку потрібно скопіювати. Після цього здійснюємо вставку за
допомогою кнопки Вставить або клавіші Enter.
АВТОЗАПОВНЕННЯ
Розглянемо використання автозаповнення на прикладах.
1). Запишемо в комірку А1 текст абв. Помістимо вказівник миші на правий нижній кут табличного курсора. В цьому куті знаходиться невеликий чорний квадратик – маркер автозаповнення. Вказівник миші набуде вигляду чорного хрестика. Захопивши маркер мишею, переміщуємо його вниз або вправо (взагалі – в потрібну сторону). Комірки, при переміщенні курсора виділяються кольором (зафарбовуються). Якщо відпустити ліву клавішу миші по досягненні деякої комірки, то комірки, починаючи з А1 і закінчуючи активною, будуть заповнені текстом з комірки А1. Тобто, в кожній з цих комірок буде текст абв.
Те саме відбудеться, якщо в А1 замість тексту знаходиться число.
2). Нехай в активній комірці, наприклад F3, знаходиться деяка формула. Якщо перетягнути маркер автозаповнення, наприклад, в комірку F10, то в комірки F4:F10 буде скопійована формула з комірки F3. Копіювання здійснюється точно так само, якби ми скористались одним з способів копіювання, описаним в ПЕРЕМІЩЕННЯ ТА КОПІЮВАННЯ ДАНИХ.
3). За допомогою автозаповнення легко одержати стовпчик чисел, що йдуть з якимось кроком. Нехай ми хочемо одержати стовпчик, який починається з 1 і закінчується 2 з кроком 0,1. Нехай, для визначеності, ці потрібно розмістити в стовпці А, починаючи з комірки А1.
Занесемо в комірку А1 число 1, а в комірку А2 – число, що має йти наступним, тобто 1+0,1=1,1. Виділимо комірки А1:А2. Захопивши маркер автозаповнення, переміщуємо його вниз в комірку А11. Після відпускання клавіші миші, одержимо потрібний стовпець.
Необов’язково розраховувати наперед
комірку, в якій потрібно відпустити маркер (тобто ліву клавішу миші), – при
переміщенні маркера, поруч з вказівником, виводиться число, яке вказує
значення, що поміщається в поточну комірку.
[1] тобто зразу після її створення.
[2] Ми не наводимо докладний опис дій, які стосуються роботи з файлами документів (відкриття документа, збереження документів тощо), оскільки вони були розглянуті раніше при описі роботи з іншими програмами (MS Word, WordPad, Блокнот).
[3] Надалі табличний курсор будемо називати просто курсором.
[4] Останню форму подання числа ще називають показниковою або експоненціальною формою.
[5] Отже, в комірці, яка є активною і де записана формула, буде відображатись значення, обчислене за формулою, а в рядку формул, в цей час, буде відображатись сама формула.
[6] – по аналогії з англійським висловом – "Все, що не Белгрейвська площа, є Стренд і Пікаділі" (W.S.Gilbert. Utopia Limited"). Це досить сильна метафора. Існують і інші типи даних, зокрема логічний, який буде розглянуто в наступній лекції.
[7] На екрані в комірці Е6 буде видно 0, оскільки в комірці відображається не сама формула, а результат обчислень за цією формулою. Формула, записана в комірку, буде виведена в рядку формул. Результат 0 одержався тому, що в комірках С4 і D5 нічого не занесено, що трактується як наявність в комірках нулів.